Особенности исполнение кассовой дисциплины для ООО и ИП

Выясняем, что такое кассовая дисциплина, кто может брать наличные из кассы, на что их можно тратить, какими документами нужно оформлять,пример расчета лимита.Рассмотрим отличия для ИП и ООО в 2015 году, порядок проверки ИФНС и штрафные санкции за нарушения.

Немало вопросов возникает по поводу того, как должна быть организована кассовая дисциплина у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в 2015 году, ведь последние Указания Центробанка предусматривают разные требования к организациям и индивидуальным предпринимателям. Как таковой, этот термин в нормативных документах, отсутствует. Под ним понимается исполнение двух документов, которые регулируют порядок:

• осуществления наличных расчетов в рублях и валюте (№ 3073-У от 07.10.2013);
• проведения и оформления кассовых операций (№ 3210-У от 14.03.2014).

Они охватывают все, что касается оборота наличности, и обязательны для исполнения на территории РФ. Ограничения по расчетам одинаковы для всех, а порядок ведения кассовых операций имеет отличия, которые рассмотрим ниже.Большинство юристов оценили изменения как положительные.

Расчеты наличными

Оборот наличных денег контролируется с помощью ограничения:

• направлений расходования;
• суммы расчетов по сделкам.

Выручку, поступившую в кассу, без предварительной сдачи в банк, разрешается тратить на следующие нужды:

1. выплату зарплаты и пособий;
2. оплату услуг, работ, товаров (исключая ценные бумаги);
3. выдачу подотчетным лицам;
4. совершение операций платежного агента;
5. возврат денег за не оказанные услуги, не поставленный товар (только оплаченных ранее наличными).

Индивидуальный предприниматель может оставить кассовую выручку себе – на потребительские, личные нужды,не связанные с предпринимательской деятельностью. При этом сумма ничем не ограничивается. В других случаях, предприниматель, не желающий выводить деньги из кассы, обязан положить их на счет, а затем снять на конкретные цели.

Рассчитаться за аренду недвижимости, по операциям, связанным с азартными играми, с ценными бумагами, займами, кредитами можно только деньгами, снятыми со счета. Это относится ко всем видам перечисленных сделок, независимо от того, кто является контрагентом: ООО, ИП, физические лица. Следовательно, открыть счет индивидуальному предпринимателю все равно придется. Ограничение на расчеты наличными установлено в размере 100 000 рублей по одному договору (сделке).Это не касается расчетов с физическими лицами.

Кассовые операции

"Касса"— это весь объем наличных денег, имеющихся на предприятии или в организации, в том числе полученных с применением контрольно-кассовой техники, включая операции по их приему, пересчету, выдаче. Соответственно, все они должны быть документально оформлены.

Правила проведения

1. Приказом руководителя устанавливается ежедневный максимальный остаток наличных в кассе предприятия (лимит денежного остатка).
2. Свободные денежные средства (сверх установленного лимита) должны быть переданы в банк, для помещения на открытый лицевой счет.
3. Разрешается хранение суммы денег, превышающей размер лимита: в рабочие выходные, дни выплаты зарплаты (стипендии).
4. Средства на выплату зарплаты составляют сумму в соответствии с расчетно-платежной (РПВ) или платежной (ПВ) ведомостью. Продолжительность их хранения — не свыше 5-ти дней.
5. Выдача денег подотчетному лицу на производственные расходы производится по письменному заявлению, заверенному руководителем, и только при отсутствии задолженности по ранее полученным суммам.
6. Проводить кассовые операции может только работник, на которого возложены эти функции должностной инструкцией (кассир или бухгалтер) и руководитель.Используемая контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в ИФНС.
7. Все операции оформляются кассовыми документами: приходными (ПКО) и расходными (РКО) ордерами, фиксируются в кассовой книге (КК).
8. Заполнять документы имеют право: главный бухгалтер, кассир или бухгалтер, в том числе работающий по договору подряда. Руководитель — при отсутствии перечисленных работников.
9. Документы могут создаваться и храниться в электронном виде (подписываются ЭЦП) или бумажном носителе. Исправления после подписания допускаются только на бумажных документах, за исключением ПКО и РКО.

Для индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса – предусмотрены исключения, которые отражены в таблице 1.

На практике, это означает, что в кассе СМП или ИП может храниться какое угодно количество денег. Поскольку не нужно устанавливать лимит, то нет и необходимости сдавать их в банк.

Ответ: да. При условии, что предприятие относится к СМП, а ранее действующий лимит отменен приказом.

Кассовые документы

В действующем законе "О бухгалтерском учете" (№ 402-ФЗ) отсутствует требование использовать для первичного учета только унифицированные бланки. Означает ли это, что кассовая дисциплина в 2015 году допускает использование собственных форм? Нет, это грубое нарушение.

Таким образом, вся документация оформляется, как и раньше в соответствии с постановлением от 18 августа 1998 г. N 88.

Приказ и учетная политика

Из Указания следует, что организация (индивидуальный предприниматель) самостоятельно, своим распорядительным документом устанавливает:

• место хранения наличных средств (касса);
• ежедневный лимит остатка после передачи в банк;
• лиц, ответственных за прием и выдачу денег;
• лиц, отвечающих за оформление кассовых документов;
• меры по сохранности средств во время приема, передачи, транспортировки.

Если организация ведет бухгалтерский учет, то можно отразить все это в учетной политике. В других случаях — это должностные инструкции и приказ по кассовой дисциплине,примерный образец можно скачать по ссылке.

Лимит может быть установлен на любой срок квартал, год - тогда документы придется периодически менять.Поэтому практичнее сделать по нему отдельный документ. Если срок не указан —распоряжение действительно до его замены (отмены). Если приказа — значит, остаток равен нулю. Ниже приведем формулы расчета и приказ об установлении лимита по кассе.

Примеры расчета

Расчет лимитного остатка сделать несложно, формулы простые, они приводятся в приложении к Указанию ЦБР. Предлагается два варианта:

• из объема поступающей денежной выручки (рис.1);
• из объема произведенной выдачи денег (рис.2).

Что в них важно?

• Период для расчета берется реальный, по выбору (92 дня - это квартал) за прошлое время, за любой год. Количество рабочих дней должно соответствовать графику работы.
• Сумма выручки берется чистая, выдачи на хозяйственные нужды – без учета зарплаты, пособий.
• Количество дней между сдачей (получением) наличных не менее 7.

Пример.

ООО «Сантехник», занимающееся продажей мелких бытовых товаров, имеет 6-ти дневный график работы, воскресенье – выходной. Деньги сдаются еженедельно, в пятницу. Устанавливая лимит денежного остатка на 3 квартал 2015 года, за основу был принят аналогичный период 2013 года. Выручка составляла 360 000 рублей, количество рабочих дней в планируемом квартале – 72.

Лимит = (360 000 / 72) × 6 = 30 000 рублей.

При этом неважно, как часто сдавались деньги раньше. Это максимальная величина, которая может находиться в кассе при средней ежедневной выручке 5 000 рублей.

Вторая формула аналогична первой. Но если раньше она была предназначена только для организаций, не имеющих выручки, то сейчас ею могут пользоваться все.

Если по договору период сдачи денег в банк – 6 дней, это не значит, что вы не можете делать это чаще или реже. Главное, чтобы количество наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышало лимит. Если вы ошиблись с расчетом, или поменялась ситуация, нужно просто определить новую величину и закрепить ее приказом.

Проверки ИФНС

Что понимается под проверкой кассовой дисциплины?  Налоговые органы по закону обязаны контролировать правильность учета выручки и соблюдение требований при использовании ККТ. Поэтому они вправе проверять все документы, связанные с наличностью, кассовыми операциями и налагать штрафы за нарушение правил. Минфином были утверждены два специальных Регламента для проверки:

• учета выручки (Приказ Минфина № 133 н от 17.10.2011)
• использования ККТ (Приказ Минфина № 132 нн от 17.10.2011)

Они оформляются отдельными актами, даже если совпадают по времени.Что нужно знать о порядке их проведения?

• Периодичность — не установлена законом. Могут проводиться в любое время, не ограничен и проверяемый период.
• Основания — решение руководителя ИФНС. Проверка может быть проведена в отсутствие ИП, директора предприятия.
• Порядок— документы (заверенные руководством копии) могут быть затребованы в инспекцию, так как они не относятся к выездным.
• Срок проведения–для проверки ККТ установлен максимальный срок в 5, а полноты учета выручки – 20 дней.

Список проверяемых документов приведен в Регламентах.Подробнее этот вопрос рассматривался на вебинаре консалтинговой фирмы "Нормы права"в марте этого года.

Задумываясь о том, что лучше открыть ООО или ИП, стоит вспомнить, что у индивидуального предпринимателя, не ведущего бухгалтерский учет и не использующего ККМ — проверять практически нечего. Разве что, сумму и форму оплаты по отдельным видам сделок, чего не скажешь об организациях. По результатам проверки составляется акт, если выявлены нарушения кассовой дисциплины— составляется протокол о привлечении к административной ответственности, налагается штраф.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Прежде всего, нужно заметить, что все, что связано с КоАП – трудно, практически невозможно, оспорить. Даже, если не соблюдался Регламент, инспекторы вели себя некорректно, документы составлены с ошибками, но факт нарушения доказан и виновное лицо выявлено – суд признает наказание правомерным. Размеры штрафов по действующему законодательству сведены в таблицу 2.

Дополнение

Остались вопросы по особенностям заполнения кассовой книги для ИП или ООО, или вам требуется развернутая консультация эксперта? Рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом "Правовед" для получения развернутых ответов на ваши вопросов с учетом имеющихся нюансов.