Электронный документооборот экономит время и деньги. До перехода на него нужно оценить, какие потоки обмена бумагами можно перевести в онлайн, проработать маршруты и внести изменения в учетную политику. Для внедрения ЭДО понадобятся электронные подписи для всех участников и согласие контрагентов. Технически можно воспользоваться обычным способом отправки документов, но удобнее работать с решениями операторов ЭДО.

Когда предприниматели в 2021 г. сомневаются, переходить или нет на электронный документооборот (ЭДО), хочется напомнить, что первые попытки автоматизации делопроизводства появились еще в 1980-х гг. А в середине 90-х на крупных предприятиях уже были внедрены индивидуальные системы электронного документооборота (СЭД). Через 35–40 лет, когда процессы отшлифованы, появились удобные функциональные программы передачи и средства защиты данных, рассказывать о преимуществах ЭДО не имеет смысла. Поэтому остановимся на самом алгоритме внедрения с учетом современной специфики ведения бизнеса и законодательства.

Шаг 1. Соберите аналитику

Внедрять ЭДО можно по 3 направлениям.

Отчетность

Здесь «отступать» уже некуда. Декларации по НДС, а также отчеты по НДФЛ, страховым взносам, в ПФР и ФСС при численности от 10 чел., баланс в ИФНС в 2021 г. ‒ все сдают в электронном виде. Малому бизнесу отсрочили до 2022 г. только передачу онлайн-статотчетности.

Работа с контрагентами

На скорость сделок напрямую влияет доставка бумаг. Кроме этого, у крупных компаний издержки на внешний документооборот превышают сотни тысяч рублей, сумма увеличивается в разы за счет расходов, связанных со ошибками, штрафами, бизнес-потерями.

Пример совмещения внутреннего и внешнего документооборота. Скрин с sbis.ru

Пример совмещения внутреннего и внешнего документооборота.
Скрин с sbis.ru

Как действовать:

  1. Проанализируйте, какие документы получаете чаще. Все их можно разделить на:

    - формализированные – оформляют по утвержденному формату ФНС (акты приема-передачи, счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД и пр.). Именно эти документы переводят на ЭДО в первую очередь;

    - неформализированные – составляют в любой удобной форме. Это письма, доп. соглашения, договоры, доверенности и пр.

  2. Составьте перечень всех контрагентов. Выделите тех, с кем работаете чаще всего, для кого важны сроки получения оригиналов. Возможно, часть партнеров уже работает с ЭДО, поэтому имеет смысл рассмотреть, с какими именно провайдерами.
  3. Продумайте алгоритм регистрации, хранения корреспонденции. Отработка отправки, получения, подписания нужна, если не рассматривается отдельно внедрение ЭДО для внутренних согласований.

Полезная ссылка! Перечень форматов, утвержденных ФНС России с файлами для загрузки.

Внутренний документооборот

Проследите все маршруты. Распишите, какие этапы составления, согласований, отправки, регистрации и пр. проходит каждый тип документов. Именно на этом этапе часто выясняется, что бизнес-процессы не оптимизированы. Но даже для сложных маршрутов с последовательными или параллельными согласованиями можно подобрать техническое решение.

Пример маршрута подписания договора. Скрин с sbis.ru

Пример маршрута подписания договора.
Скрин с sbis.ru

Если планируете внедрять ЭДО по всем направлениям и дополнить его аналитикой, лучше рассматривать подключение СЭД.

«Запуск ЭДО позволил только за первые три месяца работы сэкономить более полумиллиона рублей. За год мы отправили два миллиона электронных документов, а количество клиентов, перешедших на ЭДО, превысило 45%. Сегодня актуальность ЭДО ещё выше. Мы продолжали работу даже в режиме самоизоляции, а наши клиенты вовремя получали отчетные документы и могли оплачивать счета дистанционно и без бумаг»

Сергей Поляев, руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК».
Источник: business.ru

Шаг 2. Оформите электронные подписи

Документ принимает статус электронного не просто при наборе или оправке его онлайн, а при наличии на нем специальной подписи. Чтобы не возникало сомнений, что завизировал его определенный человек, придумали электронные подписи. Прочитать документ можно и без ЭП, но именно она подтверждает, что договор, письмо, счет-фактура и пр. подписаны, и гарантирует, что в них после этого не вносили изменений.

Юридическая сила ЭП предусмотрена ФЗ № 63 от 06.04.11 «Об электронной подписи». Законом утверждено, какой вид можно использовать в различных ситуациях.

Таблица 1. Сферы применения ЭП

Направление

Простая

Неквалифицированная

Квалифицированная

Внешние и внутренние документы

Документооборот с физлицами

 

Арбитражный суд

Госуслуги

 

ФНС, ФСС, ПФР

 

 

Электронные торги

 

 

Оформлять ЭП для всех сотрудников не нужно, а только для тех, кто непосредственно визирует документы. Но обязательно учитывать, для каких целей они ее будут использовать:

  1. Простая подойдет для заверения внутренних документов. Фактически в системе ЭДО это логин и пароль для пользователей. Таким способом можно разграничить права доступа к ней.
  2. Неквалифицированную используют для внешнего и внутреннего документооборота. Но при работе с контрагентами нужно оговорить в договоре или доп. соглашением действительность такого визирования.
  3. Квалифицированная обязательно нужна для обмена с контролирующими органами отчетами и пр. Но ее можно применять в любом документообороте без ограничений, так как сертификат придает юридическую силу любому документу. КЭП оформляют только в удостоверяющих аккредитованных центрах.

Полезная ссылка! Перечень аккредитованных УЦ.

Услугу оформления КЭП или НЭП часто предлагают операторы ЭДО, которые прошли аккредитацию, как УЦ. Если планируете работать через провайдера, выгоднее заказать подписи у них, так как стоимость может входить в пакетное предложение, или услуга предоставляться со скидкой.

Шаг 3. Определите, как отправлять документы или зачем нужен оператор

Почему бы не воспользоваться обычной электронной почтой, если документ уже завизирован ЭП. Причин несколько:

  1. Налоговая принимает отчеты только через специальные сервисы.
  2. Счета-фактуры по приказу Минфина № 74н от 10.11.2015 г. отправляют и принимают в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением КЭП только через Операторов электронного документооборота.
  3. Это небезопасно. Почту могут взломать, а документы окажутся в руках мошенников.

При выборе провайдера обращайте внимание на:

базу клиентов – некоторые операторы предлагают бесплатное подключение контрагентов;

  • функциональность – это не обязательно должны быть стандартные пакеты, предусмотрите возможность внедрения дополнительных функций;
  • наличие и качество роуминга – он нужен, если контрагенты подключены к другому оператору. То есть без роуминга с ними работать в ЭДО не получится;
  • ценообразование – не все услуги включают в тариф, поэтому уточните, за что придется платить дополнительно.

Полезная ссылка! Реестр ФНС доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.

Самые популярные провайдеры ЭДО с большими базами клиентов: «Диадок», «Контур», СБИС, «Такском», «Эватор», Synerdocs.

Шаг 4. Выберите способ работы с ЭДО

Для автоматизации работы и быстрого внедрения документооборота подойдут как облачные, так и коробочные решения. С первыми сотрудники смогут работать из любой точки, в том числе удаленно, в командировках. Они интересны и в плане цены, так как оплата идет только за то, чем пользуетесь. Сэкономить можно на покупке мощной техники, оплате труда ИТ-специалистов, поддержке самой системы. Для запуска это самый быстрый и дешевый вариант.

Источник: freepik.com/vaniato

Источник: freepik.com/vaniato

От облачных CRM-систем часто отказываются крупные корпорации из-за внутренних протоколов безопасности. Они выбирают коробочные решения, которые, кроме личного контроля данных, обеспечивают возможность доработки функциональности системы под специфику бизнеса, работы вне сети с внутренними документами.

При подключении к оператору ЭДО, в зависимости от сложности маршрутов, количества документов и участников, необходимости совмещения с внутренними CRM-системами выбирают подключение:

  1. Веб-клиента.

    Самый простой вариант. Вмешательство во внутренние системы компании не предусмотрено. Работа с документами происходит через программу в браузере с архивацией в сервисе ЭДО. Для исполнителей это прокачанная электронная почта с удобным, простым интерфейсом, поэтому переучивать персонал не придется.

    Подходит для маленьких компаний, у которых документооборот небольшой.

  2. С интеграцией с учетной системой.

    Обычно это типовые решения для популярных версий 1С. Пользователь после установки модуля может сразу в своей учетной системе создавать электронные документы.

    Пример отправки документов через Диадок, интегрированной с 1С. Скрин с wiki.diadoc.ru

    Пример отправки документов через Диадок, интегрированной с 1С.
    Скрин с wiki.diadoc.ru

    Не все операторы имеют разработанные интеграционные решения, поэтому для подключения потребуется время. Среди минусов – часто отсутствует сортировка документов по типам, не во всех системах можно создавать черновики.

    Подходит для средних компаний, у которых небольшой документооборот. Функциональности такого варианта недостаточно для крупного бизнеса.

  3. С интеграцией с внутренней СЭД.

    Самый гибкий способ, предусматривающий внедрение ЭДО в уже существующую систему. Причем можно подключить несколько операторов. Все потоки документов обрабатываются и хранятся в единой базе, что удобно для работы сотрудников. Здесь можно настроить маршруты любой сложности, в том числе по различных направлениям, внедрить функцию распознавания, сортировки, поиска, поточного сканирования документов.

    Подключение чаще всего занимает много времени, особенно если у оператора отсутствуют типовые API-коннекторы для интеграции. Но расширенная функциональность и возможность работать с большим объемом информации перекрывает этот минус.

    Подходит для крупных и средних компаний с большим документооборотом.

«При выборе решения оценивайте не только стоимость внедрения, но и поддержку решения в будущем, а также стоимость доработок, так как внутренняя структура компании может меняться. Соотнесите бюджет проекта с количеством операций, которые вы планируете совершать при помощи системы, так как в некоторых случаях инвестиции могут быть существенными и не соответствовать масштабу бизнеса»

Денис Панин, руководитель отдела закупок компании Estee Lauder.
Источник: business.ru

Шаг 5. Оформите внутренние документы

В локальные нормативные акты, регламентирующие документооборот, внесите корректировки. Разработайте инструкции по ведению ЭДО, хранению документов. Назначьте ответственных лиц.

В учетную политику необходимо добавить фразу: «Первичные учетные документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронной подписью». Это можно сделать не сразу, а при ежегодном обновлении учетной политики.

Таблица 1. Полезные документы для скачивания

Скачать

Примечание

Журнал учета поступающих и выбывающих документов.

Нужен для регистрации корреспонденции

Инструкцию работы с корпоративной почтой.

Пример требований к простой ЭЦ

Письмо-приглашение контрагентам.

Уведомление о переходе на ЭДО

Соглашение с контрагентами об обмене электронными документами.

 

Шаг 6. Подключите контрагентов

Даже если ваша компания перешла на ЭДО, не факт, что партнеры захотят что-то менять. В любом случае, отправляйте контрагенту письмо-приглашение зарегистрироваться у оператора. Возможно, именно оно станет решающим.

У некоторых операторов ЭДО разработаны шаблоны для информирования. Например, «Диадок» подсчитал, что при правильно разработанной стратегии каждая 3 компания соглашается принимать электронные документы.

Если контрагент уже подключен, дальнейшие действия будут зависеть от того, к какому оператору:

  • общему с вами – отправьте запрос о настройке взаимосвязи;
  • другому – настройте роуминг-соединение между провайдерами.

Шаг 7. Обучите сотрудников

Однозначно можно в приказном порядке заставить персонал пользоваться ЭДО. Но лучше донести до сотрудников ценность новшества. Упор лучше делать не на сокращении издержек для фирмы, а на том, что будет меньше рутины, ошибок, к минимуму сводится вероятность потерь документов.

Ознакомить с техническими особенностями можно по-разному: разослать инструкции, провести вебинар, пригласить представителя оператора, который расскажет об основных моментах. Сотрудников, которые больше всего работают с юридически важными, бухгалтерскими документами, лучше отправить на курсы.

«Технологически запустить электронный документооборот не так уж и сложно – для этого есть все необходимые технические средства. Основная и самая длительная часть работы заключается в методологической подготовке: проработке и дополнении текущих регламентов и юридических документов, обучении персонала, описании новых правил работы»

Александр Гладкий, менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia. Источник: business.ru

На завершающем этапе настраивают оборудование, тестируют систему.

Подводные камни

После перехода на ЭДО можно столкнуться с некоторыми трудностями:

  1. Если не все контрагенты согласятся обмениваться электронными документами, придется работать с двумя потоками. При чем для бумажной и электронной документации нужно будет разработать систему учета.
  2. Если в штате больше сотрудников «старой закалки», переход на новый формат работы может быть затруднительным.
  3. Компаниям, в которых большинство бизнес-процессов зациклены на одном человеке, не отработаны маршруты документооборота, в принципе, сложно внедрить новый формат.

Эксперты говорят, что компаниям с численностью до 10 человек нет смысла переходить на «цифру». Но никто не запрещает им начать с самых простых программ.

Выводы

Польза от внедрения ЭДО очевидна. Уменьшаются затраты на распечатку документов, их доставку, хранение. Исчезают горы бумаги, среди которых часто теряются важные справки и пр. Обмен и согласование с контрагентами ускоряются в разы: с нескольких дней до 1-3 часов.

С другой стороны, для перехода нужно провести объемную аналитическую работу, иногда доработать, перестроить бизнес-процессы. Внедрение ЭДО требует определенных расходов, интеграция в систему – времени. Сложно менять привычки людей, поэтому «сопротивляться» будут как сотрудники, так и контрагенты.

Со временем все больше компаний будут внедрять ЭДО, так как это один из лучших способов оптимизации бизнеса. Такой шаг повышает лояльность контрагентов, существенно уменьшает влияние человеческого фактора. Даже если в вашей компании сейчас минимальный документооборот, не откладывайте подключение ЭДО. Возможно, завтра появится крупный партнер, который потребует обмена документами только в электронной форме.