Дебиторская задолженность, которую невозможно взыскать, списывается в учете компании за счет созданных резервов по сомнительным долгам. Если резервы не сформировали, то суммы включаются в состав внереализационных издержек организации.

Списание активов или обязательств компании, невозможных к взысканию (оплате), – одна из регулярных операций в бухгалтерском учете компании. Чтобы списать безнадежный долг, необходимо руководствоваться определениями, закрепленными в ст. 266 НК РФ к нереальным к взысканию долгам, подлежащим списанию.

Определение безнадежной задолженности

Во-первых, к ней относятся долги, по которым истек срок исковой давности. В общем случае он составляет 3 календарных года, но может быть прерван:

  • подписан акт сверки;
  • пришло письмо с просьбой о предоставлении отсрочки или признании долга;
  • оплачена часть долга, начисленные проценты и т.д.

В этом случае срок давности рассчитывается сначала. Однако он не может длиться дольше 10 лет с момента образования задолженности.

Во-вторых, безнадежными признаются задолженности, обязательство по которым прекращено законодательно (предприятие ликвидировано, изменения отображены в ЕГРЮЛ).

В-третьих, если имеется постановление судебных приставов о прекращении исполнительного производства. Исполнительный лист возвращен взыскателю при следующих основаниях:

  • место нахождения должника неизвестно, невозможно получить достоверную информацию об имуществе, денежных средствах, банковских счетах;
  • у должника отсутствует имущество, которое может быть взыскано в счет погашения имеющихся обязательств.

Еще безнадежными признаются долги гражданина-банкрота, по которым он освобождается от обязательств (они будут считаться погашенными).

Примечание от автора! Если дебиторская задолженность возникла у индивидуального предпринимателя, то его исключение из ЕГРИП – не основание для списания долга. Безнадежными в данном случае будут признаны долги в случае смерти ИП или вынесения судебными приставами решения о невозможности взыскания средств.

Документальное оформление списания

Так как дебиторские задолженности могут составлять значительные суммы, налоговые органы тщательно проверяют обоснованность списания данных обязательств.

Для того чтобы избежать вопросов со стороны налоговиков, необходимо:

  1. Составить приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств компании. Результаты проведенной инвентаризации занести в ИНВ-17 (бланк не обязателен к использованию, может быть разработан собственный). Для пользователей программных продуктов 1С предусмотрена автоматическая инвентаризация расчетов с возможностью распечатки результатов.
    Инвентаризация расчетов в 1С: Предприятие 8.2

    Инвентаризация расчетов в 1С: Предприятие 8.2

  2. Приказ руководства организации о ликвидации долга на основании акта инвентаризации. Дополнительно составляется бухгалтерская справка с указанием причин признания задолженности безнадежной.
  3. Приложить документы, подтверждающие реальность проводимой сделки с контрагентом: договор с покупателем со сроками выполнения обязательств, акты сверки, закрывающие документы (накладные, акты выполненных работ), платежные поручения и т.д.
  4. Приложить основания для принятия решения о безнадежности долга: лист выписки ЕГРЮЛ с информацией о ликвидации фирмы, постановление судебных приставов, судебные решения.

Проводки по списанию

На сомнительные дебиторские задолженности в бухучете компании должны создавать резервы. Данная обязанность распространяется на все организации, включая малые предприятия. Создание резерва в бухгалтерском учете отображается проводками Дт91 Кт63.

Если компания работает только по предоплате, то оснований для возникновения сомнительных долгов не возникает, резерв можно не создавать. Но в учетной политике компании данный факт не стоит отображать, потому что законодательно права не создавать резерв не предоставляется никому.

Бухгалтерские проводки:

  1. Списание безнадежной дебиторской задолженности за счет созданного резерва по сомнительным долгам отображается проводкой Дт63 Кт62 (76 в зависимости от счета учета расчетов с контрагентом).
  2. Если долг, не возможный к взысканию, превышает созданный резерв, разница между суммами списывается в состав прочих расходов компании: Дт91.02 Кт62 (76).
  3. Если долг стал безнадежным внезапно и резерв не был создан (например, пришло известие о ликвидации компании), сумма списывается также в состав прочих издержек: Дт91.02 Кт62 (76).

Списанная задолженность отображается на забалансовом счете 007 в течение 5 лет, а затем списывается окончательно. Списанные долги отображаются в разрезе каждого контрагента фирмы.

Примечание! Если имеется непогашенная дебиторская задолженность и одновременно с ней кредиторская задолженность перед данным контрагентом, необходимо произвести сначала взаимозачет требований, а потом списывать оставшуюся сумму долга.

Практический пример

10 октября 2016 года ООО «Солнышко» отгрузило товар на склад ООО «Якорь». Общая стоимость отгрузки составила 45 000 руб. (в т.ч. НДС 18% ‒ 6 864,41). Срок оплаты товара по заключенному договору поставки – не позднее 1 ноября 2016 года. Так как сотрудничество с фирмой происходило несколько лет, «Солнышко» не стало создавать резерв на всю сумму договора, а создало только на 35 тыс. рублей.

После отгрузки ООО «Якорь» перестало отвечать на звонки поставщика, свои обязательства не выполнило. В ноябре 2019 года руководство ООО «Солнышко» составила необходимые документы по списанию безнадежной задолженности по истечении 3 лет.

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

2016 год

Дт62 Кт90.01
38 135,59 руб. – отображена выручка компании.

Дт90.03 Кт68.02
6 864,41 руб. – начислен НДС

Дт90.02 Кт41
25 000 – списана себестоимость отгруженных товаров

Дт91.02 Кт63
35 000 – сформирован резерв на случай образования долга

2019 год

Дт63 Кт62
35 000 – списание части долга в счет резерва

Дт91.02 Кт62
10 000 – часть безнадежного долга отнесена в состав прочих затрат

Дт007
45 000 – отображение задолженности на забалансовом счете.

В дополнение: Проводки по переуступки долга.

Налоговый учет при списании безнадежных долгов

В налоговом учете формирование резерва по сомнительным долгам – право компании, а не обязательность. Соответственно, если резерв был сформирован, то долги списываются за счет него, если нет – списание отображается во внереализационных расходах.

Следует иметь в виду! Включить в расходы невозможную к взысканию дебиторскую задолженность допустимо только компаниям, рассчитывающим налог на прибыль методом начисления.

Компании, выбравшие упрощенную систему налогообложения, а также плательщики ЕНВД не могут учесть списание в расходах в налоговом учете.

НДС

Если компании приняла к вычету НДС от уплаченных поставщику авансов, а потом списала данный платеж как безнадежный, сумму принятого к вычету налога необходимо восстановить.

НДФЛ

Если компании признала безнадежным обязательство физического лица и отобразила списание долга в расходах, то ей необходимо перечислить НДФЛ с суммы списанной задолженности. Данное правило касается только взаимозависимых с организацией физических лиц.