Переход на удаленку по закону: как оформить все по документам

Перевод сотрудников на удаленную работу – вынужденное обстоятельство в условиях карантина. Но делать этого без надлежащего оформления документов, предварительного уведомления и получения согласия работников нельзя. Процесс перехода на дистанционку так же, как и прием, увольнение, регламентирован Трудовым кодексом и практически не отличается от оформления трудовых отношений с офисным персоналом. Обмен бумагами допускается почтой или через интернет. Удаленные специалисты сохраняют все права и льготы, а также получают возможность получения компенсаций за использование собственной техники.

Новые условия требуют нестандартных решений. Одним из таких во время пандемии коронавируса является перевод бизнеса на удаленку. О нем много говорят, но мало кто предлагает реальные механизмы. Вот и приходится бизнесменам их самим изобретать. Давайте же рассмотрим, что такое удаленная работа, какие преимущества и недостатки в себе таит, как грамотно, с юридической точки зрения, ее оформить, с какими подводными камнями можно столкнуться.

Понятие и нормативное регулирование

По сути, удаленная (дистанционная, если говорить юридическим языком) работа представляет собой выполнение подчиненными их обязанностей вне рабочего места, обеспечиваемого им работодателем (дома, в кафе, на даче и так далее). Для связи с начальством используется интернет на всех доступных средствах – ПК, ноутбуках, смартфонах.

До карантина, объявленного в связи с катастрофическим распространением коронавируса, таким образом трудились операторы сall-центров, такси, гастрономических заведений, оформляющие доставку, копирайтеры, маркетологи, программисты и так далее.

Рабочие отношения с ними оформлялись, исходя из положений ТК РФ, а именно главы 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Прежде чем принимать их в штат, с ними на постоянной или срочной основе заключался соответствующий трудовой договор.

Сейчас же, когда многие офисы закрыты, на дистанционку по максимуму переводят всех, даже представителей реального сектора экономики. И чтобы это сделать грамотно, нужно руководствоваться нормами указанного правового акта и внести кое-какие изменения во внутреннюю документацию.

Что касается преимуществ, то дистанционная форма позволяет нанимать талантливых специалистов из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и прочие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город, ездить в переполненном транспорте, тратиться на костюмы и перекусы.

Удаленная и надомная работа – в чем разница

О надомниках из экранов телевизоров сейчас не слышно ничего. А вот о дистанционной (в простонародье – удаленной) работе говорят многие эксперты. В чем же разница? Первая выполняется именно дома (ст. 310 ТК РФ), а вторая − вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ). Как видим, оба понятия официально закреплены законодательством, и путать их не стоит.

Чтобы сориентироваться в ситуации, нужно рассмотреть отличия:

1. При надомной работе задачи выполняются дома посредством выданных работодателем инструментов и материалов, к процессу могут привлекаться домочадцы. В основном предполагается физический труд (резьба, плетение, текстовый набор и так далее).

   Договор при этом подписывается нанятым лицом лично, а расторгается только в его присутствии. Обязательно внесение записи в трудовую книжку.

2. Дистанционная (удаленная) работа не предполагает жесткого контроля со стороны работодателя, осуществляется вне его территории посредством собственного технического обеспечения, но не обязательно дома, не может быть делегирована.

   Трудоустройство возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК). Внесение сведений в трудовую согласовывается, но не обязательно, равно как и личное присутствие при расторжении отношений.

Выделяют и другие особенности дистанционной работы:

• такому сотруднику положены все отпуска, на которые может он может рассчитывать, сидя в офисе (по беременности и родам, уход за ребенком, за свой счет, ежегодный оплачиваемый);
• если иное не отмечено в договоре, лицо вправе самостоятельно определять режим своей работы и отдыха (ст. 312.4 ТК РФ);
• больничные оплачивают на общих основаниях, при личном или почтовом предъявлении листка нетрудоспособности;
• спецоценка рабочих мест отсутствует (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013);
• по усмотрению работодателя за использование собственных технических средств может полагаться компенсация (прописывается в договоре).

Документальное оформление приема на работу

Некоторым субъектам хозяйствования не повезло начать деятельность в карантинное время. Если было принято решение не закрываться, а продолжать функционировать, им потребуется штат сотрудников и знания, как правильно их трудоустроить.

Скажем сразу, что прием дистанционного персонала от начала трудовых отношений с офисными работниками отличается мало. Первые просто могут предоставить документы не лично, а по почте или через интернет. В последнем случае должна иметься усиленная квалифицированная электронная подпись. Если же лицо отправляет бумаги почтой, предварительно он должен заверить их у нотариуса.

При этом перечень документов закрытый и регламентируется ст. 65 ТК РФ. Он включает:

• паспорт;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• документы об образовании и квалификации (диплом, свидетельство, аттестат);
• справку о наличии (отсутствии) судимости (если этого требует профессия).

Что касается трудовой книжки, ее можно не предоставлять, особенно сейчас, когда правительством принято решение о переходе на электронный вариант. Впрочем, о своем выборе сотрудник должен указать в заявлении о приеме на работу, которое также прилагается к пакету бумаг.

Обратите внимание! По желанию обеих сторон трудовых отношений могут предоставляться иные документы.

Рабочие сценарии, ограничения

В условиях карантина прием на удаленную работу новых людей проводится в 4 этапа:

1. Дистанционное заключение трудового договора (ст. 57 ТК). Впрочем, эксперты советуют позже все же получить бумажную версию.
2. Оформление на имя руководителя организации заявления о приеме на работу, содержащего предоставленные сотрудником документы. На этой бумаге руководитель накладывает резолюцию для оформления приказа.
3. Издание приказа о приеме. Работник вправе получить его копию и обязательно должен быть ознакомлен с содержанием.
4. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами (должностной инструкцией, если ее наличие предусмотрено, положением о командировках, аттестации, повышении квалификации, коммерческой тайне и другими). Для этого ему направляют документ с листом ознакомления, который он подписывает электронной подписью и отсылает обратно. Также его можно отправить почтой. В этом случае работник подписывает и высылает в бумажном виде.

Но что же делать со своим коллективом тем компаниям и предприятиям, что функционируют на рынке не первый год и коронавирус застал их врасплох?

По-хорошему, по предприятию или компании издается приказ руководства. Сотрудники должны изъявить желание уйти на удаленку, написав соответствующее заявление.

Затем к их трудовым договорам составляются допсоглашения, фиксирующие все нюансы:

• дистанционный характер выполнения обязанностей;
• место работы. Хотя по закону привязки нет, но в договоре лучше указать адрес сотрудника или иное место, где он будет выполнять свои обязанности. От этого зависит расчет зарплаты, в частности, размер районного коэффициента;
• изменение рабочего времени. Желательно четко указать часы, в которые подчиненный должен трудиться;
• условия обмена данными и варианты контроля со стороны работодателя, использования личной техники и размер компенсации за это (если она предусмотрена).

Важный факт! Законодательство (ст. 74 ТК РФ) также содержит требование, согласно которому наниматель должен не позднее, чем за 2 месяца, уведомить своих подчиненных о переводе на дистанционку с обязательным указанием причин такого решения. Разумеется, в имеющихся условиях, диктуемых коронавирусом, этот пункт опускается.

Работодателю нужно быть готовым к тому, что сотрудник захочет отказаться от перевода на дистанционную работу (хотя в условиях карантина и дальнейшей неопределенности это маловероятно).

В таком случае компания обязана предложить ему другие вакансии, которые соответствуют уровню квалификации и оплате. Если таковых нет, то сотрудник увольняется. Так гласит п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Как уволиться

Хоть решение уйти с работы сейчас трудно назвать релевантным, но оно имеет место быть. Согласно законодательству, инициатива может исходить от обеих сторон трудовых отношений (ст. 80 и 81 ТК РФ).

Так, увольнение дистанционного работника может быть основано на положениях Трудового кодекса или трудового договора (например, отсутствие объема работы, невыход или несвоевременный выход на связь и т.д.).

В каждом случае требуется письменное оповещение второй стороны о прекращении договора. Заявление на увольнение сотрудник может отправить по электронной почте с использованием ЭЦП.