Презенты на праздники для детей сотрудников – безвозмездная передача активов, облагаемая НДС. Расходы на подарочные наборы нельзя принять к учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, а также уменьшить платеж по УСН «доходы минус расходы». Начисление НДФЛ напрямую зависит от стоимости детского набора.
В рамках корпоративной программы многие предприятия готовят специальные небольшие подарочные наборы для детей сотрудников. Все понесенные расходы на закупку и безвозмездная передача таких наборов должны быть отображены в бухгалтерском учете фирмы.
Какой способ учета выбрать
Учет расходов на подарки детям осуществляется в зависимости от выбранного в учетной политике способа. Организация имеет право провести по бухгалтерии новогодние, рождественские или другие подарки следующим образом:
- отнести цену набора на счет учета товарно-материальных запасов (Дт 10);
- отнести стоимость на счет учета товаров (Дт 41);
- включить в состав прочих расходов в момент приобретения (Дт 91.02). В данном случае учет движений подарков будет осуществляться на забалансовых счетах.
Примечание от автора! Если компания выбирает способ учета подарков в составе товарно-материальных ценностей или товаров, то их стоимость относят на прочие расходы в момент передачи сотруднику.
Получатель-физическое лицо – работник компании, чей ребенок. Его имя отображается в приказе руководства и договоре дарения, который по общим правилам заключается, когда:
- цена подарка свыше 3000 рублей;
- даритель – юридическое лицо.
Договор следует заполнять в письменной форме, чтобы не было вопросов со стороны контролирующих органов, даже если стоимость актива не превышает 3000 руб. Это позволит избежать, в первую очередь, споров по начислению страховых взносов.
В ведомости на выдачу подарочных наборов за своего ребенка расписывается сотрудник.
Надо ли удерживать подоходный налог
Необходимость начислять НДФЛ зависит от рыночной стоимости подарочного набора. Налог не удерживается, если стоимость поощрений физического лица не превысила 4000 рублей. Учитываются суммы всех подарков с начала отчетного периода нарастающим итогом, поэтому следует вести раздельный учет дарений по каждому сотруднику.
Согласно письму ФНС от 21.07.17 компания имеет право не отображать стоимость подарков ниже 4000 рублей в декларации 6-НДФЛ. Если же в течение года сумма поощрений превысила 4000, то организация обязана отразить информацию по форме 6 для подоходного налога.
Практический пример №1
Руководство ООО «Кактус» в течение года поощряло сотрудника Петрова за высокие показатели работы – в мае ему был выдан подарочный сертификат на сумму 3800 рублей. В конце ноября компания выдала новогодний набор его ребенку, рыночная стоимость которого составила 2000 рублей. За отчетный период поощрения сотрудника достигли 5800 рублей. Так как набор ребенку Петрова был выдан в натуральной форме, то бухгалтер смогла удержать НДФЛ только при выдаче заработной платы за месяц.
(3800 + 2000) – 4000 = 1800 рублей – сумма превышения лимита подарков, не облагаемых НДФЛ.
Дт70 Кт68
234 рублей – с заработной платы Петрова удержан НДФЛ 13%.
Дт68 Кт51
НДФЛ был перечислен в ИФНС России не позднее следующего рабочего дня после выплаты заработной платы.
В дополнение: подробнее о бухгалтерском счете 68.
Страховые взносы
Передача подарков не связана с оплатой труда работника, поэтому взносы на травматизм не начисляются. Также согласно налоговому кодексу страховыми взносами не облагаются все вознаграждения по гражданско-правовым соглашениям, предметом которых признается переход права собственности на активы.
Таким образом, на передачу новогодних подарков детям сотрудников компании страховые взносы не начисляются независимо от их стоимости. Если получатель – работник компании, то следует составить письменный договор дарения.
Налог на прибыль
Все расходы, принимаемые при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, должны быть:
- экономически обоснованы;
- документально подтверждены;
- направлены на получение доходов в дальнейшем.
В данном случае нет подтверждения экономической выгоды компании от закупки подарков детям. Следовательно, издержки по такой закупке отображаются в прочих расходах и не уменьшают базу.
НДС с расходов на подарки
Компании-плательщики НДС обязаны исчислить размер налога и уплатить его в бюджет РФ. Дата начисления НДС к уплате – день передачи презента. Сроки уплаты – перечисление НДС в бюджет РФ за налоговый квартал, в котором произошла передача актива (например, если подарки вручаются 27 декабря 2019 года, то налоговый агент обязан перечислить НДС не позднее 25 января 2020 года).
Стоимость презента в натуральной форме – его рыночная цена (можно использовать стоимость, закрепленную в первичной документации поставщика товаров). Если подарки первоначально закупались у плательщика НДС, то «входной» налог можно принять к вычету, тогда размер платы будет нулевой. Если поставщик подарков применяет УСН, то компания обязана будет перечислить НДС с собственных средств.
Примечание от автора! Начисленный к уплате НДС с презентов детям сотрудников также не включается в расчет базы по налогу на прибыль.
В случае УСН
Для юридических лиц, выбравших упрощенную систему налогообложения «доходы минус расходы», законодательно закреплен перечень расходов, которые можно учесть при уменьшении доходов по деятельности. Приобретение подарков не входит в этот закрытый перечень, поэтому учесть данные издержки при расчете налога по УСН нельзя.
Практический пример №2
Руководство общества с ограниченной ответственностью «Солнышко» решило поощрить свой коллектив и закупить подарочные наборы детям работников на новый год. Был заключен договор поставки с ООО «Праздник», цена набора составила 470 рублей (в т.ч. НДС 20% – 78,33 руб.). Всего было приобретено 26 наборов. В конце декабря все они были выданы сотрудникам (на каждого был составлен договор дарения).
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:
| Проводка | Сумма (руб.) | Наименование операции |
|---|---|---|
| Дт60 Кт51 | 12 220 | перечислен аванс поставщику за подарки |
| Дт10 Кт60 | 10 183,33 | подарочные наборы оприходованы в составе товарно-материальных запасов |
| Дт19 Кт60 | 2 036,67 | учтен входной НДС |
| Дт68 Кт19 | 2 036,67 | НДС поставщика принят к вычету |
| Дт91Кт10 | 10 183,33 | наборы переданы сотрудникам фирмы |
| Дт91 Кт68 | 2 036,67 | начислен НДС к уплате |
Если компания применяет в своем учете ПБУ 18/02: в связи с тем, что расходы не влияют на налогооблагаемую прибыль, возникает постоянная налоговая разница и соответствующий ей постоянный налоговый расход.
| Проводка | Сумма (руб.) | Наименование операции |
|---|---|---|
| Дт99 Кт68 | 2 444 | Отображение постоянного налогового расхода |
Внимание! С 01 января 2020 года при расчете налога на прибыль следует учитывать изменения в ПБУ 18/02. Компания имеет право самостоятельно принять изменения до наступления установленного в приказе срока.
Документальное оформление
Для организации грамотного учета выдачи детских подарочных наборов необходимо:
- Подготовить списки сотрудников с детьми, определить закупочную стоимость подарков. До какого возраста дарить – частное предприятие решает само.
- Оформить приказ руководителя (в произвольной форме) на выдачу поощрений в преддверии праздника.
- На основании закрывающих документов (ТОРГ-12 и счет-фактура, УПД) оприходовать товары в бухгалтерской программе компании.
- Составить договоры на безвозмездную передачу товаров (может быть составлен в устной форме, но для избегания споров лучше иметь соглашение в письменном виде).
- Составить ведомость на выдачу подарков. Составляется в свободной форме с обязательной графой для подписи сотрудников при получении набора. Если подарки вручаются непосредственно детям, в графе получения все равно ставит подпись работник организации.
