1С бухгалтерия 8.2 позволяет производить автоматический обмен документацией между клиент-банком и бухгалтерской программой. Для оперативного учета информации и анализа данных предусмотрено также автоматическое проведение входящих документов и разнесение данных по определенным статьям учета затрат, установленным в организации.
Для подтверждения безналичных платежей необходима выписка банковского учреждения, которая отображает движение денежных средств по расчетным счетам организации. В программных продуктах 1С разработан удобный механизм автоматического обмена: загрузить банк в 1С 8.2 Бухгалтерия можно из программы клиент-банк. Также доступен обратный процесс: загрузка сформированных платежек в финучреждение.
Настройка обмена
Настройка обмена платежными поручениями и выписками с финансовыми учреждением расположена в разделе «Банк». Ее следует осуществить один раз при открытии нового расчетного счета, и впоследствии все будет происходить автоматически.
Пошаговая инструкция:
- Перейти в раздел «Банк» – «Банковские выписки».
- В строке меню «Банковские выписки» выбрать «Загрузить».
- Необходимо выполнить настройку выгрузки (для платежных поручений) и загрузки выписок из банка:
- выбрать из раскрывающегося перечня организацию, по которой настраивается обмен;
- завести новый банковский счет или выбрать текущий:
- указать информацию о расчетном счете:
Примечание от автора! Корреспондентский счет заполняется автоматически при вводе БИК из справочника банковских учреждений. Если заполнение не осуществилось, необходимо проверить БИК или обновить информацию.
- После ввода данных 1С предложит заполнить параметры обмена:
- из раскрывающегося списка необходимо выбрать название программы обмена с банком (информацию можно уточнить у технических специалистов учреждения):
Заполнить данные о файлах и поставить галочки около тех документов, которые необходимо выгружать. По умолчанию они называются 1c_to_kl и kl_to_1c.
Примечание! Можно ввести дополнительный контроль корректности номера документов и безопасности обмена, чтобы вирусные программы не смогли прислать другой файл.
На вкладке «Загрузка» можно поставить автоматическое проведение загружаемых документов для оперативного учета данных. Статьи движения денежных средств заполняются из справочника в программе.
Для новых контрагентов можно выбрать особую группу. Если она не указана, то они будут добавляться в конце справочника.
Загрузка банковских выписок
Ежедневно, как правило, в начале рабочего дня специалист сверяет остатки на счете с данными программы. Для этого необходимо:
- В разделе «Банковские Выписки» выбрать «Загрузить».
- Указать документ и нажать «Прочитать данные из файла». В свободном поле откроются все платежки, которые можно скачать в программу.
- Проверив информацию, необходимо нажать «Загрузить» внизу страницы и перейти к разделу банковских выписок.
Для оперативного анализа можно посмотреть отчет о скачанных платежных поручениях.
Если в настройках обмена не установлено автоматическое проведение документов, то необходимо зайти в каждый из них, выбрать операцию и статью расходов, нажать ОК.
Возможные проблемы загрузки
Иногда при скачивании могут возникать непредвиденные ошибки. Наиболее распространенные причины:
- неверный файл выписки;
- попытка загрузки данных по другому счету;
- отсутствие информации в документе по текущей дате.
Для исправления необходимо все внимательно посмотреть и повторить процесс.
Проверка и анализ данных банковской выписки
В ней отображается текущий остаток денежных средств на расчетном счете – он должен полностью совпадать с выпиской, предоставленной банком. Для более детального анализа после разнесения в программу всех платежей можно сделать оборотно-сальдовую ведомость за текущий день:
- В главном меню на вкладке «Отчеты» выбрать формирование ОСВ по счету.
- Выбрать формирование ОСВ по счету 51на определенную дату, получить отчет.
От автора! Если расчетных счетов несколько, то в правой части экрана необходимо сгруппировать информацию по ним.
Все действия с денежными средствами, а также начальное и конечное сальдо должны совпасть с выпиской из банковского учреждения. Здесь же можно проверить разнесение платежей по статьям учета финансов и оперативно устранить неточности.
Выгрузка платежных документов
С целью сокращения времени бухгалтера платежки для отправки денежных средств контрагентам могут быть сформированы в 1С в меню «Платежные поручения» раздела «Банк».
- Добавить новое поручение, введя основную информацию или скопировать предыдущий платеж данному контрагенту, нажав кнопку F9.
- Созданный документ можно отправить в банк через автоматический обмен – для этого необходимо нажать «Выгрузить».
- Выбрать предприятие, по которому создано поручение, счет в банке, а также дату платежа.
- Если все данные верны, то в свободном окне появятся документы, доступные для скачивания. После этого внизу страницы нажать «Выгрузить».
- Если в настройках установлен контроль безопасности обмена, то появится экран проверки. Окно следует оставить открытым до загрузки файла с платежными поручениями в клиент-банк (при его закрытии информацию скачать не удастся).
1С: ДиректБанк
С версии 1С Бухгалтерия 8.3 доступна возможность настройки автоматического обмена документами между бухгалтерской программой и финансовым учреждением без подключения банк-клиента. Данный сервис 1С: ДиректБанк функционирует в большинстве крупных организаций и разработан для:
- Отправки платежек. Для их заверения во многих банковских учреждениях необходим выпуск электронной подписи.
- Получения выписок – подтверждения хозяйственных операций и движений финансов на расчетном счете компании.
- Контроля над каждым этапом отправки платежей, запрос статуса поручения (многие поставщики отгружают товар по нему, не дожидаясь фактического поступления денег на счет).
- Отзыва документов (доступен в том случае, если они еще не проведены финансовым специалистом).
Подробнее о возможностях ДиректБанка в видео:
Срок хранения банковской документации
В любой компании в течение длительного времени накапливается большое количество различных бумаг из финансовых организаций: выписки, платежные поручения, ордера и извещения, требования и т.д. Согласно Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (разработаны поправки, не вступившие в силу), банковскую документацию на предприятии следует хранить 5 лет. Такой же срок предусмотрен для электронного документооборота с данными учреждениями.