1С бухгалтерия 8.2 позволяет производить автоматический обмен документацией между клиент-банком и бухгалтерской программой. Для оперативного учета информации и анализа данных предусмотрено также автоматическое проведение входящих документов и разнесение данных по определенным статьям учета затрат, установленным в организации.

Для подтверждения безналичных платежей необходима выписка банковского учреждения, которая отображает движение денежных средств по расчетным счетам организации. В программных продуктах 1С разработан удобный механизм автоматического обмена: загрузить банк в 1С 8.2 Бухгалтерия можно из программы клиент-банк. Также доступен обратный процесс: загрузка сформированных платежек в финучреждение.

Настройка обмена

Настройка обмена платежными поручениями и выписками с финансовыми учреждением расположена в разделе «Банк». Ее следует осуществить один раз при открытии нового расчетного счета, и впоследствии все будет происходить автоматически.

Пошаговая инструкция:

  1. Перейти в раздел «Банк» – «Банковские выписки».
  2. В строке меню «Банковские выписки» выбрать «Загрузить».
  3. Необходимо выполнить настройку выгрузки (для платежных поручений) и загрузки выписок из банка:

    - выбрать из раскрывающегося перечня организацию, по которой настраивается обмен;

    - завести новый банковский счет или выбрать текущий:

    - указать информацию о расчетном счете:

    Примечание от автора! Корреспондентский счет заполняется автоматически при вводе БИК из справочника банковских учреждений. Если заполнение не осуществилось, необходимо проверить БИК или обновить информацию.

  4. После ввода данных 1С предложит заполнить параметры обмена:

    - из раскрывающегося списка необходимо выбрать название программы обмена с банком (информацию можно уточнить у технических специалистов учреждения):

    Заполнить данные о файлах и поставить галочки около тех документов, которые необходимо выгружать. По умолчанию они называются 1c_to_kl и kl_to_1c.

    Примечание! Можно ввести дополнительный контроль корректности номера документов и безопасности обмена, чтобы вирусные программы не смогли прислать другой файл.

    На вкладке «Загрузка» можно поставить автоматическое проведение загружаемых документов для оперативного учета данных. Статьи движения денежных средств заполняются из справочника в программе.

    Для новых контрагентов можно выбрать особую группу. Если она не указана, то они будут добавляться в конце справочника.

Загрузка банковских выписок

Ежедневно, как правило, в начале рабочего дня специалист сверяет остатки на счете с данными программы. Для этого необходимо:

  1. В разделе «Банковские Выписки» выбрать «Загрузить».
  2. Указать документ и нажать «Прочитать данные из файла». В свободном поле откроются все платежки, которые можно скачать в программу.
  3. Проверив информацию, необходимо нажать «Загрузить» внизу страницы и перейти к разделу банковских выписок.

Для оперативного анализа можно посмотреть отчет о скачанных платежных поручениях.

Если в настройках обмена не установлено автоматическое проведение документов, то необходимо зайти в каждый из них, выбрать операцию и статью расходов, нажать ОК.

Возможные проблемы загрузки

Иногда при скачивании могут возникать непредвиденные ошибки. Наиболее распространенные причины:

  • неверный файл выписки;
  • попытка загрузки данных по другому счету;
  • отсутствие информации в документе по текущей дате.

Для исправления необходимо все внимательно посмотреть и повторить процесс.

Проверка и анализ данных банковской выписки

В ней отображается текущий остаток денежных средств на расчетном счете – он должен полностью совпадать с выпиской, предоставленной банком. Для более детального анализа после разнесения в программу всех платежей можно сделать оборотно-сальдовую ведомость за текущий день:

  1. В главном меню на вкладке «Отчеты» выбрать формирование ОСВ по счету.
  2. Выбрать формирование ОСВ по счету 51на определенную дату, получить отчет.

    От автора! Если расчетных счетов несколько, то в правой части экрана необходимо сгруппировать информацию по ним.

Все действия с денежными средствами, а также начальное и конечное сальдо должны совпасть с выпиской из банковского учреждения. Здесь же можно проверить разнесение платежей по статьям учета финансов и оперативно устранить неточности.

Выгрузка платежных документов

С целью сокращения времени бухгалтера платежки для отправки денежных средств контрагентам могут быть сформированы в 1С в меню «Платежные поручения» раздела «Банк».

  1. Добавить новое поручение, введя основную информацию или скопировать предыдущий платеж данному контрагенту, нажав кнопку F9.
  2. Созданный документ можно отправить в банк через автоматический обмен – для этого необходимо нажать «Выгрузить».
  3. Выбрать предприятие, по которому создано поручение, счет в банке, а также дату платежа.
  4. Если все данные верны, то в свободном окне появятся документы, доступные для скачивания. После этого внизу страницы нажать «Выгрузить».
  5. Если в настройках установлен контроль безопасности обмена, то появится экран проверки. Окно следует оставить открытым до загрузки файла с платежными поручениями в клиент-банк (при его закрытии информацию скачать не удастся).

1С: ДиректБанк

С версии 1С Бухгалтерия 8.3 доступна возможность настройки автоматического обмена документами между бухгалтерской программой и финансовым учреждением без подключения банк-клиента. Данный сервис 1С: ДиректБанк функционирует в большинстве крупных  организаций и разработан для:

  1. Отправки платежек. Для их заверения во многих банковских учреждениях необходим выпуск электронной подписи.
  2. Получения выписок – подтверждения хозяйственных операций и движений финансов на расчетном счете компании.
  3. Контроля над каждым этапом отправки платежей, запрос статуса поручения (многие поставщики отгружают товар по нему, не дожидаясь фактического поступления денег на счет).
  4. Отзыва документов (доступен в том случае, если они еще не проведены финансовым специалистом).

Подробнее о возможностях ДиректБанка в видео:

Срок хранения банковской документации

В любой компании в течение длительного времени накапливается большое количество различных бумаг из финансовых организаций: выписки, платежные поручения, ордера и извещения, требования и т.д. Согласно Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (разработаны поправки, не вступившие в силу), банковскую документацию на предприятии следует хранить 5 лет. Такой же срок предусмотрен для электронного документооборота с данными учреждениями.