За потерю трудовой книжки работодателя привлекут к административной ответственности, наложив штраф от 1 000 до 50 000 руб. Он обязан по заявлению пострадавшего сотрудника выдать дубликат, но ни возмещает стоимость бланка, ни восстанавливает данные с прежних мест работы для внесения сведений о стаже. Все эти хлопоты ложатся на самого работника, несмотря на то, что он не виновен в нарушении хранения ТК. Такие ситуации можно исключить, если перейти на электронное ведение трудовых.
Рассказывает эксперт
Широкова Ольга Владимировна. Опыт юридической деятельности с 2006 г. Работала корпоративным юристом в коммерческих организациях АО «Казанская ярмарка», ООО «Ваш Консультант», сети трактиров «Старый Амбар». Вела частную юридическую практику. С 2013 г. работает в ООО «ЕЮС» юристом. Специализируется на трудовом, гражданском, семейном праве.
При приеме на работу предоставляют документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в том числе трудовую книжку (ТК). Кодекс не содержит норм, регулирующих порядок их хранения, ведения. Тем не менее, он установлен Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».
Согласно п. 45, ответственность за организацию работы по хранению, ведению, учету, выдаче ТК и вкладышей в них возлагается на работодателя. Но встречаются ситуации, когда он их теряет.
Как оформить
Специального порядка восстановления трудовых, которые утеряны по вине работодателя, законодательством не установлено. В связи с этим в таких ситуациях следует применять правила, которые утверждены для восстановления книжек, утраченных по вине самого сотрудника.
Согласно п. 31 ПП, когда подчиненному стало известно об утрате, он обращается к работодателю с письменным заявлением об оформлении дубликата. Его обязаны выдать в течение 15 дней.
Фото: freepik.com/prostooleh
Так как восстанавливают ТК по последнему месту трудоустройства, предыдущие работодатели не вносят в нее записи. Согласно п. 32 ПП, в новой ТК указывают сведения об:
- общем и (или) непрерывном стаже до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- оформлении, награждении, поощрении, которые вносились в ТК по последнему месту работы.
В связи с тем, что в дубликате не указывают периоды, должности, наименование компаний, где раньше трудился подчиненный, общий стаж записывают суммарно, то есть указывают количество лет, месяцев, дней.
В случае отсутствия в предоставленных документах полных сведений о работе в прошлом, в трудовую записывают только подтвержденные данные.
Примечание! Работодатель не возмещает стоимость бланка ТК при утере (п. 47 ПП).
Частные случаи
При оформлении дубликата действуют в соответствии с конкретной ситуацией.
Если до момента утери ТК сотрудник нигде не работал, дубликат заполняют на основании данных приказа о приеме на работу. Требования к оформлению трудовой книжки предусмотрены Постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
Если ранее был трудоустроен в других организациях, то потребуются документы со всех предшествующих мест его работы.
Фото: наберитесь терпения, чтобы восстановить все документы.
Источник: freepik.com/kuprevich
В этом случае процесс оформления дубликата, скорее всего, затянется. Компании могут отказать и не выслать нужные документы по почте, требуя, чтобы:
- работник лично забрал их;
- предприятие, которое оформляет дубликат, сделало официальный запрос в их компанию.
Могут возникнуть ситуация, что прежнего работодателя уже не существует. Если предприятие провело процедуру реорганизации или присоединения, все документы должны храниться уже в новой фирме.
Если ее ликвидировали, нужно обращаться в государственный архив, так как все кадровые, бухгалтерские документы передаются на хранение туда.
Фото: freepik.com/nirat-pix
Составляют официальный запрос в архив по месту нахождения организации. В случае отсутствия ответа или самих документов, обращаются в Пенсионный фонд.
В случае потери ТК по вине компании, к сожалению, восстановлением данных, которые вносят в дубликат, придется заниматься самому сотруднику.
Когда восстанавливает работодатель
Исключением являются случаи массовой утраты в результате чрезвычайных ситуаций:
- экологические и техногенные катастрофы;
- стихийные бедствия;
- массовые беспорядки;
- другие чрезвычайные обстоятельства.
По п. 34 ПП стаж этих работников устанавливается комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
Ответственность
Согласно п. 45 ПП, организует работу с ТК работодатель. Обычно назначают ответственное уполномоченное лицо приказом, распоряжением. За нарушение порядка хранения должностные лица несут ответственность.
Фото: его ждет наказание за потерю документов.
Источник: freepik.com/katemangostar
Согласно ст. 419 ТК РФ, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к административной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено предупреждение или наложение штрафа на:
- должностных лиц – 1 000–5 000 руб.;
- ИП – 1 000–5 000 руб.;
- юридические лица – 30 000–50 000 руб.
Но скоро случаи потерь ТК могут быть исключены, так как постепенно компании переходят на электронные трудовые книжки. Фактически это сведения о трудовой деятельности в онлайн-формате. Одним из их преимуществ как раз и является факт того, что ее нельзя испортить, потерять.
Также работник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности как у работодателя, так и самостоятельно, обратившись в ПФР. Безусловно, это очень удобно, так как все данные будут храниться в ПФР, и к ним работник имеет свободный доступ.
Вывод
Если в компании потеряли трудовую книжку, оформляют дубликат на основании заявления подчиненного.
Сведения о предыдущем стаже вносят суммарно без разбивки на периоды трудоустройства в разных компаниях. Для его подтверждения требуются документы, запрашивает которые сотрудник самостоятельно.
Без привлечения персонала руководство обязано восстановить данные для ТК в случае массовой утраты в результате возникновения чрезвычайных ситуаций.
За утерю ТК накажут и работодателя, как юрлицо или ИП, и человека, ответственного за их хранение.
