Любые изменения сведений, внесенных в карточку учета онлайн-кассы, требуют ее частичной перерегистрации. Сделать это можно, лично подав заявления и документы в любую налоговую инспекцию, или дистанционно через сайт ФНС. Полная перерегистрация предусмотрена при снятии с учета ККТ. Если изменились сведения, которые не отражаются в учетной карточке, подавать заявление в налоговую не нужно.
Применение кассового аппарата для деятельности ИП или ООО обязывает владельца знать о ситуациях, когда необходимо перерегистрировать ККТ. Такие случаи возникают достаточно часто и кажутся незначительными и безобидными. Но если своевременно в установленных законом случаях это не сделать, не избежать финансовых неприятностей.
Обязательная перерегистрация
Существует 2 процедуры, которые нельзя путать. Они применяются в разных случаях:
- Частичная, если поменялись сведения в учетной карточке.
- Полная, когда ККТ сняли с учета, например, по причине прекращения деятельности, после чего она вновь понадобилась для дальнейшего ведения бизнеса.
Первый вариант применяют, когда в карточке учета изменился хотя бы один показатель, за исключением ИНН налогоплательщика и заводского номера кассы. При смене ИНН технику надо будет снять с учета, сменить фискальный накопитель и заново зарегистрировать ККТ.
На сайте ФНС перечислен целый список причин перерегистрации, среди которых нужно выбрать свой случай. Они связаны с:
- изменением адреса, места установки;
- сменой оператора фискальных данных;
- неправильно введенными первичными сведениями о кассовом аппарате;
- сменой фискального накопителя;
- переходом в другой режим работы;
- передачей другому владельцу ККТ или выбором другого центра технического обслуживания;
- другими причинами.
По проведению самой процедуры частичную перерегистрацию можно разделить на два возможных случая:
- Без замены фискального накопителя.
- С заменой ФН по истечении срока службы.
Изменение данных учетной карточки
В карточке прописаны сведения о:
- кассовом аппарате;
- владельце аппарата;
- видах деятельности, для которых применяют ККТ;
- особенностях использования.
Если меняется хотя бы один показатель из учетной карточки, например, адрес расположения ККТ, фамилия владельца, наименование ОФД и др., то необходимо перерегистрировать онлайн-кассу.
Источник: freepik.com/rido81
Для этого нужно написать заявление и отнести в налоговую, или оформить его через интернет. Документы на бумажном носителе подают в любое отделение инспекции, а не только по месту регистрации налогоплательщика. При себе нужно иметь:
- заполненное заявление;
- карточку регистрации ККТ;
- паспорт ККМ;
- документы, подтверждающие изменение сведений в карточке;
- кассовый аппарат.
К сведению. Чтобы перерегистрировать кассу по интернету, нужно дополнительно к этому иметь квалифицированную электронную подпись.
В остальном действия будут одинаковые и состоять из следующих основных шагов:
- Написать заявление по соответствующей форме с указанием причины.
- Предоставить его в Федеральную налоговую службу на бумаге, лично придя в отделение, или через личный кабинет на официальном сайте ФНС. Сделать это можно также через посредничество ОФД.
- Дождаться, когда ФНС проверит сведения, указанные в заявлении, и оформит новую онлайн-карточку по регистрации ККТ. На это налоговая по закону имеет 10 рабочих дней со дня подачи заявления. Если нужна бумажная версия карточки, делают специальный запрос на ее получение.
Важно. Заявление подают на следующий день после дня возникновения причины по необходимости перерегистрации ККТ. Например, поменяли оператора фискальных данных, на следующий день отнесли заявление в налоговую или отправили его по интернету.
Замена ФН
Фискальный накопитель записывает, хранит и передает оператору фискальных данных информацию о каждой проведенной через кассу операции. Он рассчитан на относительно короткий срок службы: 13, 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока ФН должен быть заменен.
Кроме того, ФН может потребовать замены, если прибор вышел из строя или произошло переполнение памяти.
Новый ФН имеет свой номер, поэтому сведения о нем должны быть внесены в карточку учета ККТ. А это приводит к тому, что онлайн-кассу нужно перерегистрировать. Эта процедура, кроме описанных выше действий, должна включать дополнительно две оформленные формы по смене фискального накопителя.
Пошаговая инструкция
Рассмотрим более подробно, как перерегистрировать ККТ на сайте ФНС из-за замены ФН:
- Перед обращением с заявлением получите сведения, необходимые для перерегистрации. Для этого завершите передачу данных в ОФД и закройте архив ФН, сформировав отчет. Затем установите новый накопитель и сделайте отчет «Об изменении параметров регистрации».
- Зайдите на сайт налоговой nalog.ru. В личном кабинете налогоплательщика откройте раздел «Учет ККТ». Если используете несколько онлайн-касс, отметьте ту, в которой меняется ФН. Ее регистрационный номер указан под столбце «РН ККТ».
- В открытом окне «Детализация сведений по ККТ» нажмите кнопку «Перерегистрировать» и заполните форму заявления, которая появится в новом окне.
- Как причину укажите «В связи с заменой фискального накопителя».
- Далее внесите данные о старом приборе: дату, время, номер, которые указаны в отчете о закрытии ФН.
- Затем внесите сведения из отчета «Об изменении параметров регистрации»», модель и заводской номер нового накопителя.
- Подпишите заявление электронной подписью и отправьте на рассмотрение в налоговою службу.
ФНС проверит заявление на достоверность указанных данных. Если документы в порядке и все предоставлены, то будет оформлена новая регистрационная карточка ККТ. О том, находится заявление на рассмотрении или ККТ уже перерегистрирована, можно узнать в графе «Состояние».
Срок подачи заявления из-за замены ФН установлен не более 1 рабочего дня после дня внесения сведений о новом приборе. Если причина перерегистрации – поломка фискального накопителя, то период обращения в ФНС – 5 рабочих дней. Сам прибор нужно передать изготовителю для проведения экспертизы и получения заключения.
После замены старый фискальный накопитель нужно хранить еще 5 лет.
Внимание. Пройти перерегистрацию ККТ при окончании действия ключа фискального накопителя нужно своевременно. Если опоздать с этим, то налоговая в одностороннем порядке может снять кассу с учета. Тогда регистрацию с новым ФН нужно будет проходить заново.
Когда перерегистрировать не нужно
Контрольно-кассовую технику не нужно перерегистрировать, если поменялись сведения, которые не указаны в учетной карточке. Это относится к случаям, когда произошла смена:
- Системы налогообложения. Сведения о том, какой налоговый режим используется при работе кассового аппарата, не вносят в регистрационную карточку учета ККМ. Поэтому его изменение также не требует переоформления онлайн-кассы.
- Оператора кассы. Фамилия указывается на чеке и не входит в сведения регистрационной карточки ККМ. Поэтому при замене работника достаточно внести новую фамилию в кассу.
В этих случаях нужно только поменять настройки в самом аппарате и сформировать на нем отчет о перерегистрации. Они будут учтены автоматически.
Ответственность
Штрафные санкции по нарушению требований перерегистрации кассы предусмотрены ч. 4 ст. 14.5 КоАП. Владелец получит в лучшем случае предупреждение, а в худшем – штраф:
- для должностных лиц – от 1 500 до 3 000 руб.;
- для компаний – от 5 000 до 10 000 руб.
К административной ответственности могут привлечь в течение года после совершения правонарушения.
