Порядок начисления и выплаты заработной платы и вознаграждений желательно оформить отдельным положением. Документ подтвердит правомочность уменьшения налогооблагаемой базы и защитит как работодателя, так и персонал в случае спорных ситуаций. Составляют в произвольной форме, но обязательно отражают ставки, сроки выплат, порядок проведения индексации.
Положение об оплате труда работников (ПоОТ) – внутренний акт организации, определяющий порядок расчёта заработка персонала. Единожды разработанный документ позволит избежать споров с сотрудниками, контролирующими органами, а также уменьшить налог на прибыль или УСН.
7 фактов о главном
Суть ПоОТ – отразить механизм начисления денег, порядок их выдачи персоналу. Содержание пишется максимально простым языком, чтобы его понял не только налоговик или трудовой инспектор, но и молодой кадр, впервые устраивающийся после обучения:
- Документ докажет, что уменьшение налоговой базы на суммы затрат по труду правомерно.
- Составляют в произвольной форме на основе законодательства.
- Система расчётов должна быть прозрачной, чтобы в дальнейшем не возникало претензий от работников, неправильно истолковавших механизм.
- Текст разрабатывают кадровики, но обязательно согласуют с главным бухгалтером и профсоюзом.
- Предприятие издаёт приказ об утверждении ПоОТ.
- При трудоустройстве кадровик знакомит новых работников с положением под роспись.
- Документ издают единожды, но при необходимости вносят изменения.
Зачем составлять
Согласно статье 255 НК РФ, организация может в расходы включать компенсации, премии, поощрительные выплаты и иные затраты на содержание сотрудников, установленные внутренними актами. С помощью положения директор легко докажет налоговикам, что добавил в расходы затраты на персонал. И, наоборот, если такого акта не окажется, то ИФНС признает включённые суммы неправомерными.
Положение даёт преимущество и работникам. Они могут заранее ознакомиться с механизмом расчётов, просчитать свой доход. Документ гарантирует, что деньги выплатят – если не в добровольном порядке, то по решению суда.
Фото: freepik.com/katemangostar
Внутренний акт описывает систему начисления окладов, надбавок, премий, компенсаций, удержаний для нарушителей должностного регламента. Устраиваясь на работу, сотрудник знакомится с текстом под роспись. Одним словом – документ страхует не только персонал, но и руководителя. Если первый привлечёт контролирующие органы, то директор покажет утверждённый документ об оплате труда и премировании, который подписал работник.
На заметку! Законодатель не заставляет составлять такой документ, поэтому не существует правил оформления и наказаний за его отсутствие. Однако условия начисления должны фиксироваться документально. Поэтому их детально отражают в трудовом или коллективном договоре. Если работодатель прописывает алгоритм начисления там, то отдельное положение можно не составлять.
Как оформить ПоОТ
Механизм расчёта зарплаты должен основываться на трудовом законодательстве, Конституции РФ.
Если директор составил положение, в котором установил выгодные для себя правила расчётов, а работник по незнанию его подписал, то документ признают недействительным в суде из-за противоречий закону. Надеяться на персонал глупо. Слесарь не обязан разбираться в юридических терминах. Работодатель должен донести систему максимально просто, чтобы тот знал, на что рассчитывать в конце месяца.
Основы утверждения зарплаты содержатся в статье 135 ТК РФ. Однако их недостаточно, чтобы досконально описать условия трудовых отношений, привести порядок ежемесячных расчётов и выплат персоналу. Поэтому для разработки текста юристы дополнительно пользуются:
- законом № 82-ФЗ от 19.06.2000 «О минимальном размере труда»;
- документами по поощрению работников, утверждёнными вышестоящими органами;
- едиными справочниками профессий.
На каждом предприятии положение выглядит по-своему. Кто-то оформляет его отдельным документом, а остальные условия (индексацию, премирование, суммирование времени) прописывают в других актах. Некоторые организации учреждают только коллективный договор, где оговаривают все нюансы по вознаграждению сотрудников.
Скрин ПоОТ
Составление текста
Руководство индивидуально разрабатывает положение исходя из финансовых возможностей фирмы, специфики деятельности и штатных работников.
Стандартный акт состоит из нескольких разделов:
- Общие положения.
- Оплата труда.
- Доплаты.
- Индексация.
- Ответственность.
- Заключительные положения.
Первый из них – общая часть. Здесь расшифровывают термины, приводят ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми составлен текст. Определяют, на кого распространяется положение.
Вторым пунктом дают сведения о системе оплаты труда (повременная, сдельная и т.д.). Поясняют, на какие должности применяется та или иная форма. Устанавливают оклады, способы (наличными или на карту), сроки перечисления денег – конкретные даты выдачи аванса и зарплаты за месяц.
Фото: freepik.com
Премии, доплаты, надбавки, компенсации, материальную помощь – устанавливают объём дополнительных поощрений, порядок расчёта, условия их получения, например, за сверхурочную работу, выход в праздники, выполнение плана, повышение квалификации, на свадьбу, рождение ребёнка и т.д.
«В положении об ОТ допускается отражение размеров, условий и порядка осуществления выплат, производимых за счет средств чистой прибыли организации — прибыли по итогам года (отчетного квартала), материальной помощи… Включение в ПоОТ выплаты дивидендов, целесообразно в тех случаях, когда работники организации являются одновременно и ее акционерами или участниками»
Владимир Захарьин, к. э. н.
Источник: газета «ЭЖ-Бухгалтер», выпуск № 50
Раздел на случай индексации устанавливает порядок повышения окладов с учётом роста потребительской стоимости товаров и услуг. Организации часто упускают эту часть, хотя она важна. Цены меняются, а работодатель должен устанавливать зарплаты соответственно индексу по стране или региону, величине инфляции, росту прожиточного минимума. Порядок определяет предприятие самостоятельно, однако нужно его включить в положение, чтобы не менять документ каждый год с увеличением МРОТ.
Важным пунктом отражается ответственность работодателя перед персоналом. Так, если организация задержит зарплату, отпускные и иные причитающиеся суммы, то всё равно выплатит их, но уже с процентами. Согласно статье 236 ТК РФ, размер компенсации составит не ниже 1/150 ключевой ставки Центробанка от невыданных сумм за каждый день просрочки, начиная уже с первого дня задержки до даты фактического перечисления включительно.
Пример из жизни. Директор выплатил увольняющемуся работнику только половину причитающейся суммы. Значит, со следующего дня «побегут» проценты на невыданный остаток. Чем раньше руководство переведёт деньги, тем меньше компенсации заплатит.
Работодатель обязан выплачивать суммы не реже, чем каждые 15 дней, т.е. минимум два раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Всем, кто нарушит закон, грозит предупреждение или административный штраф (п. 6 ст. 5.27 КоАП):
- должностным лицам – 10 000–20 000 руб.;
- предпринимателям – 1 000–5 000 руб.;
- предприятиям – 30 000–50 000 руб.
В завершении прописывают заключительные положения, в котором указывают срок действия документа, место хранения, порядок изменения или дополнения содержания, а также иные нюансы на усмотрение организации.
Для наглядности выплаты могут перечисляться в табличном или графическом виде. Это необязательно, но удобно для восприятия.
| Наименование | Процентная ставка | Примечание |
|---|---|---|
| Работа в ночное время | 30% часовой оплаты | С 23.00 до 7.00 |
| Выполнение плана | 50% от оклада | За производство 30 деталей сверх нормы |
Таким же способом можно оформить компенсации, материальную помощь и другие надбавки. Например, за стаж работы: 3 года – 10% от оклада, 5 лет – 20% и т.д. Вознаграждение определяет работодатель, опираясь на свои финансовые возможности.
Кто утверждает положение
За подобного рода документацию отвечает отдел кадров. Обычно они и разрабатывают макет. В процессе учитывают мнение главбуха и председателя профсоюза, если последний есть на предприятии. Только после согласования с ними руководитель визирует текст, и издаётся приказ об утверждении положения.
С готовым актом нужно знакомить работников (ст. 68 ТК РФ). После прочтения они будут ставить подписи. Для этого заводится ознакомительный лист, который можно оформить приложением в конце ПоОТ.
Срок действия положения устанавливает работодатель. При необходимости содержание пересматривают – дополняют или сокращают штат должностей, меняют ставки, условия.
| Наименование | Бланк | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Положение об оплате труда | ||
| Приказ | ||
| Лист ознакомления персонала |
Распространённой ошибкой при составлении документа стало отсутствие информации о конкретных датах выплаты авансов и зарплаты, индексации окладов, а также штрафных санкциях за нарушение трудовой дисциплины или ненадлежащее выполнение обязанностей. Работнику можно сделать не только замечание или выговор, но и уволить его. Однако нельзя отступать от требований трудового кодекса – лишать зарплаты. Важно прописать такую информацию в положении, чтобы сотрудник понял свою ответственность на стадии приёма на работу.
