Большинство предпринимателей должны работать с онлайн-кассой. Список разрешенной техники представлен в реестре Федеральной Налоговой Службы. Самые простые и дешевые аппараты – автономные, более функциональные – смарт-терминалы. Для магазинов с широким ассортиментом подойдет POS-система.

Практически все индивидуальные предприниматели с 1 июля 2019 года обязаны работать с контрольно-кассовой техникой (ККТ). В реестре ФНС более 170 сертифицированных моделей. Ориентируясь на этот список и учитывая особенности бизнеса, можно правильно выбрать онлайн-кассу для ИП. В некоторых случаях выгоднее арендовать терминал.

Торгуешь мимо кассы? Штраф!

Уже прошло три с лишним месяца с третьей волны подключений онлайн-касс по закону 54-ФЗ. Она «накрыла» торговые точки и большинство индивидуальных предпринимателей на «вмененке» или патенте. Единственная категория, получившая отсрочку до 2021 года, – это ИП без наемных сотрудников, продающие товары собственного производства или оказывающие услуги самостоятельно. Послабления дали водителям, если они перевозят пассажиров на своей машине.

Полезная информация: Особенности исполнения кассовой дисциплины для ООО и ИП

За неиспользование кассы – именно за продажи мимо нее, а не за ее отсутствие – индивидуальных предпринимателей будут штрафовать на 25–50 процентов непробитой выручки (минимум на 10 тысяч рублей). Это на первый раз. При повторном нарушении грозит приостановка деятельности ИП на три месяца.

Виды онлайн-касс: на что обратить внимание

Итак, решено, кассу ставим. Вопрос: какую выбрать? Модель ККТ должна входить в реестр ФНС, поэтому перед покупкой сверьтесь с официальным реестром. В нем сейчас 179 моделей, из которых нужно выбрать оптимальную по техническим параметрам с учетом оборота, числа операций за одну смену, количества позиций товаров или услуг, необходимости глубокого анализа бизнес-процессов.

Модели, соответствующие 54-ФЗ, должны через выделенные каналы связи передавать информацию о товарообороте аккредитованному оператору фискальных данных (ОФД), а тот направляет ее в налоговую инспекцию. За эту функцию отвечает фискальный накопитель. В его памяти хранятся все проведенные транзакции и операции (продажа товара, возврат, открытие, закрытие смены кассира). Благодаря фискальному накопителю стало проще вести отчетность – раньше нужно было заполнять журнал кассира, отдельно представлять его в налоговую. Теперь данные передаются автоматически через интернет.

Производителей ККТ на рынке десятки. Это крупные вендоры, которые работают давно, − «Атол», «Эвотор», «Штрих-М», «СКБ Контур», а также представители ИТ-сектора, телекома, онлайн-банков.

Современные ККТ можно разделить на четыре типа, которые отличаются техническими характеристиками, сферой применения.

Автономная (кнопочная) касса

Это самый простой аппарат. Подходит для маленьких торговых точек, кафе, других видов малого бизнеса, с небольшой номенклатурой товаров, услуг. У некоторых моделей есть веб-интерфейс – это удобнее, чем просто управлять ими с кнопок. Минус – автономная модель не поможет с анализом бизнес-процессов.

Стоимость: от 4 тыс. р.

Смарт-терминал

Подойдет предпринимателям, в планах у которых расширение бизнеса. Смарт-касса – компактная, многофункциональная, с предустановленным клиентским ПО, товароучетной аналитикой. Именно смарт-терминал позволит четко контролировать остатки, складские запасы, видеть статистику продаж, отслеживать эффективность продавцов, внедрять и развивать программы лояльности, акции, бонусы.

Подходит для продуктовых лавок, магазинчиков у дома, салонов красоты, кафе или ремонтных мастерских с объемом до 100 чеков в день, до 2 тыс. позиций товаров/услуг. Можно подключать периферийные устройства – принтер этикеток, чеков.

Стоимость: от 12 тыс. р.

POS-система

У этого программно-аппаратного комплекса тотальный контроль за работой торговой точки или даже сети магазинов. В комплект может входить системный блок, монитор, клавиатура, принтер для чеков. Дополнительно можно установить считыватели магнитных карт, сканеры, весы.

Стоимость: от 18 тыс. р.

Можно назвать еще один тип кассового оборудования – фискальный регистратор. Это тоже вид онлайн-кассы, но он не работает автономно – его надо подключить к компьютеру, ноутбуку, планшету или смартфону с установленным ПО. Фискальные регистраторы подключаются к кассовому программному обеспечению и товароучетной программе. Такой вариант подходит для магазинов с широкой товарной номенклатурой.

Решение под ключ

Онлайн-кассу можно купить и заключить договор с ОФД. Этот путь предполагает существенные для многих ИП одномоментные затраты. Однако их можно компенсировать, получив налоговый вычет за подключение (до 18 тыс. р.).

Дешевле обойдется аренда терминала. Цена зависит от модели и пакета услуг (от 500 до 2 тыс. руб. в месяц). В этом случае вендор или банк делают все под ключ: позаботятся о договоре с ОФД, регистрации терминала в налоговой, техническом обслуживании.

«Если индивидуальный предприниматель планирует развивать бизнес, масштабировать его, я бы рекомендовал не рассматривать простые «автономки», а сразу устанавливать смарт-кассы, функционал которых на порядок выше. Смарт-терминал необязательно покупать – можно взять в аренду у банка под ключ. Это недорого (у ДелоБанка – от 500 рублей в месяц), расходы окупятся с пользой для бизнеса, − рассуждает руководитель проектов ДелоБанка Иван Воробьев. − Смарт-касса позволяет автоматизировать товарооборот, анализировать бизнес, что в итоге приводит к экономии на издержках. По статистике, смарт-касса с аналитикой помогает повысить прибыль точки на 7–10%. В комплекте ДелоКассы есть необходимый набор функций для торговых точек, а также встроенный эквайринг».

Наличные VS карты

Торговый эквайринг – один из самых сильных аргументов за подключение онлайн-касс. Те, кто по старинке принимают платежи только наличными, недальновидны: они упускают более 30% клиентов, привыкших к безналичному расчету. Более того, многие банки продвигают «кешбэк»-программы, выпускают бесконтактные карты, принимают оплату с помощью смартфона – людям выгоднее использовать безналичные платежи, чем носить с собой кошельки с купюрами.

К любой модели можно подключить торговый эквайринг, а если ваш ККТ «морально» устарел, требует апгрейда, то имеет смысл сразу заменить его на смарт-терминал со встроенным эквайрингом. Комиссии банков за эквайринг начинаются от 1,3% от суммы платежа и зависят от региона и сферы бизнеса.

Самые выгодные предложения по эквайрингу в 2019 году предлагают:

  • «Бинбанк» (1,35 – 1,8%);
  • «ДелоБанк» (1,5 – 1,9%);
  • «Модульбанк» (1,5 – 1,9%);
  • Банк «Точка» (1,3 – 2,3%);
  • «Тинькофф Банк» (1,79-2,69%).

В дополнение: Как не переплатить за банкинг: сравниваем тарифы для малого бизнеса

Общий обзор продуктов и решений для малого и микробизнеса демонстрирует, что рынок и потребитель ориентированы на развитие класса смарт-терминалов. Причин несколько:

  1. Доступность устройства и предложение другой, более удобной бизнес-модели, SaaS (облачные сервисы и платформы).
  2. Универсальность этого класса кассовых устройств.
  3. Активное развитие потребительских характеристик смарт-касс.
  4. Специальные предложения игроков рынка, сопутствующие онлайн-сервисы и магазины приложений, то есть более широкая инфраструктура, возможности устройств, которые обеспечивает ПО и партнерские программы.

Так объясняют эксперты CNews Analytics, авторы исследования «Анализ российского рынка онлайн-касс для малого и микробизнеса».