В хозяйственной деятельности многие компании используют имущество, которое ей не принадлежат. Это может быть лизинг или продукция, переданная на ответственное хранение, бланки строгой отчетности. Все это (но не только) должно отражаться на забалансовых счетах.
Одним из правил ведения бухгалтерского учета является принцип имущественной обособленности. Суть его заключается в раздельном учете активов, обязательств самой организации и ее собственников, других организаций, физических лиц. Этот принцип лежит в основе ведения забалансовых счетов (ЗС). Нельзя смешивать на одних бухгалтерских счетах имущество самой компании с объектами, ей не принадлежащими.
Важно. Забалансовые счета содержат дополнительную информацию о хозяйственной деятельности компании, которой нет в балансе и на счетах бухучета.
Основные цели, которые преследуются при их ведении:
- Обеспечение информацией об имуществе, не принадлежащем предприятию, но находящемся на ее территории. Она нужна для анализа кредитоспособности компании и ее финансовой стабильности.
- Бухучет имущества, не принадлежащего организации, а также находящегося в ее собственности, но уже списанного в расходы.
- Контроль над эксплуатацией и сохранностью объектов, на которые у предприятия нет прав собственности.
Большинство бухгалтеров совсем не ведут забалансовые счета, считая, что можно вполне обойтись без них. Это грубая ошибка. Вести ЗС должна любая организация. Если есть основания для их использования, но бухгалтер этого не делает, то страдает достоверность информации о финансовом и имущественном положении дел компании. Если при проверке выявят активы, которые находятся на территории предприятия и не отражены в бухгалтерском учете, то налоговики могут посчитать их, как внереализационные доходы, с которых нужно платить налог на прибыль.
Пример
Очень часто коммерческие фирмы арендуют помещение для своей деятельности, к примеру, для офиса. Плату за аренду относят на свои расходы. А вот само помещение нигде не учитывают. У налоговиков вполне обоснованно может возникнуть вопрос, где в учете отражено обоснование арендной платы – само помещение? Если его нет, то и расходов не должно быть. Чтобы не создавать конфликтных ситуаций, бухгалтеру нужно показать на забалансовом счете арендованное имущество.
Виды
Согласно Приказа Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» за балансом отражают наличие и перемещение материальных ценностей, не принадлежащих компании, но временно находящихся в ее распоряжении.
freepik.com/macrovector
Это могут быть арендованные средства, материальные ценности на временном хранении, бланки строгой отчетности и другое. Всего предусмотрено 11 таких счетов.
Счет 001 «Арендованные основные средства»
Используют для учета основных средств, арендованных организацией по стоимости, указанной в договоре аренды. Более детальный учет ведут по каждому арендодателю и объекту арендованных активов (по инвентарным номерам арендодателя).
В этот раздел могут входить как объекты недвижимого имущества, так и различное оборудование. Стоимость берут из договора аренды. Если оно не указано, то можно запросить у арендодателя то значение, которое стоит у него в балансе. В противном случае можно поставить условную цену, только с обязательным отражением этого факта в учетной политике.
| Дт 001 | Учтены средства по договору аренды |
| Кт 001 | Арендованные средства вернулись к собственнику |
Пример
ООО «Красивый фасад» получило в аренду оборудование. В договоре установлена его стоимость в размере 2,2 млн руб. Бухгалтер ООО открыл счет 001:
- Дт 001: 2 200 000 – получено оборудование в аренду;
- Кт 001: 2 200 000 – срок аренды закончился.
Здесь же отражают имущество, полученное по договору лизинга, только при условии, что эти объекты у лизингодателя стоят на балансе.
Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Открывают для записи информации о наличии и движении ТМЦ, на которые право собственности не перешло к компании. ТМЦ учитывают в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах или в счетах платежных требований. Аналитический учет ведут по организациям-собственникам, видам, сортам и местам хранения ценностей.
| Дт 002 | Учтено имущество, принятое для хранения |
| Кт 002 | Выбытие ТМЦ, находившееся на ответственном хранении |
Пример
Организация приняла на ответственное хранение ТМЦ на сумму 230 тыс. руб. сроком на 6 месяцев. По этому факту на основании договора и акта приемки сделали запись в дебете счета 002:
- Дт 002: 230 000.
По окончании установленного срока товарно-материальные ценности вернули собственнику. В кредит ЗС сделали запись:
- Кт 002: 230 000.
Счет 003 «Материалы, принятые в переработку»
Открывает предприятие-изготовитель для учета сырья и материалов заказчика, полученных для переработки. Учет ведут по ценам, предусмотренным в договорах. Аналитику делают по каждому заказчику, сортам сырья, местам нахождения.
| Дт 003 | Получено сырье для переработки |
| Кт 003 | Сырье вернулось к заказчику |
Пример
Фирма по пошиву обуви на заказ получила кожу для ее обработки и дальнейшему пошиву. По акту приема-передачи сырья, а затем готового заказа бухгалтер сделал проводки:
- Дт 003 – приняли материал для выполнения заказа;
- Кт 003 – сырье отдали в переработку;
- Дт 002 – оприходовали продукцию из давальческого сырья;
- Кт 002 – готовую продукцию передали заказчику.
Счет 004 «Товары, принятые на комиссию»
Использует предприятие-комиссионер для сбора сведений о наличии и движении ТМЦ, принятых на комиссию в соответствии с договором в ценах, проставленных в приемо-сдаточных актах. Разделяют по видам товаров и организациям (лицам) – комитентам.
| Дт 004 | Оприходованы активы на комиссию |
| Кт 004 | Товары проданы |
Пример
Кулинарный магазин принял печенье на продажу на сумму 5 400 руб. по договору комиссии. Выпечка не является его собственностью, поэтому ее учитывают на счете 004:
- Дт 004: 5 400 – товар, принятый на комиссию по цене, указанной в договоре;
После продажи делают проводку:
- Кт 004: 5 400 – выбыл товар, принятый на комиссию.
Счет 005 «Оборудование, принятое для монтажа»
Открывают организации-подрядчики для учета всех видов оборудования, полученного от заказчика для монтажа в ценах, указанных контрагентом в сопроводительных документах.
| Дт 005 | Принято к учету оборудование для монтажа |
| Кт 005 | Снято с учета оборудование |
Пример
Строительная организация, выступающая подрядчиком, приняла для монтажа у заказчика технику, используемую при строительстве, на сумму 210 тыс. руб.
У подрядчика учет оборудования ведут по стоимости, указанной в акте приемки-сдачи, и делают следующие проводки:
- Дт 005: 210 000 – получено оборудование для монтажа;
- Кт 005: 210 000 – передано смонтированное оборудование согласно акту приема-передачи.
Счет 006 «Бланки строгой отчетности»
Предназначен для учета находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности. Это квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.
| Дт 006 | Бланки документов оприходованы |
| Кт 006 | БСО списаны по акту |
Пример
Компания приобрела 10 бланков трудовых книжек по цене 250 руб. каждая. Так как затраты незначительные, то вся сумма без НДС списывается на расходы в момент покупки с проводками Дт 91 Кт 60 (76).
Бланки трудовых книжек относятся к БСО и хранятся в организации. Их учитывают на ЗС 006 с указанием ответственного лица:
- Дт 006: 2 500 – приобрели трудовые книжки;
- Кт 006: 500 – списали 2 заполненные трудовые книжки.
Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»
Открывают для внесения сведений о состоянии долгов контрагентов, списанных в убыток вследствие их неплатежеспособности. Учитывают за балансом в течение 5 лет для возможности взыскать долг, если у дебитора появятся деньги.
| Дт 007 | Отражена дебиторская задолженность |
| Кт 007 | Списана задолженность |
Пример
Компания предоставила заем на 3 месяца без обеспечения гарантии. Заемщик вовремя не вернул ссуду. Фирма обратилась в суд с иском о взыскании задолженности. По истечении определенного срока получено постановление судебного пристава о невозможности взыскания долга. На основании этого документа компания списывает долг в убыток и одновременно ставит его на учет на счет 007:
Дт 007 – учтен долг неплатежеспособного должника;
Кт 007 – списан долг в результате возмещения или по истечении 5 лет.
Аналитический учет ведется по каждому контрагенту, чья дебиторка списана в убыток, и каждому долгу.
Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»
Используют для накопления сведений о полученных гарантиях в счет предстоящих платежей и обязательств согласно договору, а также полученных под товары, переданные третьим лицам.
| Дт 008 | Отражается то, что гарантия получена |
| Кт 008 | Списывается гарантия |
Пример
Две компании заключили договор по поставке товара. Одна из них для обеспечения платежа передала в залог оборудование стоимостью 350 тыс. руб. Оплата не была сделана, поэтому компания, получившая в залог активы, принимает их в свое распоряжение и реализует. Бухгалтер делает следующие проводки:
- Дт 008: 350 000 – обеспечение платежа;
- Кт 008: 350 000 – списание обеспечения;
- Дт 002: 350 000 – учет ценностей по договору залога;
- Кт 002: 350 000 – продажа ценностей;
- Дт 51 Кт 91 – доход от продажи оборудования, оставленного в залог.
Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»
Открывают для учета о выданных гарантиях за будущие обязательные платежи. Суммы обеспечений списывают по мере погашения долга.
| Дт 009 | Выдана гарантия |
| Кт 009 | Гарантия списана |
Пример
Компания получила товар, но рассчитаться сразу не имела возможности. Поэтому по договору в качестве залога передала автомобиль, находящийся у нее на балансе. У себя компания сделала проводки:
- Дт 009: 400 000 – передан автомобиль в качестве гарантии, учет по балансовой стоимости.
После расчета за товар транспорт вернули компании, бухгалтер сделал проводку:
- Кт 009: 400 000 – залог возвращен.
Счет 010 «Износ основных средств»
Предназначен для отражения сумм износа по объектам жилищного фонда, внешнего благоустройства и другим аналогичным. Начисление производят в конце года по установленным амортизационным нормам. Аналитический учет ведут по каждому объекту отдельно.
| Дт 010 | Начислен износ по жилищным строениям |
| Кт 010 | Списан начисленный износ |
Счет 011 «Основные средства, сданные в аренду»
Собирает информацию по объектам ОС, которые сдали в аренду, если по условиям договора имущество должно находиться на балансе арендатора. Собственник снимает имущество со счета 01 «Основные средства» и переносит его на забалансовый счет 011.
| Дт 011 | ОС, переданные в аренду |
| Кт 011 | Возвращены ОС из аренды |
Аналитику ведут по арендаторам, а также по каждому объекту основных средств, сданных в аренду.
Что еще учитывают
Все перечисленные в законе забалансовые счета условно можно поместить в три группы:
- имущество, не принадлежащее компании – 001, 002, 003, 004, 005;
- активы компании, списанные на расходы – 006, 007;
- информация для пояснения бухгалтерской отчетности – 001, 008, 009, 010, 011.
Но для многих фактически существующих случаев ЗС не предусмотрены. Организация имеет право сама открывать необходимые счета, отразив это внутренними документами в политике компании.
Это могут быть:
- хозяйственный инвентарь, принадлежности или имущество с ценой ниже 100 тыс. руб. (нижняя граница основных средств), которые служат больше года;
- корпоративные карты, пропуска, печати, штампы, телефонные номера, доменные имена, электронные адреса, печатные издания и т. д.
Особенности учета
Обычно главный бухгалтер устанавливает для себя правила ведения ЗС и прописывает их в учетной политике. Но для начала издают приказ. На его основании проводят инвентаризацию по всем правилам, существующим для балансовых счетов, и затем вносятся данные на ЗС.
Источник: freepik.com/katemangostar
Забалансовые счета так же, как и другие счета бухгалтерского учета состоят из дебета и кредита. Однако, принцип двойной записи здесь не используют, т.е. при составлении проводок одну и ту же сумму не отражают одновременно в дебете одного и кредите другого счета.
Применяют простую систему учета. Это значит, что при поступлении объекта в распоряжение компании увеличивается чужое имущество, и его отражают записью на дебете ЗС. При выбытии происходит уменьшение на определенную величину, эту сумму записывают в кредит. То есть, в дебете отражают приход, а в кредите – расход. Каждая хозяйственная операция на ЗС должна быть подтверждена первичными документами.
| Дебет | Кредит |
|---|---|
| Сальдо на начало отчетного периода – остаток чужих ценностей и обязательств компании |
|
| Оборот – поступление ценностей, не принадлежащих компании, возникновение обязательств | Оборот – выбытие ценностей, не являющихся собственностью компании, списание обязательств после расчета по нему |
| Сальдо на конец отчетного периода – остаток чужого имущества |
|
Сальдо на забалансовых счетах может быть только дебетовым. Считается оно следующим образом:
С-до на конец = С-до на начало + Оборот по дебету – Оборот по кредиту
В итоге баланса оно не учитывается и на финансовый результат не влияет. Показатели ЗС не фигурируют в финансовой отчетности, а только поясняют ее.
Для удобства ведения и полноты информации можно вести аналитический учет по каждому объекту, договору, контрагенту.
В какой стоимости
В случае использования чужого имущества у компании может возникнуть проблема с определением цены объекта, если она не указана в договоре. Ее можно установить одним из следующих способов:
- запросить информацию у организации-арендодателя;
- взять рыночную стоимость на основании независимой оценки;
- узнать в бюро технической инвентаризации;
- учитывать объекты в условной оценке.
Последний способ должен быть оформлен внутренним документом, тогда оценка может быть любая на усмотрение бухгалтера.
Виды и учет операций
На ЗС можно проводить разные операции: ставить их на учет, списывать и даже продавать. Учет хозяйственных операций проводят аналогично балансовым. Его ведут в ведомостях, по каждому счету отдельно. Для этого можно использовать типовые формы и таблицы или разработать свои. В них записывают дату постановки на учет, наименование документа для основания, сумму, количество, материально-ответственное лицо.
Прямой ответственности за неведение ЗС нет. Но за нарушения правил ведения бухучета компанию могут привлечь по ст. 120 НК РФ, а руководителя и главного бухгалтера по ст. 15.11 КоАП, которая предусматривает штраф до 25 000 руб. и дисквалификацию от 1 до 2 лет.
