Что такое просроченная дебиторская задолженность и как ее правильно списать

Не всю просроченную задолженность можно автоматически списывать. Если высока вероятность погашения, ее относят к активам и ведут работу с контрагентом. Но даже когда дебиторка признана сомнительной или безнадежной, списать ее с баланса получится только с соблюдением регламента. Иначе можно ввести в заблуждение потенциальных партнеров и инвесторов, а также получить претензии от налоговой.

Рассказывает эксперт

Списать нельзя – это активы

Если обратимся к балансу компании, то увидим, что дебиторская задолженность наравне с деньгами, товарно-материальными ценностями и вложениями во внеоборотные активы относится к активам компании.

С позиции международных стандартов финансовой отчетности таковыми признается ресурс:

• контролируемый фирмой;
• от которого ожидается получение экономической выгоды в будущем.

Но относится ли просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) к контролируемой компанией? Для начала разберемся с понятиями.

Долги дебиторов (тех, кто должен нам) считают просроченными, если:

• деньги и прочие активы не были получены компанией в обозначенный в договоре срок;
• истек срок исковой давности по истребованию задолженности.

Таким образом, просроченный долг контрагента может считаться активом, если он:

• попросил об отсрочке платежа из-за временных финансовых трудностей и планирует в обозначенные сроки полностью погасить;
• отличается хорошей деловой репутацией, предприятие заинтересовано в продолжении сотрудничества.

При этом сама ДЗ:

• оценивается фирмой как долг, который может быть погашен;
• не является просроченной в связи с окончанием срока исковой давности.

Когда можно списать

Но ПДЗ бывает 3 основных видов:

• с высокой вероятностью погашения,
• сомнительная;
• безнадежная.

Критерии признания дебиторки сомнительной или безнадежной компания определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике. Классификация имеющихся долгов должна проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.

К безнадежным, согласно п. 2 ст. 266 НК РФ, также относят долги:

• с истекшим сроком исковой давности;
• ликвидированной компании или организации, которая исключена из госреестра юридических лиц как недействующая.

Кроме того, невозможность получения денежных средств и прочих активов может установить судебный пристав-исполнитель.

Если задолженность просрочена по условиям договора, но компания по внутренним регламентам не относит ее к сомнительным долгам, такая дебиторка на отчетную дату будет признаваться активом баланса.

Дебиторская задолженность, у которой истек срок исковой давности, не может находиться в составе активов баланса компании по следующим причинам:

• не соответствует критериям актива;
• вероятность взыскания минимальна или равна нулю;
• по правилам бухгалтерского и налогового учета подлежит списанию.

Таким образом, долги контрагентов в балансе:

• безнадежные – не отражают и списывают на прочие расходы;
• сомнительные – отражают за минусом суммы образованного по правилам бухгалтерского учета резерва по таким долгам.

Величину резерва определяют:

• отдельно по каждой сомнительной ДЗ;
• с учетом платежеспособности контрагента;
• исходя из оценки вероятности погашения.

При дальнейшем списании с учета сомнительной задолженности это делают за счет ранее сформированного резерва.

Для чего это нужно

Бухгалтерская финансовая отчетность создается для целей внешних и внутренних пользователей для принятия решений инвестиционного или хозяйственного характера. Она не является секретом компании и доступна большому кругу заинтересованных лиц (банки, поставщики, клиенты, инвесторы, сотрудники и т.д.). Контрагенты имеют полное право ознакомиться с отчетностью фирмы перед тем, как заключить с нею тот или иной договор.

Таким образом, все заинтересованные лица должны быть уверены в том, что анализируемая ими бухгалтерская отчетность компании – их возможного будущего или настоящего партнера – достоверна и не содержит существенных искажений, которые могут повлиять на принятие ошибочного решения о дальнейшем сотрудничестве. То есть наличие в балансе информации о сумме безнадежной к взысканию задолженности может ввести в заблуждение контрагентов, что в дальнейшем может сказаться на репутации компании и ее отношениях с партнерами. А если суммы будут существенны, то и к возможным обвинениям в мошенничестве (раздувание размера фактически не обеспеченных активов) в целях введения в заблуждение кредиторов и инвесторов.

Кроме этого, налоговые органы внимательно относятся к проверке фактов списания ДЗ. Почему? Потому что она является активом компании. А что такое актив? Это то, на что начисляется и с чего уплачивается налог. Если же списываем с баланса ПДЗ, то относим ее на расходы компании. А они, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу и, соответственно, сумму налога к уплате в бюджет. То есть в таком случае государство недополучает доход в виде налоговых поступлений. А любой субъект экономической деятельности внимательно бы отнесся к ситуации, когда его доходы уменьшаются, разве нет?

Как списать

Подтверждающие документы для целей налогового учета нужно хранить не менее 4 лет.

Списание безнадежного долга — особая регламентируемая процедура, требующая:

• сбора первичных документов по задолженности (документации, подтверждающей величину долга, дату начала отсчета срока исковой давности, бухгалтерских справок, инвентаризационных актов, приказа о списании и прочее);
• создания проводок в бухучете;
• признания расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

В процессе списания важно определить срок исковой давности. На это обращают внимание налоговые инспекторы.

При его расчете учитывают следующие правила:

• задолженность списывается с учета, если с установленной договором даты прошло 3 года (ст. 196 ГК РФ), а деньги или другие активы от контрагента не получены;
• срок исковой давности не прерывался.

Прервать его могут, если:

• кредитор обратился в суд за взысканием задолженности;
• дебитор признал долг: подписал акт сверки взаиморасчетов, направил письменное обещание погасить сумму, согласился с претензией.

После этих действий отсчет начинается сначала.

Важно! Погашение части долга не прерывает срок исковой давности для оставшейся неоплаченной суммы.

Этот срок не может продолжаться более 10 лет со дня нарушения права (даже если он прерывался).

Компания определила, что у нее на балансе числятся средства и другие активы, нереальные к взысканию. Для их списания составляют приказ об инвентаризации долга, а ее результаты заносят в специальную форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой приводят:

• размер задолженности;
• причину, почему она стала безнадежной;
• ссылку на номер, дату акта инвентаризации.

Перед списанием производят взаимозачет. То есть, если компания также должна деньги или иные активы своему дебитору, уменьшают размер ДЗ на сумму нашего долга контрагенту.

Дальнейшие действия:

1. Отражают списанную сумму на забалансовом счете, который так и называется – «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
2. В течение 5 календарных лет учитывают эту ДЗ и отслеживают возможность её получения.
3. Окончательно списывают с учета по истечении 5 лет.

Вывод

Процесс списания долгов несложен, но строго регламентирован. Его нарушение грозит претензиями ФНС и доначислением налогов, начислением пеней и штрафов за ошибки в учете.

Подходить к списанию ДЗ нужно системно. В компании должна быть выстроена система учета и управления дебиторской задолженностью. Необходимо прописать, внедрить и максимально автоматизировать алгоритм действий при работе с должниками.

Таким образом, можно минимизировать риски образования безнадежных долгов и возможных претензий со стороны налоговых органов.