Перевести сотрудников на удаленку несложно, но без учета организационных моментов добиться эффективной работы не получится. Директор IT-компании советует обратить внимание на технические моменты: наличие рабочих станций, качественного интернета, удаленного доступа и программного обеспечения. Немаловажной является и психологическая сторона вопроса – систематизируйте всю необходимую для работы информацию, установите время для связи и обязательно общайтесь с подчиненными.
Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», окончил факультет электронной техники МГУ им. Н.П. Огарёва, защитил кандидатскую диссертацию по теме учета рабочего времени в Пензенском технологическом университете.
COVID-19 внес резкие изменения в размеренную офисную жизнь. Мы стали забывать, как выглядят коллеги, все планерки и деловые встречи перешли в онлайн. Для многих home-office – что-то новое и очень сложное. По своему опыту скажу, что ничего страшного ни в организации процесса, ни в самой удаленке нет.
Технические вопросы
Постарайтесь уже на начальном этапе решить организационные моменты. Для эффективной работы потребуется:
- Рабочие станции.
Уточните, у всех ли сотрудников существует возможность работы из дома на своем компьютере. Несмотря на то, что они есть почти у всех, нередка ситуация, когда техника в ремонте или просто «не тянет» специфическое программное обеспечение.
В таком случае будьте готовы выдать корпоративный ноутбук или помочь перевезти стационарный компьютер.
Обязательно оформить акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в организации нет утвержденного и согласованного образца, вариант легко найти в интернете. В документе прописывают и все периферийное оборудование: клавиатура, мышь.
Кроме того, сюда входят дополнительные технические средства, например, гарнитуры. Если нет возможности раздать корпоративные, то можно составить список рекомендованных моделей и потом возместить персоналу затраченные на покупку средства.
- Интернет-соединение.
Чтобы не падала продуктивность, наличие хорошего интернета обязательно.
Пропишите во внутренних документах, что в работе необходимо использовать только домашнюю линию (в т.ч. Wi-Fi). Обратите на этот пункт особое внимание, поскольку это касается не только удобства и быстроты работы, но и информационной безопасности.
Актуально! Как защитить свой бизнес от киберпреступности.
- Удаленный доступ.
ИТ-служба или системный администратор должны позаботиться о возможности дистанционного доступа к рабочим машинам сотрудников и настройке VPN. Не все смогут самостоятельно установить необходимое программное обеспечение или разрешить техническую неполадку – это поможет в кратчайшие сроки уладить проблему.
Если сотрудник будет использовать корпоративный компьютер, имеет программу удаленного доступа и может сам установить такое ПО – все просто. Если нет, необходимо продумать этот вопрос. Как вариант, составить подробную инструкцию, включающую скриншоты и разъяснения о нажатии той или иной кнопки.
- Минимальный набор ПО.
Удаленная работа невозможна без необходимого софта.
Здесь главными помощниками выступают:
- сервисы видеоконференций – Skype/Google Hangouts/Zoom. Найдите оптимальный для себя, где можно записывать видеосессию и подключать демонстрацию экрана;
- корпоративный чат – Slack/Telegram/RocketChat;
- работа с документами – только облако. Google-сервисы – самый универсальный вариант. При удаленных созвонах можно расшарить контент и работать в нем совместно;
- доступ к корпоративным календарям – при планировании созвонов фиксировать их в общим рассписании. Это поможет не забыть о совещаниях и успеть подготовиться к важным видеоконференциям;
- инструменты управления проектами/задачами– (Jira/Trello/Wire/Wrike ‒ вариантов много;
- мониторинг загруженности – CrocoTime/Toggl и др. Особенно такое ПО пригодится, если введена почасовая оплата. Кроме того, анализируя статистику, сотрудники могут более грамотно планировать свою работу в условиях, когда размываются границы между личным и деловым временем.Это минимальный общий набор сервисов и программ, однако очевидно, что в каждом конкретном случае список будет отличаться: дизайнерам необходимы графические редакторы типа Figma или классического Adobe Photoshop, отделу продаж – CRM-системы, а бухгалтерии – 1С.
Психологические аспекты
Необходимо понимать, что удаленка – это стресс, особенно в случае, если для компании это вынужденная мера, и персонал не привык к такому формату работы.
Поэтому постарайтесь максимально облегчить жизнь сотрудникам:
- Создайте внутреннее пространство, где будет собрана и систематизирована вся информация по вопросам удаленной работы:
- организационная структура;
- FAQ;
- свод правил.Это сильно сэкономит время при поиске ответа на тот или иной вопрос.
- Не разводите полемику.
Если вы потеряли нить разговора в чате, то лучше сразу же перенести общение в видеоконференцию. Это значительно сэкономит время и позволит обсуждать вопросы линейно.
- Заведите привычку протоколировать или записывать все коллы.
Если у вас в компании так еще не принято, можно смело начать. Это позволит не потерять договоренности после совещаний и структурировать их. Протоколы можно добавлять либо в базу знаний по тому или иному проекту, или сразу в чат с указанием дедлайнов и исполнителей.
- Общие часы.
Если у вас в компании принят гибкий график, то стоит заранее прописать период работы, когда все сотрудники будут на связи и доступны для созвона. Должно быть не меньше 5–6 часов «общего» времени. Это позволит упростить планирование и коммуникации.
Читайте подробно, как управлять фрилансерами на удаленке.
- Общайтесь с сотрудниками.
У людей на home-office может возникнуть чувство информационного вакуума, поэтому будет правильно контактировать с персоналом. Держите всех в курсе событий, происходящих в компании, поддерживайте неформальное общение и внутренние активности. Если штат большой, то поручите это руководителям отделов и департаментов. Это поможет, во-первых, сотрудникам ощутить, что они по-прежнему в коллективе, во-вторых, предотвратит риск развития эмоционального выгорания.
Именно люди – основная ценность компании. И только правильная организация их работы позволит оставаться эффективными в любых условиях.
