Замене подлежат фискальные накопители, у которых закончился срок действия, память, или пришли в негодность по причине физической поломки, внесения неверных данных при регистрации. Недостаточно просто купить ФН и установить в кассу, нужно правильно закрыть старый, по новому сформировать отчет и пройти перерегистрацию в налоговой.

Что может быть сложного в замене фискального накопителя (ФН)? Достал старый, поставил новый и работай. Но на практике не все так просто, любое неверное действие может обернуться штрафом. Без зарегистрированного накопителя онлайн-касса работать не будет. Точнее, физически можно менять настройки, формировать отчеты, но пробивать чеки нельзя. Чтобы исключить ошибки, предприниматели заказывают услугу замены ФН с перерегистрацией, стоит это от 2 000 руб. Но все можно сделать самому, главное, придерживаться алгоритма.

Порядок действий:

  1. Определите срок замены.
  2. Купите новый ФН.
  3. Закройте архив.
  4. Установите накопитель.
  5. Измените параметры фискализации.
  6. Перерегистрируйте онлайн-кассу в ФНС.
  7. Проверьте регистры ОФД.

Рассмотрим каждый шаг подробно.

Срок замены

Согласно п. 2.1. ст. 5 ФЗ № 54, пользователи должны проводить замену ФН до окончания срока действия ключей фискального признака, то есть в течение 30 дней после возникновения такой обязанности.

В это время использовать кассу можно, но только в автономном режиме. Печать чеков осуществляют, но без указания фискального признака и передачи данных в ОФД. Если не вложиться в 30-дневный срок, согласно ст. 14.5 КоАП РФ, за несоответствие требованиям оштрафуют:

  • ИП – на 1 500–3 000 руб.;
  • ООО – 5 000–10 000 руб.

Чтобы исключить такие последствия, лучше менять ФН заранее.

Но с какого именно момента начинается отсчет 30 дней? Основанием может быть:

  1. Окончание срока действия. ФН рассчитаны на 36 или 15 месяцев, и это зависит от режима работы. На ОСНО – это 3 года, на спецрежимах – 13 (15) месяцев. Для торговли подакцизными товарами – ограничение 410 дней, для автономной работы – 560 дней.
  2. Закончилась память. Платежные операции записываются на микрочип ФН. Очистить его, отправив сведения в корзину, невозможно. Памяти хватает обычно на 175–190 тыс. чеков для ФН на 13 месяцев, на 200–220 тыс.– 15 мес., до 500 тыс. – 36 мес.

Современные кассы присылают предупреждающие уведомления, или появляется строка в отчете «О закрытии смены»:

  • за месяц до окончания действия – «Ресурс ФН менее 30 дней»;
  • при заполнении на 99% – «Память ФН заполнена».

Если пропустили такое сообщение, проверьте дату начала действия ФН в карточке регистрации кассы или личном кабинете ОФД.

Замена может потребоваться и по другим причинам:

  • накопитель сломался;
  • ошибки при регистрации или установке ФН;
  • смена собственника бизнеса;
  • блокировка кассы.

Если пропустить срок, ККТ начнет печатать чеки с кодами ошибок.

Примечание! При смене оператора фискальных данных или адреса, по которому будет применяться касса, устанавливать новый ФН не нужно, достаточно перерегистрировать ККТ. Но необходимо уточнить в техническом паспорте на накопитель, сколько раз допускается это сделать.

Какой купить ФН

Важно не только определить срок действия нового накопителя – его предприниматели знают, если покупают не первое устройство. Нужно обратить внимание, какой формат фискальных данных (ФФД) поддерживает ФН. От версии будет зависеть, с какими именно реквизитами будет формироваться чек.

Раннее выпускаемые накопители под ФФД 1.0 с 2019 г. к использованию запрещены. На начало 2021 г. продают модели и официально разрешены, поддерживающие 1.05 и 1.1. Но с 6 августа 2021 г. регистрировать будут только онлайн-кассы с ФН-1.1М под ФФД 1.2. Для продавцов маркированной продукции новый формат документов обязательный. Поэтому нужно, чтобы его поддерживал не только ФН, но и ККТ, ПО. Остальным можно формировать чек в старой версии, но это не отменяет требование к установке нового накопителя.

Тем, кто зарегистрирует ФН старой образца до 06.08.2021, менять его не нужно. Он будет работать до окончания срока действия.

Таблица 1. Сколько стоит фискальный накопитель, руб.

Продавец

13 (15) мес.

36 мес.

Контур

8 000

12 000

МТС

7 500

11 000

Кассоптторг

6 950

9 950

Источники: kontur.ru, kassa.mts.ru, kassopttorg.ru

При покупке нового ФН убедитесь, что он есть в налоговом реестре. Другие криптографические блоки применять нельзя, при перерегистрации пользователю откажут.

Полезная ссылка! Сервис проверки ФН.

Как закрыть архив

Перед заменой нужно отправить завершающий отчет в ОФД. Для этого:

  1. Сформируйте и передайте оператору все чеки. В поле «Количество непереданных данных» должен стоять ноль или пробел.
  2. Закройте смену.
  3. Создайте на кассовом оборудовании «Отчет о закрытии ФН». В меню это может быть пункт «Закрыть архив».
  4. Отправьте электронную версию в ОФД.
  5. Дождитесь подтверждения получения оператором. До этого вынимать из кассы ФН нельзя.
  6. Распечатайте отчет. Данные из этой справки понадобятся в дальнейшем при перерегистрации.

Если ККТ применяли автономно без передачи сведений в ФНС, нужно считать с накопителя все документы. Их прикладывают к заявлению в дальнейшем.

Установка нового ФН

Механическая замена криптографического блока вызывает меньше всего вопросов. Нашли отсек, достали старый блок, поставили новый. Но некоторые нюансы нужно учесть.

Закон не запрещает пользователям самостоятельно менять комплектующие. Но если онлайн-касса еще на гарантии, внимательно прочитайте условия договора. Возможно, поставщик запретил самостоятельно вскрывать технику. Проблемы могут возникнуть и с арендованным ККТ, лучше проконсультироваться с менеджером компании-арендодателя.

Как активировать новый ФН

Порядок действий зависит от вида кассовой техники. Но обычно алгоритм идентичный:

  1. В программе регистрации выбираете пункт «Перерегистрация» или «Изменение параметров регистрации».
  2. Синхронизируйте время. После этого должен автоматически распечататься документ с датой и временем.
  3. Укажите в перечне причин «Замена ФН».
  4. Проверьте настройки кассы, включая сведения об ОФД. При необходимости внесите правки.
  5. Сохраните данные и распечатайте отчет о фискализации.

Должна появиться надпись, что замена прошла успешно.

Зачем и как сообщать в ФНС

Согласно п. 4 ст. 4.2 Закона ФЗ № 54, пользователь должен в течение 1 рабочего дня подать в любую налоговую заявление на перерегистрацию по форме КНД 11110061.

Его можно направить в бумажном виде или электронном через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ».

Проще это сделать в дистанционном формате. Для отправки данных:

  1. В личном кабинете выберите номер своей кассы.
  2. Перейдите на подпункт «Перерегистрировать». Код причины – «4».
  3. Сформируйте заявку, в которой укажите сведения из отчетов по закрытию архива и установке ФН, номер кассы и пр.
  4. Заверьте документ электронной подписью и отправьте на согласование.

Налоговый орган проверяет:

  • аутентификацию пользователя;
  • сведения о накопителе;
  • достоверность указанных данных, фискального признака.

Обычно на это уходит до 5 дней, после чего выдают новую карточку регистрации ККТ. Ее высылают через личный кабинет на сайте ФНС. До этого момента формировать чеки нельзя.

Отказать могут, если указали неполную или недостоверную информацию.

Но получить карточку недостаточно, нужно завершить процесс. Для этого подтвердите в личном кабинете, нажав последовательно:

  • «Карточка регистрации получена»;
  • «Завершить перерегистрацию».

Без такого подтверждения дальнейшие отчеты с онлайн-кассы не будут поступать в ОФД. Это значит, что налоговики будут фиксировать нарушение за работу без ФН, что дает основание на применение штрафа.

Нужно ли сообщать оператору

Обычно сведения об установке пользователем накопителя из ФНС передает ОФД автоматически, после чего формируется новый ключ фискального признака. Но лучше проверить, обновилась ли информация в регистре. Если этого не произошло, начинать работу с ККТ нельзя.

Алгоритм уведомления у разных операторов отличается. Это может быть отправка заявления через личный кабинет или на электронную почту.

Некоторые ОФС, например, Контур, предлагают отправлять данные в ФНС о перерегистрации через них. При этом сведения из отчетов переносятся в формы автоматически. В таких случаях оператор сам отслеживает ответ из налоговой и уведомляет клиента.

Вывод

Основные причины для замены ФН – окончание срока действия или недостаток памяти. Но могут быть и другие ситуации, когда придется купить новый блок. До его установки в ККТ отправляют все чеки ОФС и закрывают архив. После замены активизируют новый накопитель и перерегистрируют кассу в налоговой.