Процедура по изменению юр. адреса формализована и требует стандартных действий. Сначала учредители принимают решение о данном действии, далее подается пакет документов в налоговый орган, после нужно уведомить контрагентов. При нарушении процесса на вас будет наложен штраф и, возможно, исключение компании из ЕГРЮЛ.

Переезд компании из одного офиса в другой – рядовая ситуация, которая может повлечь правовые последствия. В каких случаях потребуется актуализировать устав? Нужно ли уведомлять ФНС? Ответы на эти вопросы зависят от того, меняется ли место регистрации в пределах одного населенного пункта. Помимо очевидных задач, есть и специфические нюансы, зависящие от деятельности фирмы. Понадобится внесение изменений в Федресурсе, извещение контрагентов и другие процедуры.

Что это такое?

В ст. 54 ГК РФ сказано, что место нахождения компании определяется на основании регистрации. Юридическое лицо указывает месторасположение исполнительного органа (руководства). При этом у компании также может быть абонентский ящик, электронная почта и прочие реквизиты для получения сообщений.

Таким образом, юридический адрес – это месторасположение организации, указанное в ЕГРЮЛ, где находится руководство. Законом не запрещено вести деятельность в другой локации. Смена офиса не всегда влечёт юридические последствия. Вносить изменения в уставные и регистрационные данные нужно лишь в определенных ситуациях.

С чего начать процесс внесения изменений?

Важное событие требует от руководства организации не только формальных шагов, предписанных законом. Следует довести до сведения всех заинтересованных лиц, что адрес компании изменён.

Шеф сказал, продумать переезд, пока не пойму, когда диван перевозить? Источник: freepik.com/look-studio

Шеф сказал, продумать переезд, пока не пойму, когда диван перевозить?
Источник: freepik.com/look-studio

Существует официальная процедура, к которой мы добавили несколько важных шагов.

Процесс состоит из ряда этапов:

  1. Выражение волеизъявления об изменении юр. адреса. К примеру, ООО требуется решение общего собрания.
  2. Внесение изменений в Устав, если в нём полностью указан юридический адрес. Если в учредительном документе содержится только населённый пункт, который сохраняется, этот пункт следует пропустить.
  3. Подготовка пакета документов. В него входит копия принятого волеизъявления об изменении статуса (исходя из особенностей юрлица), заявление по форме Р13014, документ, подтверждающий право на новое помещение, обновленный Устав (если он корректировался), платежное поручение на госпошлину. При направлении бумаг по почте они должны быть заверены у нотариуса, онлайн – сопровождаться ЭЦП.

    Внимание! С 11.01.2021 действует новая редакция Приказа ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@, регламентирующего вид и содержание заявления.

  4. Извещение контрагентов и внесение изменений в договора. Если с другими компаниями действуют длительные соглашения, они должны быть уведомлены о юридическом факте.
  5. Обновление информации на официальном сайте, в соцсетях. Устаревшие сведения негативно характеризуют предприятие, а также могут стать причиной претензий клиентов и контрагентов.
  6. Выполнение других шагов, исходя из специфики фирмы. К примеру, изготовитель должен известить партнёров для внесения изменений в сертификаты соответствия.
А мебель на каком шаге можно забирать? Источник: freepik.com/upklyak

А мебель на каком шаге можно забирать?
Источник: freepik.com/upklyak

Способы подачи документов:

  • лично или через представителя в орган ФНС;
  • через МФЦ;
  • по почте (письмом с объявленной ценностью);
  • через официальный сайт ФНС.

Особенности процедуры

Компания может продолжить работать в той же «налоговой юрисдикции» или переехать в другую локацию. Если населенный пункт (район) не меняется, то извещать нужно лишь старый орган ФНС. Компания продолжит платить налоги там же, и на этом этапе процедура будет завершена.

Если же произойдёт переезд в другой район (город) и изменится орган ФНС, потребуются дополнительные действия. Предыдущее отделение вправе провести проверку правильности уплаченных налогов и сборов.

Очень надеюсь, что в этом городе налоговый инспектор не будет требовать платить налоги.. Источник: freepik.com/upklyak

Очень надеюсь, что в этом городе налоговый инспектор
не будет требовать платить налоги..
Источник: freepik.com/upklyak

После переезда в налоговый орган по новому месту нахождения следует направить:

  1. Заявление по форме Р13014.
  2. Документ, подтверждающий вещное право на объект недвижимости, где находится новый адрес (договор аренды, свидетельство о регистрации недвижимости и прочее).
  3. Новый устав (если ранее в нём содержался полный юридический адрес) в 2 экземплярах.
  4. Сведения об уплате госпошлины.
  5. Копию решений участника (ов) о планируемых изменениях.

Сколько времени занимает процедура?

После получения документов органы ФНС должны в течение 5 рабочих дней внести изменения в ЕГРЮЛ. Таким образом, если локация сохраняется, на этом процедура завершена. Если же компания меняет «налоговую юрисдикцию», то новый орган будет проверять правильность документов до 20 рабочих дней. Таким образом, при отсутствии форс-мажорных обстоятельств процедура уложится максимум в месяц.

Особенности для ООО

Участники Общества могут провести процедуру по упрощенной схеме. Так, юридический адрес может быть привязан к месту регистрации (прописке) руководителя ООО или участника, владеющего не менее 50% доли в уставном фонде. В этом случае потребуется заявление по форме Р13014, протокол общего собрания, 2 экземпляра устава, а также подтверждение уплаты госпошлины.

Обязательно ли предоставлять в налоговую копию решения общего собрания и договор аренды?

Хотя в законодательстве прописана только обязанность юридического лица направить заявление о смене данных ЕГРЮЛ, органы ФНС зачастую требуют дополнительные документы. Рекомендуем не отказывать в предоставлении указанных сведений, поскольку они не содержат какой-либо тайны. Тот факт, что вещное право на объект недвижимости подтверждено, позволит убедиться, что компания действительно ведёт деятельность.

Могут ли отказать в изменении?

Формально у инспекторов есть право проверки обновленной информации, но на практике оно реализуется редко. Тем не менее, в изменении юридического адреса может быть отказано, если установлена недостоверность (подложность) документов. Обжаловать действия следует в вышестоящий орган ФНС. Рассмотрение должно быть окончено в 15-дневный срок, но допускается продление проверки не более чем на 10 суток.

Источник: freepik.com/gizemhazel

Источник: freepik.com/gizemhazel

В каких случаях есть правовые последствия?

Смена офиса не всегда тождественна изменению юридического адреса. Так, фирма может быть зарегистрирована в одном помещении, а работать в другом. Согласно ст. 54 ГК РФ, компания несёт риски неполучения сообщений, доставленных по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Соответственно, если вместе со сменой офиса переезжает руководство, доступ к предыдущему помещению утрачивается, данные должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Представим другую ситуацию: компания зарегистрирована в одном месте, а работает в другом. Склад, цех, магазин может находиться даже в ином городе. При смене второй локации правовых последствий не наступает. Юридический адрес в этом случае не изменяется. Это актуально для организаций, где, помимо магазинов (складов, цехов), есть «головной офис», и он сохраняется.

Что еще менять?

Выше мы перечислили все шаги, которые нужно сделать согласно закону. Однако организации целесообразно заменить фирменные бланки, штампы и другую продукцию, где указан адрес. При переезде в другой район (город) извещать ФСС и ПФР не требуется.

Обязанность лежит на органах Налоговой службы, на что отведено 5 рабочих дней. Однако представитель юридического лица вправе самостоятельно направить извещения в любые ведомства. У компании есть право на бесплатное получение информации о том, к какому территориальному органу ФСС и ПФР относится фирма в настоящий момент.

Кого еще надо известить?

Переезд на новую локацию – важный шаг, который влечёт ряд правовых последствий. Допустим, изменения в ЕГРЮЛ внесены. Наиболее важных партнёров о наступлении события следует известить по почте. Компании-производители товаров должны принять меры к актуализации технических документов.

Обратите внимание! Изменение юридического адреса изготовителя влечёт правовые последствия в отношении выпущенной продукции. К примеру, необходимо получить новый сертификат соответствия продукции, что предусмотрено п. 93 Решения Совета ЕврАзЭс от 18.04.2018 N 44 «О типовых схемах…». Схожая специфика может присутствовать в других сферах.

Целесообразно выполнить следующее:

  • опубликовать на сайте новость об изменении адреса;
  • известить банковские организации, где открыты счета или взяты кредиты, о юридическом событии;
  • расторгнуть старые договоры эксплуатационного обслуживания, электроснабжения;
  • перезаключить соглашения на ремонт и обслуживание офисной техники, доставки канцелярских товаров и т.д.;
  • подготовить дополнения к трудовым договорам сотрудников, если их работа будет выполняться в новой локации;
  • заключить новый договор с поставщиками рекламных услуг, особенно если указывается адрес офиса организации.

Важно! Если с организацией заключались договора кредитования или лизинга, необходимо изучить их. Зачастую банки требуют извещать о любых существенных изменениях сведений о должнике. К такой информации относится и юридический адрес. При нарушении условий договора компания может быть оштрафована банком.

А что будет, если ничего не делать?

Санкция ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ предполагает штраф в сумме 5-10 тысяч рублей для должностного лица. Ответственность наступает, если руководитель (уполномоченный сотрудник) не представил в ФНС России сведения об изменении юридического адреса. При этом повторное в течение года нарушение может явиться основанием для административного процесса по ч. 5 ст. 14.25 КоАП РФ. Виновное должностное лицо может получить дисквалификацию в пределах 1-3 лет.

По решению суда с вас штраф: можно золотом и долларами.   Источник:freepik.com/burdun

По решению суда с вас штраф: можно золотом и долларами.
Источник:freepik.com/burdun

А можно без внесения изменений в ЕГРЮЛ?

Небольшие компании могут часто менять офис, забывая при этом уведомить о данном событии ФНС. С одной стороны, в России отсутствует практика постоянной проверки юридического адреса. Само по себе отсутствие компании по месту регистрации не является незаконным. Однако руководитель может быть привлечён к административной ответственности по ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ.

Куда менее приятное последствие – исключение организации из единого государственного реестра юридических лиц. Данное решение принимается налоговой инспекцией в отношении компаний, не ведущих деятельность. Второй важный нюанс – это своевременное получение рекламаций, претензий и судебных исков. Согласно действующему законодательству, направление юридически значимой корреспонденции допускается по адресу, указанному в ЕГРЮЛ.

И если компания не получила исковое заявление, повестку в суд или копию решения, то это проблемы руководства. Прецеденты по отмене состоявшихся решений ввиду неизвещения единичны. При этом по трудовым спорам, искам в защиту прав потребителя с юридических лиц могут быть взысканы значительные суммы. Вот почему важно соблюсти установленный порядок.

Правильное изменение юридического адреса позволит компании избежать лишних вопросов как со стороны ФНС, так и от контрагентов.