После завершения деятельности юрлица остаются документы. Они могут потребоваться в будущем для решения спорных вопросов. За бумаги отвечает ликвидационная или конкурсная комиссия. Ненужные отчеты можно уничтожить, а ключевые – сдать в архив на временное, длительное или вечное хранение. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 2 500 до 300 000 руб.
Заключительным этапом прекращения деятельности фирмы является передача оставшихся бумаг в архив. Они должны быть сохранены на протяжении установленного законом времени. Такая обязанность существует для всех юридических лиц независимо от формы собственности. Сроки хранения документов после ликвидации ООО зависят от вида отчетности.
Причины для хранения документов
Необходимость вызвана тем, что в дальнейшем для решения возникающих вопросов, связанных с организацией, бывшим сотрудникам или третьим лицам могут потребоваться бумаги, подтверждающие факты ее хозяйственной деятельности. Наиболее часто возникают ситуации, указанные ниже.
| Типичные запросы | Документы |
|---|---|
| Обращение граждан для получения сведений о стаже | Личные дела, табели учета рабочего времени, коллективные и трудовые договоры, зарплатные ведомости и т.д. |
| Обращение учредителей за данными по кредиторам и дебиторам | Договоры, соглашения, акты по взаиморасчетам, первичная документация и т.д. |
| Запросы проверяющих органов | Счета-фактуры, расчетные бумаги, бухгалтерская отчетность, Устав |
Если необходимо получить справку о документе, который находится в архиве, нужно сделать запрос. Сотрудники оформят выписку по всем правилам, и она будет иметь юридическую силу.
Для каждого типа документов определен свой срок. При ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период и на это время подлинники передаются в архив. К этой категории относятся бумаги, у которых не истек срок их сбережения, а также все документы по личному составу.
Ответственные лица
Ответственность за организацию хранения документов компании во время ее хозяйственной деятельности несет руководитель. За сбережение бухгалтерских бумаг отвечает главбух. Обязанность по передаче отчетности закон возлагает на:
- ликвидационную комиссию – в случае добровольного прекращения деятельности общества;
- конкурсную комиссию – при банкротстве.
Если компания была большой и осталось много деловых бумаг, то имеет смысл нанять архивариуса. Он систематизирует картотеку, создаст описи, составит смету на хранение.
К сведению. Работу по сортировке документов должна проводить экспертная комиссия, в состав которой входит специалист по архивному делу.
Регламентирующие законы
Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:
- «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
- Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
- Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
- Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
- Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
- Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
- Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Место архивации
В том случае, когда у предприятия заключен договор с государственной службой архива, документы после ликвидации ООО передаются ей. Если такого договора нет, то муниципальный или государственный архив по месту регистрации обязан принять на хранение только отчеты, содержащие информацию о личном составе сотрудников общества, либо очень значимые для государства бумаги. Эта услуга бесплатная для ООО.
Ответственный за ликвидацию должен определить место хранения для остальных документов. Например, бумаги, оставшиеся после прекращения деятельности фирмы, по договоренности может взять кто-нибудь из учредителей. Для этого ликвидатор должен оформить акт приема-передачи.
Те бумаги, которые не содержат важной информации, и их срок подошел к концу, могут быть уничтожены:
- шредированием;
- сжиганием;
- посредством выездного уничтожения.
Данная процедура должна быть проведена с составлением соответствующего акта.
Примечание. Существуют частные архивы. Сдать им на хранение по договору можно бумаги в любом количестве. Но за это нужно будет платить.
Сроки хранения
Документы, переданные в архив после ликвидации предприятия, могут иметь разный срок сбережения: от 3 лет до вечного хранения. В «Перечне…» утвержденном Приказом Федерального Архивного Агентства № 236 от 20.12.2019 г. представлен списочный состав для разных типов документов, появляющихся в ходе деятельности организации.
Согласно законодательству, все виды бумаг по периоду хранения разделены на 3 группы:
- Постоянного (вечного).
- Длительного.
- Временного.
Вечное
Бумаги, относящиеся к первой группе, должны храниться всегда. К ним относятся отчеты, связанные с хозяйственной деятельностью организации и получением прибыли. Это могут быть:
- приказы;
- расписание работы;
- структура юрлица;
- учредительные документы, Устав;
- коммерческие договоры;
- акты приема-передачи недвижимого имущества;
- реестры акционеров, выписки из них;
- годовые отчеты акционерного общества;
- и др.
Длительное
Ко второй группе относятся бумаги, содержащие информацию по личному составу. Они должны храниться не менее 50 лет, если созданы после 2003 г. Для более ранних этот срок равен 75 годам. Это:
- личные дела персонала по форме Т2;
- приказы по кадровым изменениям;
- трудовые договоры;
- журналы регистрации трудовых книжек;
- табели учета рабочего времени;
- лицевые счета по заработной плате;
- и т.п.
Временное
Бумаги, не несущие важной информации, могут сберегаться не более 10 лет. Если, согласно установленному перечню, срок оформленного документа еще не истек, то он сдается в архив. В противном случае его можно уничтожить. Список:
- доверенности, выданные сотрудникам;
- таможенные декларации;
- бухгалтерские отчеты;
- аудиторские заключения;
- иные бумаги, не содержащие важную информацию.
Звуковые и видеоматериалы сберегаются 3 года со дня записи, фотографии – 5 лет. Бумаги, подписанные электронной цифровой подписью – 4 года.
Перечень содержит 1003 позиции деловой отчетности с указанием для каждой позиции своего времени. Для уточнения периода сбережения документа необходимо пользоваться нормативным актом.
Сдача в архив
Оставшиеся деловые бумаги в архив организация направляет самостоятельно. Для этого во время принятия решения о ликвидации общества назначается ответственный. Им может быть ликвидатор, учредитель или конкурсный управляющий, если ООО закрывается в результате банкротства.
Документы для архива
Перечень деловых бумаг, которые должны быть сданы в официальное хранилище, определен п. 10 ст. 23 ФЗ 125 от 22.10.2004 г.
При закрытии частной компании передаче в государственный архив на основании договора, заключенного между ликвидационной комиссией или управляющим и муниципальным хранилищем, подлежат документы:
- входящие в перечень Архивного Фонда РФ;
- по личному составу компании;
- сроки содержания которых еще не истекли.
Подготовка к сдаче
Перед тем как сдать бумаги на хранение, их следует подготовить в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций»:
- Сначала документы сортируют по срокам хранения и раскладывают в хронологической последовательности по папкам. В одном деле не должно быть более 250 страниц, каждый подлинник должен быть в единственном экземпляре. Бумаги в деле собираются за один год.
- Из документов удаляются скрепки и металлические скобки. Вкладываются два чистых листа: первый и последний. Прошиваются все страницы вместе с картонной папкой через 4 отверстия суровой ниткой.
- После этого нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Первый и последний не считают. Первый предназначен для описи бумаг, на последнем – будет подпись заверителя.
- Оформляют обложку для дел по форме, указанной в приложении 11 из Основных правил. На обложке указывают полное и короткое название организации, номер дела, количество страниц.
Оформление исторической справки
После этого нужно заполнить специальный бланк с описью подготовленных дел для передачи в архив. Там же следует сформировать историческую справку о ликвидированной организации по установленным правилам. В ней данные указываются в именительном падеже во избежание двусмысленного толкования:
- полное название организации, юридический адрес;
- дата создания с перечнем причин;
- пункты устава, регламентирующие деятельность компании;
- описание структуры предприятия;
- перечень руководителей и внутренних актов, на основании которых было проведено назначение;
- номер расчетного счета;
- ответственный за состояние бумаг фирмы и ведение дел.
К слову. Передача оформляется приемопередаточным актом. Архив выдает подтверждение о получении документов на хранение. Эта справка может быть впоследствии затребована госорганами.
Ответственность за нарушение сроков
Несвоевременная отправка документов в архив, равно как и отклонение по времени сбережения бумаг может быть расценена, как несоблюдение обязательств по порядку и срокам их хранения, предусмотренных законодательством. Это гарантированная «административка» (ст. 13.25 КоАП).
| Нарушитель | Сумма |
|---|---|
| Должностное лицо | 2 500 – 5 000 руб. |
| Юридическое лицо | 200 000 – 300 000 руб. |
Источник: КоАП.
Накладывать взыскание могут органы, контролирующие соблюдение требований законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП). Применить санкцию к должностному лицу в этом случае можно только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП ст. 4.5).
Если ответственный за передачу документов в архив уничтожил их преднамеренно или без умысла, то ему грозит уголовная ответственность по ст. 325 УК РФ: от штрафа в 200 000 руб. до лишения свободы сроком до 1 года.
Выводы
После ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе хозяйственной деятельности общества, должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив по месту регистрации. Для каждого вида законодательством установлен срок, нарушение которого чревато штрафными санкциями.
