Как выбрать онлайн-кассу для ИП и не переплатить

При выборе онлайн-кассы предпринимателю нужно учитывать не только вид деятельности, но и основные параметры оборудования, новые требования к чекам, ФН. Изучите функционал ККТ и уточните, что именно входит в стоимость.

Стартовал последний этап перехода бизнеса на обязательное применение контрольно-кассового оборудования (ККТ) – до 1 июля 2021 г. подключить онлайн-кассы должны ИП без сотрудников, которые продают собственные товары или услуги. Но и те предприниматели, которые работают по новым правилам давно, иногда вынуждены менять технику, так как она ломается, не соответствует требованиям закона, не поддерживает необходимый функционал или просто неудобная. Но если при замене бизнесмены знают, на что обратить внимание при выборе, новичкам сложно сориентироваться в многообразии техники.

Справка! Есть ИП, которым разрешили не применять ККТ вовсе.

Тип и модель

Рынок online-касс напоминает ситуацию с мобильными телефонами. Маленькие и большие, кнопочные и сенсорные, простые и многофункциональные – сотни разных моделей. Их продают разработчики, производители, операторы, посредники, банки. С чего начинать: сравнения цен, изучения функционала? Перед тем как выбрать онлайн-кассу для ИП, ознакомьтесь со списком оборудования, включенным в специальный реестр. Если купите технику, не разрешенную к применению, ФНС не поставит ее на учет. На апрель 2021 г. в реестре числится 187 моделей ККТ, но перечень постоянно пополняют. Актуальные данные ФНС выкладывает на своем сайте.

Главный совет – кассу нужно выбирать не под вид деятельности, а конкретно под свой бизнес. Ведь даже через розничную точку продаж может проходить 3 покупателя в неделю или сотни в день. Если все же говорить о сфере применения, то ориентируются на вид оборудования.

Таблица 1. Тип ККТ по виду деятельности

ККТ	Сфера применения	Плюсы
Автономные кнопочные	Курьеры, такси, выездная торговля, мелкие магазины, микробизнес	Дешевые и простые
Мобильные сенсорные		Удобнее интерфейс
Моноблоки	Стационарная торговля, парикмахерские, турагентства	Подключение дополнительного оборудования
Смарт-терминал	Общепит, услуги населению, магазины у дома, автосервисы	Доступна аналитика
Фискальные регистраторы	Любой стационарный бизнес	Можно подключить просто к компьютеру
POS-система	Магазины с большой номенклатурой	Интеграция с товароучетной программой
Облачные	Интернет-магазины, курьеры, транспортные перевозки	Оптимизация бизнеса, онлайн-контроль за работой сотрудников

Характеристики

У каждой кассы свои функции, и чем их больше, тем будет выше цена. Но выбирать ККТ только с позиции ее стоимости, как минимум, рискованно. На что обратить внимание?

Пропускная способность

Проанализируйте, сколько:

1. Чеков в день. Если их придется печатать до 10, то достаточно автономной кассы.
2. Клиентов в одно время. Когда кассиру спешить не нужно, он спокойно наберет информацию вручную, в том числе на терминале для карт. При большом потоке покупателей такой подход недопустим, нужна интеграция кассы с терминалом или ККТ с эквайрингом.
3. Покупок делают за один раз. Если приобретают 1 компьютер или 2 картины, то введение кода товара не займет много времени. Для продуктового магазина понадобится считыватель штрих-кодов, который нужно подключить к кассовой технике, чтобы не собирать очереди.

При большом потоке покупателей также важна скорость печати в минуту, наличие автоотреза.

Номенклатура товара

Если в ассортименте 100–200 наименований, загрузить их несложно из Excel. Но при наличии разнообразной номенклатуры понадобится интеграция с «Моим складом» или 1С. Поэтому важно, чтобы оборудование поддерживало эту функцию.

Кроме этого, возможность ведения количественного учета поможет проводить оперативный аналитический анализ: отслеживать остатки, выявлять товары-лидеры, дефицитные позиции и пр. Такие функции доступны не для всех касс.

Требование к чеку

С февраля 2021 г. для ИП на спецрежимах закончилась отсрочка на детализацию чеков. Теперь вместо безликой записи «товар» обязательно должны прописывать:

• наименование;
• количество;
• цену;
• общую сумму.

Если касса не способна печатать такие чеки, ее придется менять.

Обратите внимание и на ширину ленты. Если документ должен содержать много информации, например, большой перечень товаров, лучше отказаться от узких чеков – они печатаются намного дольше. Есть модели, где можно устанавливать размеры.

Подключение к интернету

Существует 3 способа выхода в интернет для ККТ: Wi-Fi, кабельное подключение, в том числе USB, и мобильное через SIM-карту. Чтобы работать без сбоев, желательно, чтобы было предусмотрено несколько вариантов. Это позволит в любой момент переключиться.

Автономность

Важна для разъездных видов бизнеса. Но если раньше речь шла только о мобильных и автономных кассах, то сейчас все чаще ИП рассматривают облачные решения.

Подключение внешних устройств

Речь идет не только о фискальных регистраторах, которые не будут работать без управляющей техники. В этом случае нужно смотреть, с чем необходимо интегрировать: для подключения к ноутбуку, компьютеру понадобится наличие USB или Ethernet, а для смартфона или планшета – Wi-Fi или Bluetooth.

К обычной ККТ может понадобиться подключение сканера штрих-кодов, весов, кассы и пр. Поэтому все эти требования нужно учесть предпринимателю еще на этапе покупки.

Удобство

Сюда можно отнести несколько параметров:

1. Габариты. При ограниченном рабочем пространстве устанавливать громоздкое оборудование не имеет смысла.
2. Вес. Актуально для мобильной торговли и разъездного бизнеса.
3. Управление. Сенсорные ККТ считаются самыми удобными. У них на экран выводятся подсказки, в некоторых моделях – коды ошибок с комментариями.

Требования к фискальному накопителю

Если покупаете кассу, то ФН может идти в комплекте. Но для ИП, которые торгуют подакцизными товарами или занимаются сезонной деятельностью, подойдет накопитель только на 13 месяцев. Им не имеет смысла переплачивать за ФН, рассчитанный на 3 года.

Кроме этого, согласно Приказу ФНС России от 14.09.20 ЕД-7-20/662@, для продажи продукции, подлежащей маркировке, документы с 6 августа 2021 г. нужно формировать в формате 1.2. Его должны будут поддерживать ФН, ККТ и ПО.

Поэтому позже можно будет использовать накопитель только версии ФН-1.1 М, даже тем, кто не продает маркированные товары. Но для последних требование распространяется только на ФН, им перепрошивать кассы не придется. При регистрации накопителя старого образца до 6 августа 2021 г. его менять не придется до окончания срока действия.

Не переплачивайте

Узнайте, что входит в стоимость. Нередко продавцы указывают голую цену ККТ без ФН, технического обслуживания и пр. В итоге предприниматель платит якобы выгодную сумму, но потом с него дополнительно просят деньги.

В то же время помните, главное при покупке – сама касса и фискальный накопитель. Оформить электронную подпись, поставить на учет, заключить договор с оператором несложно, все это предприниматель может сделать сам, не переплачивая продавцу деньги.

Таблица 2. Стоимость онлайн-касс в 2021 г.

Модель	Цена ККТ, руб.	С ФН на 15 мес., руб.
Атол 92Ф	6 990	13 890
Меркурий 119Ф	8 590	15 490
МТС Касса 5″	11 700	19 200
MSPOS‑K	13 900	21 925
Контур.Сигма 10	20 400	28 425
Эвотор 7.3	20 700	28 200

Источники: kontur.ru, kassa.mts.ru, evotor.ru, kassopttorg.ru

Обязательно уточните, какая гарантия и что делать в случае поломки. Узнайте, на каких условиях предоставляет компания обновления ПО, оказывает техническую поддержку, и как поступать, когда закончится срок действия ФН.

Вывод

Выбирая онлайн-кассу, оценивайте ее технические характеристики, удобство и функционал с точки зрения именно вашего бизнеса. Учитывайте вид деятельности, проходимость клиентов, номенклатуру товара, необходимость подключения другой техники.

При покупке сравнивайте цену за саму ККТ и накопитель. Все дополнительные навязываемые услуги ИП может оплачивать продавцу по своему желанию.