В настоящее время процесс регистрации кассы в налоговой значительно упростился: не нужно везти аппарат с собой в инспекцию. Можно пройти регистрацию, не выходя из дома. Кроме того, зарегистрировать ККТ можно в любом отделении, необязательно, чтобы это было по месту установки аппарата или регистрации компании.

Регистрация ККТ проходит в соответствии со ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003, которым были введены онлайн-кассы, позволяющие контролирующим органам отслеживать каждый проведенный расчет наличными и с использованием платежных карт.

«Проверка регистрации контрольно-кассовой техники осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н.»

Чтобы ККТ передавала фискальные данные в налоговую, ее необходимо поставить на учет. А для этого сразу после покупки кассы нужно заключить договор с ОФД – оператором фискальных данных. Через него вся информация о проведенных по кассе расчетах будет поступать контролерам. Без данного посредника зарегистрировать аппарат не получится. Наименование оператора нужно будет указать при заполнении форм. Выбрать его можно только из списка ОФД, утвержденного ФНС.

После этого можно ставить на учет онлайн-кассу. Есть два варианта регистрации: по интернету или лично в любом отделение инспекции. Регистрация в налоговой бесплатная, но если делать ее через личный кабинет на сайте nalog.ru, то понадобится электронная подпись. А за нее придется заплатить от 1 500 руб.

К сведению. Если для вас хлопотно заниматься регистрацией онлайн-кассы, то можете поручить это сотрудникам ОФД, и за дополнительную плату они сделают это.

Какие документы потребуются?

Чтобы ККТ поставить на учет в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой, нужно заранее подготовить необходимые документы. Точный список желательно уточнить в отделении инспекции, в которой будет регистрация. В общем случае это:

  • учредительные документы;
  • договор аренды помещения или другие бумаги на подтверждение права собственности здания, в котором установится оборудование;
  • договор, заключенный с ОФД;
  • заполненная форма ввода в эксплуатация № КМ-1;
  • контракт на техническое обслуживание;
  • прошитые и пронумерованные журналы операциониста и вызова технического специалиста;
  • паспорт на кассу и фискальный накопитель;
  • заполненное заявление о постановке на учет.
Шарик, ты понял, какие документы нужны? Источник: freepik.com/lifeonwhite

Шарик, ты понял, какие документы нужны?
Источник: freepik.com/lifeonwhite

Также должна быть готова квалифицированная электронная подпись на имя ИП или управляющего компанией. Получить ее можно в удостоверяющем центре.

По интернету

Постановка контрольно-кассовой техники на учет в налоговой через интернет считается самым рациональным способом, на который уйдет меньше времени и нервов, чем если это делать при посещении инспекции. Только оформить все нужно внимательно, чтобы не допустить ошибок.

Далее представлена пошаговая инструкция, состоящая из 3 основных пунктов.

Шаг 1. Подача заявления

Чтобы подать заявление через интернет, нужно для начала создать личный кабинет на сайте ФНС. Для этого следует зайти на веб-сайт nalog.ru и создать свой профиль в разделе «Учет ККТ» в качестве юрлица или ИП.

Далее сделать следующее:

  1. Открыть в личном кабинете «Учет контрольно-кассовой техники».
  2. Выбрать «зарегистрировать ККТ».
  3. Нажать на «Заполнить параметры заявления вручную».
  4. Вписать в форму заявления адрес и место установки оборудования, которые нужно выбрать из справочника ФИАС. 
  5. Указать модель и заводской номер аппарата и фискального накопителя. На этом этапе налоговой проводится проверка номера кассы и ФН. Все они есть в базе ФНС.
  6. Выбрать особенности использования ККТ. Среди предложенного списка нужно отметить подходящие. Рекомендуем обратить внимание на «ККТ предназначена для работы в автономном режиме». Это значит, что торговая точка удалена от сетей связи. Если это так на самом деле, то нужно отметить этот пункт. Если не сделать на данном этапе, то в дальнейшем исправить ситуацию не удастся.
  7. Выбрать из предложенного списка оператора фискальных данных, с которым заключен договор.
  8. Подписать с помощью КЭП и отправить заявление.

Внимание! Если нужного адреса не оказалось в справочнике ФИАС, то придется собрать необходимые документы на торговую точку и обратиться в администрацию района, где она находится, с просьбой внести адрес в справочник.

В ответ на заявление после успешной проверки налоговая пришлет карточку регистрационного номера ККТ. Об этом можно узнать, если перейти по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган». В столбце «Состояние» будет написано «Присвоен регистрационный номер». Номер будет стоять рядом.

Шаг 2. Фискализация кассы

Далее следует провести фискализацию, т.е. в сервисном режиме или режиме администрирования внести:

  • данные регистрационного номера, полученного в налоговой;
  • наименование ОФД;
  • ИНН пользователя ККТ.

Подробная инструкция этого процесса написана в паспорте кассы. После этого будет распечатан чек.

Процесс фискализации.

Процесс фискализации.

На этапе фискализации следует вносить данные очень внимательно, чтобы не допустить ошибки. Возможности корректировки сделанной ошибки не предусмотрены. Фискальный накопитель может сломаться, его придется менять, т.е. покупать новый.

Шаг 3. Завершение регистрации

Затем нужно снова зайти на сайт инспекции в раздел регистрации ККТ и нажать на кнопку «Завершить регистрацию». Далее следует перенести запрашиваемые сведения о фискализации кассы из 10 цифр в окошко «Отчет о регистрации ККТ» по строке «Фискальный признак». Указать номер и дату фискального чека. Затем нажать «Подписать и отправить».

В личном кабинете появится запись «ККТ зарегистрирована». Можно распечатать карточку с усиленной электронной подписью налоговой.

После этого необходимо подключить кассовый аппарат на сайте оператора фискальных данных. Для этого в своем профиле на сайте ОФД внести запрашиваемые сведения. По сути, получится, что туда надо перенести данные из распечатанного чека. После этого можно начать работу на ККТ.

Важно! Срок регистрации онлайн-кассы для ИП и ООО строго регламентирован п. 3 ст. 4.2. ФЗ № 54. Завершить всю процедуру следует в тот же день, когда получен регистрационный номер. В противном случае накопитель будет признан непригодным для использования.

При личном посещении налоговой

Если нет необходимости использовать в бизнесе электронную подпись, и ее попросту нет, то зарегистрировать кассу придется при личном посещении инспекции. Для этого требуется подготовить следующие бумаги:

  • документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
  • паспорт с заводским номером;
  • регистрационные документы компании или ИП;
  • данные фискального накопителя;
  • договор с оператором фискальных данных;
  • заявление по форме КНД 1110061;
  • удостоверение личности.

Если регистрировать кассу пойдет представитель, то понадобится нотариально заверенная доверенность.

Нужно выполнить следующие действия:

  1. Заполнить заявление, указав в нем информацию о налогоплательщике и контрольно-кассовой технике, которую он хочет зарегистрировать: ИНН, наименование компании, адрес установки аппарата, его модель, заводской номер и номер фискального накопителя, наименование ОФД.
  2. Получить регистрационный номер.
  3. Внести номер в кассу и фискализировать ее, составив отчет.
  4. Отнести в налоговую отчет.

Все это необходимо сделать в один день. Можно при первом посещении взять с собой кассу, тогда не придется ходить два раза.

А кто последний на налоговую?

А кто последний на налоговую?

Зарегистрировать ККТ без посещения налоговой можно из личного кабинета на сайте ОФД после заключения с ним договора.

Что будет, если не ставить ККМ на учет

Те бизнесмены, которые обязаны в своей работе использовать онлайн-кассу, определены статьей 1.1. ФЗ № 54. Если техника не поставлена на учет или не сделана ее перерегистрация, предусмотренная законом, осуществлять продажу через кассовый аппарат и печатать чеки запрещено. За такое действие грозит штраф:

  • от 1 500 до 3 000 рублей – для ИП;
  • от 5 000 до 10 000 рублей – для организаций.

Как зарегистрировать кассу повторно

Существуют две принципиально различные процедуры: перерегистрация кассы и повторная регистрация, состоящая из двух этапов: снятие с учета ККТ и повторная постановка на учет.

Перерегистрация онлайн-кассы обязательна, если изменен хотя бы один показатель, указанный в карточке учета при первичной регистрации, за исключением:

  • ИНН налогоплательщика;
  • заводского номера оборудования.

Существуют два варианта перерегистрации:

  1. Частичная без замены фискального накопителя.
  2. При замене старого ФН на новый.

Без замены ФН

Если поменялись данные владельца оборудования, место установки ККМ, режим использования кассы и другие сведения, то нужно заполнить заявление по установленной форме, подписать и отправить в ФНС на бумаге или через интернет. В ответ в течение 5 рабочих дней придет отредактированная карточка.

С заменой ФН

Чаще замена фискального накопителя проводится по причине окончания срока его действия, т.е. через 13, 15 или 36 месяцев. В этом случае составленное заявление с указанием замены ФН должно быть дополнено фискальным отчетом об изменении сведений по регистрации ККТ и о закрытии накопителя. Сведения проверяются налоговой, затем выдается новая регистрационная карточка, которая направляется в личный кабинет налогоплательщика или через сайт ОФД.

Повторная регистрация

Существуют случаи, когда кассовый аппарат не подлежит перерегистрации, а снимается с учета и вновь регистрируется:

  • поменялся хозяин аппарата;
  • пользователь вовремя не сменил ФН.

К сведению. Если ККТ была утеряна или украдена, то владелец обязан в течение 1 рабочего дня после происшествия снять аппарат с учета.

Когда могут отказать в перерегистрации

Источник: freepik.com/asier-relampagoestudio

Источник: freepik.com/asier-relampagoestudio

Законом предусмотрены случаи, когда налогоплательщик может получить отказ в перерегистрации ККТ:

  • если представлены не все документы;
  • указаны неверные сведения;
  • новый фискальный накопитель не включен в реестр.

Эти проблемы легко решаются. Нужно только обратиться в отделение инспекции для уточнения того, как исправить недоразумение.