Дебиторка – это замороженные деньги, независимо от того, должен компании поставщик или покупатель. Управлять ею нужно начинать еще до заключения договора – проверка контрагента на благонадежность поможет исключить дальнейшие проблемы. С текущей дебиторской задолженностью эксперт советует начинать работу с анализа, из чего она состоит, оцифровки данных. На основании этой информации уже можно подбирать действенные инструменты для влияния на дебиторов.

Рассказывает эксперт

Юлия Анатольевна Попова, эксперт в области бухгалтерского и управленческого учета

Дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся предприятию со стороны других фирм, а также граждан, являющихся его должниками.

Что значит сумма долгов? Откуда она взялась? Компания, как, впрочем, и любой человек, в течение жизни заключает сделки с другими людьми и фирмами. Происходит обмен ресурсами: товарами, деньгами, рабочим временем – как правило, на основе некого договора устного или письменного, где оговаривают различные условия сделки. Это может быть, например, поставка продукта за определенную сумму в конкретный срок и место.

Часто обмен денег на товар или услугу не совпадает по времени. Например, оплата авансом или после поставки. Совпадение срока передачи продукта и расчета возможно, например, в супермаркете. В таком случае дебиторской задолженности не возникает.

Но в случае, когда она образуется, нужно понимать, как с ней жить дальше.

Что такое эта дебиторская задолженность

Рассмотрим на примере. Компания отгрузила товар. Свои обязательства по договору она исполнила, но деньги на расчетный счет не получила. То есть, покупатель будет ее должником до тех пор, пока он не вернет всю сумму.

Всегда ли дебитор – именно покупатель, который не заплатил за оказанную ему услугу или предоставленный продукт? Нет. Им может также быть и поставщик, когда ему перечислили деньги заранее, до того, как он отгрузил товар или оказал услугу.

Фото: freepik.com/freepik

Фото: freepik.com/freepik

Например, компания заплатила за аренду помещения авансом. Деньги с ее счета были списаны, но «въехать» в арендуемый офис организация сможет только через несколько недель, согласно условиям договора. То есть, поставщик услуг будет ее должником до тех пор, пока он не исполнит своих обязательств, а именно, не предоставит помещение согласованной площади и в состоянии по указанному адресу на определенный срок.

Дебиторская задолженность ‒ чаще всего обычный хозяйственный процесс в организации, к ней относятся следующие операции:

  • авансы, выданные поставщикам товаров, услуг;
  • задолженность подотчетных лиц;
  • долги учредителей перед компанией;
  • дебиторка покупателей, заказчиков в пределах установленных сроков;
  • переплата налогов, сборов в бюджет.

Методы управления

Начинают с учета, оцифровки объекта – невозможно управлять тем, что не подсчитано.

Фото: freepik.com/kuprevich

Фото: freepik.com/kuprevich

Основные показатели, которые необходимо отслеживать и влиять на них:

  • информация о дебиторской задолженности контрагента на начало и конец рассматриваемого периода;
  • суммы отгрузок и поступивших от партнеров активов: средств, товаров;
  • ожидаемый срок поступления денег по поставке (из договора);
  • период просрочки платежа;
  • размер просроченной задолженности.

Все это необходимо анализировать с заданной периодичностью. Мы отслеживаем основные показатели в бизнесе, к которым относится в том числе и дебиторская задолженность, чтобы:

  • управлять ею;
  • принимать более точные решения;
  • планировать деятельность компании;
  • увеличивать прибыль.

Любая коммерческая организация всегда создается с целью получения прибыли, а иначе это уже кружок по интересам, а не бизнес.

Если посмотрим на баланс, то мы увидим, что дебиторская задолженность наравне с деньгами, товарно-материальными ценностями, вложениями во внеоборотные активы относится к активам компании. Это значит, что «дебиторка»:

  1. Покупателей уже была отражена в выручке, и с нее, возможно, исчислили налог и даже заплатили его в бюджет.
  2. Поставщика услуг, то отражая эту сумму в активах баланса, мы не можем принять ее в качестве расхода в целях уменьшения налогооблагаемой базы. То есть, налог мы платим больше, чем могли бы, если бы он оказал услугу своевременно, предоставил все необходимые закрывающие документы.
Фото: дебиторская задолженность – это замороженные деньги. Источник: freepik.com/hitorikiri

Фото: дебиторская задолженность – это замороженные деньги.
Источник: freepik.com/hitorikiri

Это ли не повод внимательнее относиться к контролю за ней? Как же это можно делать?

Профилактика

Под ней я понимаю тщательную проверку контрагента на стадии заключения договора:

  1. Насколько он платежеспособен?
  2. Какова у него репутация?

Такое досье нужно иметь на всех, с кем мы работаем. И это уже не пожелание, а требование налоговых органов. В определенных ситуациях при проверке деятельности вашего контрагента и обнаружении у него проблем ИФНС имеет полное право доначислить налоги и вашей компании тоже.

Мало создать такое досье единоразово при заключении договора, нужно его периодически обновлять, чтобы сведения о контрагенте всегда были релевантными.

Систематическая проверка информации, работа с должниками

Так можно применять определенные инструменты в управлении ею.

Фото: freepik.com/opatsuvi

Фото: freepik.com/opatsuvi

Мы можем взаимодействовать с дебиторами:

  • влиять на сроки и условия платежей – назначать скидки за более ранние сроки оплаты;
  • вносить изменения в условия сотрудничества – подготавливать дополнительные соглашения, расторгать договоры;
  • работать со страховыми, факторинговыми компаниями;
  • передавать задолженность третьей стороне по договору цессии;
  • обратиться в суд за принудительным взысканием долгов;
  • запускать процесс возврата переплат из бюджета, фондов и поставщикам;
  • производить взаимозачет обязательств;
  • даже обанкротить должника в некоторых случаях.

Вариантов много. Но все это возможно только при правильно выстроенной системе учета и контроля за дебиторской задолженностью, назначении ответственных компетентных лиц.

Подводя итог

Любое управление начинается с понимания объекта, его оцифровки, выстраивания системы учета, контроля, планирования и анализа отклонений фактических данных от плана, принятия решений на основе полученной информации.

Когда видим картину целиком в графическом или табличном виде, то можем применять различные инструменты, позволяющие влиять на сложившуюся ситуацию, направляя ее к желаемой цели, а именно, достижению запланированной прибыли.