Теперь бумажные трудовые книжки не нужно хранить и беспокоиться об их целостности. Именно это называет эксперт в области учета главным преимуществом перехода на электронный вариант как для сотрудников, так и для работодателей. Но остается еще много неразрешенных вопросов: безопасность данных, нестабильность работы сервисов, увеличение трудозатрат на ведение учета – со всем этим еще предстоит столкнуться, особенно в переходный период.

Анна Лескович. Эксперт со стажем более 15 лет в области налогообложения, бухгалтерского и управленческого учета предприятий малого и среднего бизнеса, ООО «ПитерКонсалт»

Учитывая всеобщую цифровизацию нашей жизни, в появлении электронной трудовой книжки нет ничего необычного. Это вполне естественное продолжение общей тенденции. Просто появляется еще одна база данных. На сей раз – работников.

Но раз персоналу оставили возможность выбора, значит, у любой медали есть две стороны. Какие же плюсы и минусы тут присутствуют?

Начнем с работников

Явные преимущества:

  1. Не придется мучиться с хранением (это, кстати, хорошо и для работодателя), нет угрозы потери книжки.
  2. Если вдруг компания закрывается, а в наших условиях – это на раз, то нет угрозы потери книжки. Такие ситуации периодически возникают и не так уж редко. Внезапное закрытие, и ищи ее потом. Или вообще работодатель решил не возвращать ее по каким-то причинам.

То есть, если происходит расторжение трудового договора, работник просто «встал-ушел». Все документы хранятся в электронном виде в личном кабинете и не потеряются. Это главный плюс.

Минусы:

  1. Все-таки, если отношения с работодателем хорошие, то получить копию трудовой (например, для банка) или саму книжку гораздо проще, чем при взаимодействии с электронными порталами правительства. Не стоит забывать, что во многом наши сервисы не готовы к большим объемам запросов, часто «сыпятся». Вспомним хотя бы ситуацию с Пенсионным фондом, когда при обращении за субсидией на детей сайт просто «рухнул», не выдержав такого количества запросов.
  2. Угроза надежности хранения информации. От хакерской атаки не застрахован никто. Конечно, службы безопасности государственных институтов достаточно сильны, но риск все равно присутствует.
  3. Адекватность работы баз. Опять же нет никакой гарантии, что сервис будет функционировать без сбоев, ничто из информации не пропадет. От работника потребуется внимательно следить за тем, чтобы все записи в базе присутствовали, соответствовали реальности.

Важно! Эти изменения надо стараться внести, пока действует работодатель, по которому допущена ошибка. Иначе процесс исправления может стать проблемным. Процедура получается длительной, достаточно малоприятной.

Не очень понятно, как в такой ситуации будет подтверждаться стаж работы в другой компании. Это также может превратиться в довольно трудоемкую, малоприятную процедуру.

Для работодателей

Мы тут видим, скорее всего, только один плюс – если работник переходит на электронную трудовую, то при его увольнении и оставлении документов в компании по каким-либо причинам у работодателя снимается головная боль по хранению этих документов.

Минусы:

  1. Это, безусловно, в первую очередь – дополнительная работа по электронному документообороту.
  2. Придется увеличивать штаты менеджеров по персоналу, т.к. процедуры учета усложняются. По законодательству на оповещение контролирующих органов об изменениях в движении рабочей силы отводится только 2 дня – день приема/увольнения и следующий день. В случае организации с большим штатом учет становится весьма трудозатратным.
  3. Не очень понятно, как в новой книжке будет отражаться движение сотрудников внутри предприятия: переводы на другую должность, изменения в трудовой деятельности, награждения, премия.

Остается еще много вопросов о применении нового инструмента в деятельности компаний. Сама по себе идея неплохая, но, как у нас часто бывает, к сожалению, еще очень и очень сырая, требует серьезной доработки.

Актуально! Новый отчет в ПФР: как заполнять СЗВ-ТД в 2020 году.

Вывод – хорошо это или плохо – покажет время. А пока однозначно к лучшему для тех работников, у кого все еще есть бумажная трудовая. Однако, не за горами то время, когда никто ее вести уже не будет – по нашим оценкам, году так к 2027 – нужно привыкать к новым реалиям.

Важное напоминание! У работодателей остается время только до 30 июня, чтобы официально, под подпись, оповестить своих сотрудников о новых возможностях, получить от них письменное решение.

А тем, кто выберет электронную книжку, до конца этого года необходимо еще и подать заявление о переходе.