Все организации, независимо от формы собственности и вида деятельности, обязаны перед выездом легкового автомобиля заполнять путевые листы. Необходимы для подтверждения расхода ГСМ и начисления зарплаты водителю. Используют собственные или унифицированные бланки. Учет ведут в отдельном журнале. Срок хранения первичных документов – 5 лет. За отказ от ведения путевок предусмотрен штраф до 100 тыс. руб., за ошибки при заполнении – до 30 тыс. руб.
Путевой лист (п/л) – первичный документ строгой отчетности, который обязаны вести все организации и ИП, использующие транспорт в служебных целях, независимо от того, личный он или арендованный. Составляют на разные виды транспортных средств (ТС), в том числе на легковой автомобиль фирмы, на котором руководитель ездит по служебным делам.
Зачем нужен нетранспортной компании
Путевой лист легкового автомобиля необходим, прежде всего, самой организации. Он является подтверждением эксплуатации автотранспорта в служебных целях. Зафиксированные в нем данные помогают бухгалтерии:
- определить количество использованного топлива;
- списать затраты на амортизацию и ремонт;
- начислить заработную плату водителю;
- распланировать рабочий график ТС.
Кроме того, при остановке инспектором ГИБДД путевка будет подтверждением права использования водителем транспорта.
Чем руководствоваться
Унифицированная форма путевки для легкового автомобиля (форма 3) была утверждена Постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997. Последние существенные изменения внесены Приказом Минтранса № 467 от 21.12.2018, который вступил в силу с 1 марта 2019 г.
Этим нормативным актом:
- изменен период, на который выписывается п/л – теперь его нужно составлять перед началом каждой смены;
- разрешено не ставить штампы;
- слово «стоянка» заменена на «парковка».
Согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 07.11.2017, в путевом листе также указывают данные, которые не учтены в старых формах бланка:
- ОГРН предприятия или ОГРИП предпринимателя;
- дату и время предрейсового контроля технического состояния ТС и медицинского осмотра водителя с подписью уполномоченных на то лиц.
Автомобиль к работе не допускают при отсутствии соответствующих отметок.
Не всем подходят существующие бланки. Поэтому законом разрешается самостоятельно разрабатывать и применять в работе свой вариант формы, указав в нем обязательные реквизиты и показатели для документов строгой отчетности, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Важно. Применение измененного бланка нужно отразить приказом в учетной политике предприятия (п. 4 ПБУ 1/2008). Это снимет претензии при камеральной проверке налоговой инспекции. Оформляется п/л каждый день при выезде транспорта по служебным делам.
Из чего состоит бланк
В настоящее время руководители предприятий имеют право сами решать, в каком виде им применять п/л: использовать унифицированную или разработать свою форму, каждый раз составлять новый документ.
Скрин типовой формы 3
В транспортных организациях целесообразнее использовать существующие бланки. В них учтены практически все необходимые показатели. Небольшим компаниям и ИП часто бывает удобнее оформлять разработанный под свои нужды вариант.
Независимо от того, унифицированный бланк или самостоятельно составленный, в нем должны быть указаны сведения:
- Наименование (в данном случае следует написать «Путевой лист легкового автомобиля»).
- Дата составления и срок действия.
- Номер и серия п/л. Номер должен быть уникальным, он фиксируется в журнале регистрации. Существуют 2 типа таких журналов – для ИП и для всех остальных. Серия стоит на бланках типографского изготовления.
- Данные об организации: наименование, адрес, коды по ОКУД и ОКПО, контрактный телефон. Сейчас требуется проставлять для организации – ОГРН, для ИП – ОГРИП.
- Информацию о ТС: тип, модель, госномер, гаражный номер.
- Сведения о водителе: ФИО, № ВУ, категория, табельный номер, лицензия, если имеется.
- Место и время выезда для выполнения задания. Время прибытия не является обязательным показателем согласно последним изменениям. Но если оно будет указано, то не станет лишним.
- Подпись служебного лица, ответственного за поручение работы.
- Подпись механика с предварительным указанием состояния автомобиля, данных одометра, сведений об использовании горючего.
- Дата и время прохождения техосмотра ТС и медосмотра шофера.
| Чистый бланк п/л | Скачать Док. 1 |
| Образец заполнения п/л | Загрузить Док. 2 |
Примечание! Путевку оформляют в единственном экземпляре и передают водителю. Главное условие ‒ сдача п/л за предыдущий день.
Срок действия
Изменениями, вступившими в силу с 1 марта 2019 г., является период, на который оформляется документ.
Раньше путевку можно было выписать на срок от одного дня до месяца. Теперь п/л оформляют:
- каждый раз до поездки, если она превышает длительность смены;
- до начала первого рейса, когда за смену он делает их несколько.
Если планируется, что поездка будет длиться несколько дней, то срок будет состоять из двух дат: начала и окончания, например, 12.05.2020–17.05.2020. Появилась также возможность продления путевки, если рейс был задержан в пути.
В тему! Порядок учета и состав командировочных расходов.
Порядок заполнения
В специализированных автотранспортных организациях оформлением п/л занимается диспетчер. В компаниях, где используется один личный легковой автомобиль, – руководитель, бухгалтер или другое ответственное лицо. ИП сам заполняет путевку.
Стандартная форма 3 используется как в автотранспортных компаниях, так и в обычных предприятиях. Оформляют в бумажном виде. Все данные пишут шариковой ручкой с темными чернилами.
Справочно! Заполнять п/л нужно аккуратно, чтобы не допускать ошибок. Если такое случилось, запись следует зачеркнуть одной чертой, сверху отразить правильную информацию, а рядом указать слова «Исправленному верить» и подписать.
Пошаговая инструкция по заполнению п/л:
- В самом верху листа ставят дату составления и номер документа. Согласно последним изменениям, можно не ставить штамп предприятия. Далее вносят сведения о предприятии, информацию по автомобилю и водителю.
- В разделе «Задание» пишут сведения о компании или лице, в чье распоряжение передается авто. Показатели топливного датчика, одометра и других приборов фиксируют перед выездом для выполнения служебного задания и после возвращения.
Оборотная сторона путевки представляет собой таблицу, в которую вписываются следующие показатели:
- номер поездки;
- код заказчика;
- место отправления и назначения;
- время выезда и возвращения;
- пройденный километраж;
- автограф водителя.
Заполняет таблицу лицо, управляющее авто, рейсов может быть несколько за одну смену. Раздел по расчету заработный платы заполняет и подписывает работник бухгалтерии.
Актуально! Как провести по бухгалтерии топливную карту.
Списание ГСМ на издержки
При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль хозяйственные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Чтобы учесть затраты на ГСМ, нужно:
- Издать приказ руководителя.
- Отразить в учетной политике.
- Подтвердить фактически сделанные расходы.
Последний пункт значит, что водитель должен заполнить авансовый отчет и приложить чеки АЗС на покупку ГСМ.
Для информации. Расчет ГСМ по пройденному километражу делается в случае, когда нет электронной системы контроля. Если автомобиль имеет возможность отслеживания маршрута и расхода топлива, то достаточно отчетов этой системы (Письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354).
Сколько хранить
После выполнения задания п/л должен быть сдан под роспись ответственному лицу: диспетчеру, бухгалтеру, руководителю для дальнейшего использования в работе бухгалтерии. Все это фиксируют в журнале и выглядит примерно так:
Журнал можно купить или распечатать на компьютере. Ведется он до окончания, после записи в последней строке хранится, как минимум, 5 лет.
Путевой лист относится к первичным документам, которые после бухгалтерской обработки должны быть убраны в места хранения от посторонних лиц на срок не менее 5 лет, за исключением случаев, когда другой срок установлен внутренними нормативными актами компании, или работа происходила в особых условиях, предусмотренных законом.
Сложные вопросы
Для чего небольшой фирме с одним легковым автомобилем оформлять путевку?
Согласно п. 2 ст. 6 Устава ТС, заполнение п/л является необходимым для субъектов, предоставляющих транспортные услуги. В таком случае возникает вопрос: зачем п/л фирме, их не оказывающих?
Во-первых, этот документ нужен для подтверждения и списания ГСМ на расходы. Во-вторых, если работник использует личный транспорт и получает за это компенсацию, путевка необходима, чтобы не платить НДФЛ с суммы возмещения.
Всем ли нужно проходить медосмотр?
У небольших компаний появляется вполне обоснованный вопрос: зачем офисному сотруднику, например, менеджеру по закупкам или директору, т.е. не водителю, перед поездкой по делам фирмы на корпоративном автомобиле проходить предрейсовый медосмотр?
В настоящее время нет однозначного ответа. Существуют 2 разных экспертных мнения:
- Осмотр должны проходить только те лица, которые официально работают водителями.
Пример. Менеджер по продажам выезжал по делам предприятия на служебном автомобиле. Трудинспекция по итогам проверки обнаружила, что медосмотр он не проходил, и вменила фирме его прохождение ее работниками перед использованием служебного транспорта. Суд выступил на стороне компании, приняв за основание ст. 212 и 213 ТК, так как водителей в штате компании не было. Мосгорсуд в решении № 33а-6141/2018 от 18.09.2018 указал, что обязательный предрейсовый медосмотр касается только водителей.
- Любое лицо, управляющее транспортом, является водителем и обязано пройти медицинское освидетельствование перед выездом по делам компании.
Сторонники данного мнения опираются на ст. 2 Закона № 196-ФЗ, а также п. 1.5 Типового положения об организации предрейсовых медосмотров, утвержденного Письмом Минздрава России от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32, в котором говорится, что все юрлица, имеющие ТС, обязаны проводить такой контроль для работников, управляющих служебным ТС.
Нужно ли проводить техконтроль перед каждой поездкой?
В п. 2 ст. 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения» сказано, что техсостояние авто перед каждым выездом должны проверять предприятия, которые занимаются перевозкой грузов и пассажиров. Можно сделать вывод, что компании, не оказывающей такие услуги, не нужно этого делать.
Однако, по мнению инспектора ГИБДД, не имеет значения, какой груз везет автомобиль, и кто сидит рядом с управляющим ТС лицом. Оборудование может принадлежать фирме и его везут в мастерскую на ремонт, или рядом с шофером сидит бухгалтер компании, который едет в банк. Штраф в таком случае за отсутствие записи о техконтроле транспорта будет наложен. Чтобы застраховаться от такой санкции, в салоне машины не должно быть никакого груза и других людей, кроме водителя.
Узнайте, как провести по бухгалтерии деньги, выданные на ГСМ под отчет
Штраф
Поездка в служебном автомобиле без путевки не разрешена законом и может повлечь административную ответственность в виде санкций.
| Ответственный | Наказание |
|---|---|
| Водитель | 500 руб. или предупреждение |
| Должностное лицо | 20 000 руб. |
| Юридическое лицо | До 100 000 руб. |
За путевку, выписанную с недочетами, например, при отсутствии отметки о техническом контроле, санкции могут быть от 3 000 до 30 000 руб. Проверку наличия п/л имеют право осуществлять сотрудники ГИБДД, ФНС и ГИТ.
Делаем выводы
Для организации, использующей легковой транспорт в своей работе, обязательность оформления путевого листа определена законом. Вовремя и правильно составленный документ необходим для списания на издержки затрат, связанных с его эксплуатацией. А отсутствие может повлечь административное наказание на всех ответственных лиц.
