Законодательно требования к карточке предприятия не закреплены. Ее оформляют предприятия по своим шаблонам с указанием основных реквизитов. Некоторые дополнительно описывают достижения. Визитка упрощает контакты с контрагентами, исключает допущение ошибок при оформлении договоров, актов, накладных и др. документов. Для международного сотрудничества желательно подготовить дубликат на английском языке.
Карточка юридического лица – это расширенная визитка компании, в которой указаны реквизиты, необходимые для ведения хозяйственной деятельности при работе с контрагентами в процессе экономического сотрудничества с ними. На практике их запрашивают все организации, планирующие контактировать с фирмой: клиенты, поставщики, транспортники.
Когда применяют документ
Необходимость в карте предприятия возникает:
- при первом знакомстве с фирмой, чтобы увидеть перечень предоставляемых услуг и получить исчерпывающие данные для принятия решения о сотрудничестве;
- при оформлении сделок, составлении договоров, заключении контрактов, заполнении бухгалтерских документов, чтобы получить все необходимые для этого реквизиты;
- при расчетах с клиентами и поставщиками, чтобы своевременно и корректно проводить финансовые операции;
- при возникновении вопроса о налогообложении, особенно в части уплаты НДС, чтобы понять, возможно ли будет возместить уплаченный налог;
- при проверке надежности партнера для выявления у него долгов перед бюджетом, судебных разбирательств и его отношения к списку недобросовестных контрагентов.
Корректно заполненная форма позволяет партнерам составить положительное мнение об организации.
Какой закон регламентирует
Карточка предприятия – необязательный документ. Нет нормативных актов, согласно которым необходимо ее иметь, а также установленных законом правил для ее составления.
Чтобы заполнить визитку, понадобятся учредительные документы организации, из которых будут взяты необходимые реквизиты. Согласно ст. 52 ГК РФ, к таким источникам относят:
- устав предприятия;
- учредительный договор для хозяйственных товариществ и государственных корпораций.
В них содержатся такие сведения, как:
- полное и сокращенное название компании;
- юридический адрес;
- вид деятельности;
- форма управления.
Для более полного оформления также потребуются свидетельства о:
- регистрации ООО;
- постановке на налоговый учет.
Внимание! Основным документом организации является ее устав. Если есть расхождения с данными, находящимися в других бумагах, следует использовать сведения из устава.
Кто отвечает за оформление
При наличии юридического отдела разработку карточки лучше поручить ее сотрудникам.
Фото: freepik
Если юристов нет в штате, эту работу может выполнить бухгалтер или сам руководитель, если он представляет компанию в единственном лице. Утверждать форму отдельным приказом или фиксировать составление визитки в учетной политике не нужно.
Особенности заполнения
Установленного законом шаблона, а также правил по заполнению карты не существует. Компания сама может выбрать вид своей визитки и разработать ее структуру.
Данные вносят в бланк с учетом требований к обязательным реквизитам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При изменении какого-либо параметра в них, например, при смене юридического адреса, параллельно делают исправления в карточке и сообщают об этом своим постоянным контрагентам.
Рекомендуемые для составления документа реквизиты:
- Полное и сокращенное (оба варианта обязательны для ООО) название предприятия.
- Юридический и фактический адрес.
- Контактные данные: номера телефонов и факс в международном формате, e-mail.
- Адрес сайта при его наличии.
- Банковские реквизиты – наименование банка, БИК, корреспондентский счет, расчетный счет.
- ИНН, КПП, ОГРН.
- Основной вид деятельности по ОКВЭД.
- Применяемая система налогообложения.
- Полученные лицензии.
- ФИО директора и главного бухгалтера.
- Другие сведения для оценки состоятельности компании: время деятельности, партнерство с известными фирмами, благотворительные акции.
Практика показала, что табличная форма наиболее удобна для восприятия информации. Распечатывают визитку на фирменном бланке или чистом листе формата А4.
Совет. Карточку можно оформить на бланке с фирменной символикой. Внизу поставить гербовую печать и подпись руководителя. Это выделит компанию из общей массы и придаст ей значительность в глазах партнеров.
Когда нужно иметь англоязычный документ
Необходимость в визитке на английском языке появляется у организаций, занимающихся внешнеэкономической деятельностью и имеющих зарубежных партнеров. Внешне такой документ мало чем отличается от обычной карточки.
Примеры
| На русском языке | ||
| На английском |
Наличие англоязычной визитки намного упростит оформление сделок с иностранными контрагентами. Таким же образом при необходимости можно оформить карту компании и на других языках – немецком, французском.
Что такое карточка клиента
Кроме предоставления своей визитки, предприятие может разработать бланк для контрагента, чтобы он заполнил ее при оформлении сделки.
Скрин карточки клиента
Указывают в ней данные, аналогичные реквизитам самой компании. Сведения о контрагенте потребуются для заполнения счетов, накладных, актов приемки-передачи, а также для налоговой инспекции. Чаще такая необходимость возникает у ИФНС при желании сверить расчеты по НДС.
Скачать шаблон клиентской карточки
Вывод
Визитка предприятия – необязательный, но необходимый документ, с которым удобнее работать на всех этапах предпринимательской деятельности: от знакомства с потенциальными клиентами до налоговых проверок. Такая карточка несет в себе необходимую информацию для оценки надежности контрагентов и создания собственного имиджа фирмы.
Оформив единожды документ под требования компании, можно потом лишь при необходимости вносить некоторые изменения.
