Карточка ИП выступает визиткой предприятия, куда по желанию предприниматель может внести, кроме основных реквизитов, другую важную информацию. Документ не является обязательным, но упрощает ведение коммерческой деятельности, так как уменьшает допущение ошибок при оформлении договоров, счетов и пр.
Индивидуальные предприниматели в своей деятельности стремятся минимизировать затраты на организацию контактов с будущими клиентами и контрагентами. Одним из таких инструментов является карточка ИП, которая включает ряд сведений, относящихся к первостепенным при совершении коммерческих сделок.
Для чего используют
Карточка предприятия для ИП отличается от обычной визитки тем, что содержит весь необходимый набор данных для делового взаимодействия с контрагентами при осуществлении предпринимательской деятельности. Ею обмениваются с потенциальными партнерами, а также с теми, с кем уже налажены деловые связи.
В зависимости от вида и содержания, документ может быть похожим на рекламный буклет или более напоминать визитку. В нем содержится вся учетная информация для заключения договоров, оформления счетов, накладных и других документов, составляемых в процессе работы предпринимателя.
После получения карточки ИП компания-контрагент вносит из нее все данные в свою клиентскую базу. Сведения должны быть достоверными и актуальными на момент заключения сделки. Допущенные ошибки могут повлечь отмену сделки или затормозить финансовые операции.
Фото: freepik.com/rawpixel-com
По данным, взятым из визитки, можно также проверить надежность партнера, получить информацию о долгах перед бюджетом и отношении к списку неисполнительных поставщиков. Для этого можно воспользоваться сайтом ФНС.
Важно! Если произошли изменения данных, содержащихся в документе, следует уведомить письменно об этом все заинтересованные субъекты (компании, предпринимателей, ИФНС) либо отправить новый вариант.
Каким нормативом регулируется
Карточка для ИП не является формуляром, обязательным для составления предпринимателями. Она сформировалась самостоятельно в процессе коммерческой деятельности и зарекомендовала свою практичность и состоятельность. Нет закона, в котором устанавливались бы определенные правила для заполнения данной бумаги.
Однако, существует норматив, регулирующий оформление первичных документов и внесение в них реквизитов (Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому сведения об ИП должны быть указаны в соответствии с этим актом.
Кто отвечает за оформление
Чаще всего индивидуальный предприниматель не содержит в своем штате юридический отдел. Поэтому разработкой внешнего вида и структуры карточки может заняться бухгалтер или сам ИП, используя для этого существующие шаблоны и примеры.
Материал в тему! Порядок и особенности ведения кадровой документации ИП.
Особенности заполнения
Структуру и форму карточки предприниматель может разработать самостоятельно, внеся в нее обязательные и необязательные данные об ИП. Существует ряд реквизитов, которые традиционно используют в процессе деятельности. Вот их и рекомендуется указывать в данном документе. Это:
- Полное ФИО частного предпринимателя.
- Сокращенное название.
- ИНН, ОГРНИП.
- Коды ОКВЭД с расшифровкой.
- Юридический, фактический и электронный адреса.
- Контактные данные – телефоны (стационарный и мобильный), факс.
- Платежные реквизиты банка – наименование, БИК, корреспондентский, расчетный и лицевой (при наличии) счета.
- Система налогообложения.
- Другая важная информация (сведения о лицензиях для проведения определенного вида деятельности, время работы ИП, известные компании-партнеры и т.п.).
Рекомендуется указывать сведения, полезные для развития предпринимательской деятельности. Не следует перегружать карточку лишней информацией. Например, не нужно расшифровывать все коды деятельности, если их много, так как на сайте ФНС можно заказать бесплатно об этом справку. Нужно описать только те, которые являются основными.
Если имеется фирменный бланк с логотипом, то можно использовать его для расположения на нем всей необходимой информации. Такой документ сильнее привлечет внимание и создаст впечатление состоятельного предпринимателя. Если своего бланка нет, то распечатать карточку можно на обычном листе формата А4. Желательно поставить внизу печать и подпись ИП.
К сведению. Карта ИП отличается от такого же документа для организации лишь в части регистрационной информации: ИНН содержит 12 знаков вместо 10, нет КПП и ОРГНИП состоит из 15 знаков вместо 13 в ОГРН юрлица.
Использовать карту можно не только в бумажном варианте, но и в электронном виде и отправлять контрагентам через дистанционные каналы. При оформлении нужно применять текcтовый редактор Word или табличный Excel. Форматы для изображения (jpeg, pdf, png) неудачные, т.к. скопировать необходимую информацию и перенести в базу данных не получится. Придется набирать ее вручную, и вероятность появления ошибки увеличится.
Образцы
При создании документа для ИП за основу можно взять предложенные ниже шаблоны. Для этого их нужно просто скачать.
| Бланки | Образцы |
|---|---|
Карточка клиента
Разработав вид и структуру, ИП для удобства коммерческой деятельности может составить карту, но уже для партнера. Вносить туда необходимые реквизиты будет сам контрагент. Этот документ намного упростит работу ИП, имеющего широкую клиентскую базу.
Выглядеть визитка будет примерно так же, как для самого предпринимателя.
Скачать чистый формуляр карточки клиента.
Правильные и полные сведения контрагентов будут необходимы для налоговой инспекции при сверке данных по расчетам НДС. Неточные реквизиты могут стать причиной непринятия отчета и выездной проверки. Будьте внимательны при их занесении в базу данных.
Вывод
Карты ИП позволяют предпринимателям оперативно обмениваться сведениями. Этот документ считается помощником при создании контактов и поиске клиентов в предпринимательской среде. Следует воспользоваться этим инструментом. Один раз оформив карточку, в дальнейшем можно лишь вносит в нее изменения, если таковые появляются.
