Как правильно присвоить инвентарный номер

Для учета основных средств всем объектам дороже 3 000 руб. присваиваются уникальные инвентарные номера с соблюдением принципа последовательности. Какую систему шифрования применять, компания решает самостоятельно, что обязательно нужно отразить во внутренних документах. Номера наносят в доступные для проведения в дальнейшем инвентаризации места способами, которые обеспечивают долговечность изображения.

Основные средства (ОС) любой компании подлежат строгому учету. Для реализации механизма контроля за сохранностью и перемещением ОС применяют инвентарные номера.

Инвентарный номер представляет собой уникальную комбинацию букв и цифр, присваиваемую объектам. Данные шифры позволяют легко идентифицировать ОС и получить о нем самую главную информацию.

Особенности применения

Имущественный объект получает инвентарный номер в момент принятия его к учету. После этого он встает на баланс компании и становится ее инвентарной единицей. Такой процедуре подлежат следующие активы:

• ОС, рассчитанные на длительную работу (более года), использующиеся для производственных целей, стоимостью не менее законодательно установленной величины;
• нематериальные активы – результаты интеллектуальной деятельности, способствующие принесению финансовой выгоды (их перечень и условия постановки на учет обозначены в ст. 1225-1 ГК РФ и ПБУ 14/07);
• непроизводственные активы – природные объекты, являющиеся собственностью организации.

Важно! Инвентарные номера не присваиваются объектам стоимостью менее 3 тыс. руб.

Существуют условия для правильного присвоения регистрационных кодов имущественным активам:

• они не должны повторяться;
• их присвоение осуществляется по порядку.

Основные правила:

1. Каждый регистрационный код записывается в соответствующем журнале и наносится на имущественный объект в присутствии специальной комиссии, созданной из представителей организации.
2. Если инвентарная единица содержит несколько отдельных частей, имеющих различный период полезного использования, каждой из них дается свой номер. В противном случае присваивается один код, который наносится на каждую обособленную часть.
3. Уникальный шифр, присвоенный объекту, не подлежит изменению. Он сохраняется при перемещении ОС в пределах предприятия.
4. Объекты, арендованные организацией, обычно учитывают по кодам, присвоенным им арендодателями. Однако имеется практика, когда при переходе имущественных прав арендованным ОС присваивают новый регистрационный номер в соответствии с учетной политикой арендатора.
5. Уникальный шифр объекта, выбывшего с учета, не может быть передан другому предмету в этой же компании до истечения пятилетнего срока после выбытия.

Инвентарные номера не только фиксируются в журнале регистрации, но и наносятся непосредственно на имущественные объекты. Данный процесс характеризуется некоторыми особенностями.

Особенности нанесения

Согласно приказу Министерства Финансов РФ № 91н от 13.10.2003, регистрационный код объекта следует наносить следующими способами:

• с помощью крепежа металлических жетонов;
• путем нанесения краски;
• иными способами (стикеры, маркеры и т.д.).

При выборе конкретного метода нужно руководствоваться принципами долговечности, а также избегать порчи имущества. Место, в которое проставляется код, должно быть защищено от повреждений и истирания. Однако оно должно обеспечивать легкий доступ для проведения инвентаризации.

Если же предмет слишком маленький и разместить на нем обозначение невозможно, допускается обойтись регистрацией в журнале учета. Однако в этом случае рекомендуется подробно описать характеристики и местоположение данного объекта.

Законодательная база

Требования к присвоению и указания по назначению инвентарных кодов определены в приказах Министерства финансов РФ № 91н от 13.10.2003 (п. 11) и № 174н от 16.12.2010 (разд. 1). Однако четкой законодательной базы, определяющей конкретную последовательность присвоения регистрационных номеров, не существует.

Поэтому, руководствуясь указанными нормативными актами, каждая компания самостоятельно определяет структуру номеров и правила их присвоения. Разработанный порядок должен быть зафиксирован во внутренних документах организации, в первую очередь – в ее учетной политике.

Состав инвентарных номеров

Структура регистрационных кодов имущественных объектов определяется политикой организации. Она зависит от следующих факторов:

• размера компании;
• количества ее подразделений;
• ресурсов, обеспечивающих бухгалтерский учет.

Так, в небольшой компании с простой организационной структурой и небольшим количеством учитываемых ОС может применяться простая нумерация типа: 01, 02, 03 и т.д. Если же предприятие имеет множество подразделений, а объекты учета располагаются на разных счетах бухучета, удобнее указывать эту информацию в инвентарном номере, например:

• 01 – счет учета ОС;
• 05 – шифр подразделения, где располагается ОС;
• 03 – порядковый номер объекта в подразделении.

Используя такую систему шифрования, полный код ОС получился следующим: 010503.

Кроме того, для системы кодирования могут применяться буквенные обозначения. По ним удобно идентифицировать местонахождение объекта. Например, «БУХ» ‒ бухгалтерия, «СКЛ» ‒ склад и т.д.

Внимание! Разрабатывая состав инвентарных шифров, следует предусмотреть возможность перемещения объектов между различными отделами организации. Код должен обеспечивать точную информацию и быть удобным для сверки с бухучетом.

Наиболее частые ошибки при присвоении кодов

Наличие ошибок в порядке присвоения инвентарных номеров или неточностей, допущенных сотрудниками, могут внести хаос во всю систему учета ОС и стать причиной неприятностей во время внешних проверок. Особенно это актуально для государственных предприятий.

Самыми распространенными ошибками являются:

1. Несоответствие имеющейся учетной политике: неправильная длина шифра, добавление нерегламентированных буквенных обозначений и т.д.
2. Нанесение уникального кода ненадежным способом, не обеспечивающим долговечность: стирающимся маркером, отлипающим стикером и т.д.
3. Отсутствие номера на объекте, на котором его можно расположить, по причине «невозможности его простановки». Если ОС слишком маленькое, разрешается не проставлять на нем регистрационный код. Однако, если в случае проверки комиссия обнаружит, что нанести его было возможно, у компании могут возникнуть проблемы.
4. Простановка шифра без такой необходимости. Чаще всего это касается объектов стоимостью до 3 тыс. руб.

Особенности учета ОС с 2022 года

С 2022 г. все компании должны будут перейти на новые стандарты бухучета ФСБУ 6/2020 «Основные средства». Об этом говорится в приказе Министерства Финансов РФ № 204н от 17.09.2020. С указанной даты он отменяет действие ПБУ 6/01.

Отметим, что новые стандарты не изменяют существующие принципы учета ОС и формирования инвентарных номеров. Весь порядок их присвоения остается прежним.

Вывод

Инвентарные номера являются обязательными признаками объектов бухучета стоимостью более 3 тыс. руб. Структура используемых в организации уникальных кодов регламентируется каждой компанией самостоятельно. Но при этом она должна быть регламентирована внутренними нормативными актами и отвечать требованиям законодательства. Главными условиями являются неповторимость и последовательность.