Что проверяет Роструд при своих проверках

Государственные инспекции по труду (ГИТ) стоят на страже прав наемных работников. Они контролируют соблюдение трудового законодательства. Плановый аудит подразумевает комплексное разбирательство, а внеплановый — анализ конкретной ситуации. Если чиновники найдут нарушения, обяжут навести порядок и накажут штрафом. Избежать санкций можно при грамотном оформлении рабочих документов.

Главная задача сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, а также инженера по технике безопасности — обеспечить соблюдение прав персонала. Второстепенная функция состоит в заполнении внутренних отчетов. Иначе визит контролирующих органов принесет финансовые потери. Роструд при плановой проверке проверяет 23 группы документов. На предприятиях заранее готовятся к приходу чиновников.

Виды контроля

Исследование могут проводить в двух формах:

1. Документарной, когда инспектор анализирует только бумаги.
2. Выездной. Специалист осматривает состояние помещений, оборудования, есть ли у рабочих защитные костюмы. Реальная деятельность должна совпадать с тем, что написано в документах.

Кто «под прицелом»

В поле зрения Роструда попадают те, кто использует наемный труд:

• юридические лица и организации (любые формы и виды собственности);
• индивидуальные предприниматели;
• граждане, нанимающие работников для личных целей (например, помощника по хозяйству, садовника, водителя).

Что инспектирует Роструд

Государственные инспекторы труда во время рейдов отслеживают:

• как оформлены документы с работниками;
• регулярность и полноту начисления зарплаты и иных выплат (отпускные, больничные, расчетные при увольнении);
• условия труда на рабочем месте;
• нормирование рабочего времени;
• соблюдение требований охраны труда: медосмотры, инструктажи, аттестации;
• доступность условий для инвалидов;
• выполнены ли предыдущие предписания;
• проводят расследование несчастных случаев, если сотрудник или его близкий родственник (когда первый умер) не согласны с результатами первоначального расследования, или трагический факт был скрыт.

Какие документы подготовить

Все необходимые ревизору материалы указаны в п. 13 Административного регламента Роструда (№ 160 от 13.06.2019).

Таблица 1. Документы для трудовой инспекции

Отдел	Документы
Кадровый	Устав. Учредительный договор. Локальные правовые акты: - коллективный договор; - ПВТР; - положение об оплате труда, премировании и индексации заработной платы; - положение об обработке и защите персональных данных сотрудников; - журнал ознакомления работников с актами. Штатное расписание. Документы по кадровому составу:- трудовой договор; - приказы о назначении; - заявления о приеме на работу и документы (паспорт, СНИЛС, военный билет, медкнижка, диплом); - личные карточки персонала; - должностные инструкции; - трудовые книжки с вкладышами; - журнал учета и движения трудовых книжек; - договор о материальной ответственности; - уведомления и приказы об увольнении. Приказы о выплатах (о премировании, оплате сверхурочных и переработки). На небольших предприятиях этим занимается бухгалтер. - Первичные документы, фиксирующие режим работы: - табель/журнал учета рабочего времени; - график смен. Больничные листы. Справки об инвалидности. Документы по отпускам: - заявления; - график отпусков; - приказы. Документы об аттестации, повышении квалификации, подготовке кадров: - положение об аттестации; - протоколы аттестации; - ученический договор. Материалы служебного расследования в отношении работников-нарушителей: - акты, служебные записки, объяснительные; - приказы о дисциплинарных взысканиях, материальной ответственности, лишениях премии.
Бухгалтерия	Расчетные листы. Платежные ведомости. Платежные поручения, реестры перечислений. Расходные ордера. Лицевые счета.
Специалист по охране труда	Инструкция по охране труда. Журнал инструктажей. Карточки учета выдачи работникам защитных средств (спецодежда, перчатки, маски). Карточки медосмотров. Документы об оценке условий труда: - отчет о проведении спецоценки; - декларация соответствия условий труда требованиям закона. Материалы расследования несчастных случаев: - журнал регистрации несчастных случаев; - объяснения; - протоколы осмотра; - акт; - заключение.

Источник: Регламент Роструда № 160

К слову. Все кадровые документы можно скачать в справочных системах Консультант, Гарант или на сервисе Онлайнинспекция.рф.

Плановые проверки

Инспекции Роструда составляют планы, кого и когда будут проверять в следующем году. Прокурор одобряет график и публикует его в сети. Перечень доступен уже в конце года на сайтах Генпрокуратуры и Государственной инспекции труда.

Кто попадает под контроль

Предприятия отбирают по риск-ориентированной системе. То есть каждой организации присваивается своя категория: от высокой до низкой. На это влияют: производственные травмы, тяжелые и со смертельным исходом, невыплата заработка.

Все расчеты ведутся в автоматической программе и размещаются на сайте региональных отделений Роструда, например для Московской области. Если работодатель не нашел себя среди рискованных предприятий, значит, категория низкая.

Как часто будут контролировать

Периодичность визитов трудового инспектора зависит от присвоенной работодателю категории риска (количество раз):

1. Высокая — 1 в 2 года;
2. Значительная — 1 в 3 года;
3. Средняя — 1 в 5 лет;
4. Умеренная — 1 в 6 лет;
5. Низкая — не включаются в план.

Этот срок отсчитывается с момента:

• окончания предыдущей плановой ревизии;
• регистрации в налоговых органах;
• начала осуществления коммерческой деятельности, для которой обязателен уведомительный порядок контролирующих органов (ст. 8 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).

Сроки

Выездные рейды имеют временные ограничения:

1. Общий срок — 20 дней, а для компаний с региональными филиалами — 60 дней.
2. Для малых предприятий (до 100 сотрудников) — 50 часов.
3. Для микропредприятий (до 15 человек) — 15 часов.

Информация. Если проверку не провести без экспертизы или дополнительного расследования, разрешается пролонгация работы чиновников. Увеличение срока документарного аудита не допускается, ревизор должен уложиться в 20 дней.

Когда придет инспектор

Представитель инспекции направляет приказ за 3 рабочих дня до начала проверки. Документ может быть передан с нарочным, направлен заказной почтой, телеграммой, факсом, по e-mail.

А может, подготовиться заранее?

Способ 1. В ежегодных планах проверки расписаны по месяцам. К этому моменту необходимо привести всю документацию в порядок. Пройти самоконтроль можно на сервисе «Электронный инспектор» (сайт Онлайнинспекция.рф). Работодатель отвечает на конкретные вопросы (расторжение трудового договора, охрана труда, нормирование рабочего времени и пр.). В конце составляется электронный акт, в котором указаны нарушения и способы их исправления.

Способ 2. За 3 дня до «часа X» работодателю приходит бумага из ГИТ. В ней указаны реквизиты проверочных листов (утверждены Приказом Роструда от 10.11.2017 № 655). Это списки вопросов, которые интересуют инспектора. Роструд при плановой проверке проверяет только то, что указано в этих листах. Выходить за его пределы инспектор не будет. Но лучше регулярно следить за качеством документов, иначе можно просто не успеть навести порядок.

Внеплановые проверки

Они считаются экстренными. Проводятся в следующих случаях:

• Контроль исполнения ранее выданного предписания.
• Вред причинен жизни и здоровью граждан, или есть такая угроза. Сообщить об этом могут работники организации, госорганы, средства массовой информации. Инспектор сам может обнаружить нарушения и составить служебную записку своему руководителю.  Такой рейд согласовывается с прокуратурой.
• Жалобы на задержку зарплаты, маленький оклад, нарушение графика отпусков, отказ заключить трудовой договор, нарушение норм охраны труда и т.п. Здесь обязательно извещение прокурора.
• Заявление работника по обследованию условий труда.
•  Приказ/распоряжение руководителя Роструда о проведении внеплановой проверки по поручению Президента, Правительства или прокуратуры.

Кто в группе риска

Внезапная ревизия может коснуться любого работодателя, который нарушает трудовые нормы. Руководство может так и не узнать, кто написал жалобу, если работник просил не раскрывать свои данные. Тогда инспектор будет смотреть документы всего персонала по заявленным нарушениям (например, порядок начисления заработной платы, незаконное взыскание).

Рассматривают ли анонимную жалобу

Анонимные обращения не рассматриваются. Заявитель должен указать свои данные, чтобы бумага была принята. Но при этом можно попросить скрыть эту информацию от работодателя.

То же самое касается электронных претензий. Просто так написать кляузу на начальника нельзя. Чтобы жалоба была идентифицирована и принята в работу, она подписывается электронной подписью. По сути, это цифровой паспорт гражданина.

Сроки

Срок внеплановых проверок для всех хозяйствующих субъектов составляет 20 дней. Продлить его нельзя.

Сообщают ли заранее

Приказ попадает к работодателю за сутки до визита. Инспектор направляет уведомление в ускоренном режиме (телеграмма, факс, электронная почта, с нарочным, телефонограмма). Такое извещение необходимо в случаях, когда:

• вышел срок исполнения ранее выданного предписания;
• работник просит проанализировать условия труда и соблюдение требований охраны труда;
• приказ издан по поручению Президента, Правительства или прокуратуры.

К сведению. Когда расследование проводится по обращению о нарушении прав, проверяющий приходит без предупреждения. Сделано это с той целью, чтобы руководство не успело «замести следы».

Как проходит ревизия

Таблица 2. Алгоритм действий чиновников

Виды
Документарная	Выездная
Запрашиваются документы (запрос + приказ о проверке)	Направляется приказ о проверке (плановая — за 3 дня, внеплановая — за 1 день). Возможен рейд без предупреждения
Материалы направляются в инспекцию в течение 10 дней (заверенные копии)	Инспектор выезжает на предприятие, предъявляет работодателю приказ и служебное удостоверение
Инспектор исследует бумаги, параллельно делает отметки в проверочных листах	Изучаются отчеты и осматриваются помещения, оборудование, автотехника (заполняются проверочные листы)
Если в бумагах найдут ошибки и противоречия, работодатель дает письменные объяснения (можно приложить документы, подтверждающие свою позицию)	Проводятся дополнительные экспертизы и расследования
Составляется акт проверки

Источник: Регламент Роструда № 160.

Внимание! При выездной проверке присутствует руководитель, его заместитель или доверенное лицо. Если никого не будет, инспектор не имеет права начинать. Но если поводом для расследования стало причинение вреда жизни и здоровью работника, присутствие руководства не нужно.

Итоги

После окончания проверки и проведения экспертиз составляется акт, который вручается работодателю. В нем указан весь ход расследования: дата, место, время, участники, нарушения.

Если акт составляется вне предприятия, или невозможно было сразу передать его руководству, он вручается одним из следующих способов:

• в самой инспекции (направляется уведомление, когда подойти);
• заказной почтой;
• электронной почтой (при согласии работодателя).

Действия инспектора при выявлении нарушения

Чиновник применяет к виновным следующие меры реагирования:

• Предписание. В нем прописаны недочеты, как все исправить и к какому сроку это нужно сделать. По прошествии срока инспектор проконтролирует исполнение заявленных требований.  Есть предписания, которые нужно исполнить немедленно (отстранить работников от производства, не использовать бракованную спецодежду и пр.).
• Приостановление деятельности всей компании или подразделения, если это создает угрозу жизни и здоровью работников. Основание — протокол о временном запрете деятельности до суда. Эта мера применяется только в рамках рассмотрения дела по ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ (повторные нарушения в сфере охраны труда).
• Протокол об административном правонарушении. По результатам назначается наказание (штраф, дисквалификация, приостановление деятельности).
• Передача материалов в правоохранительные органы, если нарушения относятся к уголовно-наказуемым деяниям (ст. 143, 144.1, 145, 145.1, 201, 285, 286, 292, 293 УК РФ).
• Судебный иск о ликвидации организации (отдельных ее производств), действующей с грубыми нарушениями требований охраны труда.
• Вынесение решения о выплате работнику зарплаты, если работодатель задолжал. В предписании указывается на допущенное нарушение. Дается срок на добровольное исполнение обязательств. Через месяц после окончания срока деньги взыскиваются принудительно.

Как подать жалобу

Действия и решения инспектора можно оспорить.

Таблица 3. Порядок подачи возражений

Предмет обжалования	Название жалобы	Орган	Срок подачи	Срок рассмотрения
Предписания и акты проверок	Возражения	ГИТ	15 дней	10 дней
Действия/бездействия инспектора	Жалоба	ГИТ	3 месяца	1 месяц
	Административное исковое заявление	Суд		2 месяца
Административное постановление, вынесенное инспектором	Жалоба	ГИТ	10 дней	10 дней
	Жалоба	Суд		2 месяца
Административное постановление, принятое судом (ч. 2, 5 и 7 ст. 5.27, ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ)	Жалоба	Суд (решения мирового судьи — в районный суд, решения районного — в областной)	10 дней	2 месяца, 5 дней, если деятельность организации приостановлена

Источники: ТК РФ (ст. 361), КоАП.

Составление претензии

Что если нарушения подтвердились, но денег на оплату штрафов сейчас нет? Пробелы можно поискать в самой процедуре проверки. Если допущены грубые нарушения, результаты аннулируются. Тогда у работодателя в запасе будет еще 2-3 месяца для устранения недочетов перед повторным рейдом. К числу таких нарушений относят:

1. Организация не была включена в ежегодный план.
2. Внеплановая проверка проведена беспричинно (не было жалобы, обращения, распоряжения).
3. Рейд не был согласован с прокуратурой.
4. Работодателя не известили о ревизии. Уведомления не было вообще, или оно поступило с опозданием.
5. Проверка прошла без приказа руководителя ГИТ.
6. Эксперты в составе комиссии не прошли процедуру аккредитации (нет аттестата о сдаче квалификационного экзамена).
7. В качестве экспертов привлечены работники проверяемого предприятия.
8. Превышены сроки аудита.
9. Запрос документов, не относящихся к предмету расследования.
10. Работодателю не выдан акт проверки (нет подписи о получении).

Что будет, если проигнорировать требования?

Сорвать проверку можно по-разному: не отправить документы, не обеспечить участие руководства, не пустить инспектора в «день Х». Но это не останется безнаказанным. Работодателю грозят серьезные административные штрафы по ст. 19.4.1. КоАП РФ: максимальный для директора — 20 000 рублей, для самой компании — до 100 000 рублей.

Кстати. Если работодатель и дальше будет препятствовать надзору, тогда предприятие ожидает выездная комплексная ревизия без предупреждения. 

Перед приездом трудового инспектора отдел кадров и бухгалтерия устраивают «экспресс-марафон» по приведению всей документации в порядок. Чтобы этого не происходило, рекомендуем непрерывно следить за точностью составления и актуальностью всех внутренних документов.