Аутсорсинг кадрового учета

Кадровый учет в сервисе «Моё дело» это:
  • Формирование всей отчетности по сотрудникам в ФСС, ПФР, ФНС
  • Автоматический расчет начислений и формирование документов на оплату труда
  • Уплата налогов и взносов онлайн в ФСС, ПФР, ФНС
  • Бесплатные консультации специалистов по кадровому учету и расчету взносов
  • Более 1000 форм кадровых документов
  • Онлайн-калькулятор для расчета зарплатных и других выплат сотрудникам
Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой

Как вести кадровый учёт и избежать штрафов?
Что нужно оформить при найме сотрудников?
Какие налоги нужно уплачивать и какую отчётность сдавать при наличии работников?

  1. Кадровый учёт, возможно, не такой сложный, но достаточно объемный. При найме даже одного сотрудника придётся оформить большое количество документов, положений, приказов. Работодатель несет ответственность как при отсутствии кадровой документации, так и при несоблюдении требований её ведения. Штрафы могут составить до 50 000 руб. Кроме того, зарплатные выплаты облагаются налогами, учитываются при расчёте налогов, отражаются в отчётности. Для того, чтобы уследить за всем, разобраться в нюансах расчёта пособий, среднего заработка (который для разных случаев рассчитывается по-разному), выплаты вознаграждений, создаются целые отделы. Однако, небольшому бизнесу вполне под силу вести кадровый учёт самостоятельно с помощью интернет-бухгалтерии, где собраны готовые шаблоны многих документов, расчёты осуществляются автоматически на основании внесённых данных, а полученные сведения учитываются при формировании отчётности.

    Ведите кадровый учёт автоматически и без ошибок с помощью сервиса интернет-бухгалтерии "Моё дело"
    1. При приёме на работу сотрудник должен предоставить: паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных), документы об образовании. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то ему нужно оформить трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Это основные документы, в отдельных случаях требуются дополнительные бумаги. Например, при поступлении на работу, к которой предъявляются специальные требования, сотрудник предоставляет некоторые дополнительные документы: медкнижка, загранпаспорт, справка о наличии (отсутствии) судимости.

      Заявление о приёме на работу не обязательно, однако на практике его оформляют. Например, на нём руководитель может проставить резолюцию, сделать какие-то служебные пометки. Формы бланка нет. Содержание документа самое простое: «Прошу принять на работу... должность... структурное подразделение». Если вам необходимы какие-то дополнительные сведения в заявлении, Вы, конечно, можете попросить их указать. Самое удобное – использовать шаблон заявления о приёме, куда сотрудник просто впишет свои данные.

      Дополнительно сотрудник предоставляет: ИНН, справку 2-НДФЛ, справку о зарплате за текущий год и два предшествующих года (эта справка нужна для расчета больничных и детских пособий).

      Свои требования при оформлении иностранного работника. В частности, он должен предъявить документ, связанный со статусом его пребывания (разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство).

      Получить консультацию по оформлению нового сотрудника
    2. Трудовой договор должен быть подписан с работником в течение трех рабочих дней с момента, когда он приступил к выполнению своих обязанностей.

      Трудовой договор составляется в двух экземплярах (один передаётся работнику). Унифицированной формы нет, существует перечень обязательных условий договора, в частности: место работы, должность, дата начала работы, оклад, режим рабочего времени и отдыха и др.

      Если при заключении договора какие-либо сведения в него не внесли, в дальнейшем не обязательно расторгать или изменять трудовой договор. Достаточно составить дополнительное соглашение и тем самым внести недостающие сведения или условия в первоначальный трудовой договор.

      Составить трудовой договор в целом несложно, достаточно следовать нормам Трудового кодекса (ст. 57 ТК РФ). Но гораздо проще воспользоваться готовыми шаблонами. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» содержатся десятки шаблонов договоров для различных ситуаций и профессий. Эксперты проработали каждый пункт, вам остается только внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.

      Скачать шаблон трудового договора
    3. Срочный трудовой договор удобен, так как действует только в течение определенного срока, затем вы расстаетесь с сотрудником.

      Заключить срочный трудовой договор можно, когда:

      1) характер работы или условия ее выполнения не позволяют заключить бессрочный трудовой договор. Перечень таких случаев содержится в статье 59 ТК РФ. В частности, замещение отсутствующего работника (например, на место декретницы), выполнение временных (до 2 месяцев) работ, выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.
      2) работодатель является субъектом малого предпринимательства, численность работников которого не превышает 35 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании - 20 человек и при этом сотрудник согласен на заключение срочного договора.
      3) работник является пенсионером по возрасту, либо совместителем, либо получает образование очно.

      Оформление сотрудника по срочному трудовому договору аналогично обычному, при этом нужно:

      1) В срочном трудовом договоре указать срок, на который заключен договор и причину, послужившую основанием для заключения именно срочного договора.
      2) Испытательный срок зависит от срока. При договоре на срок менее 2 месяцев испытательный срок устанавливать нельзя.
      3) В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) указывается срок окончания трудового договора.
      4) Запись о приеме на работу в трудовой книжке делается в обычном порядке. При этом указание на срок трудового договора делать нельзя.

      Скачать шаблон срочного трудового договора
    4. Кроме трудового договора, нужно составить ряд обязательных документов.

      Приказ о приёме на работу по форме № Т-1 (или № Т-1а) составляется на основе заключенного трудового договора. В приказе указываются условия приема на работу, характер работы. Приказ подписывает, в том числе работник. Документ может быть затребован при проверках, в частности, расходов на выплату зарплаты, выплаты больничных пособий.

      Трудовая книжка заполняется на основании приказа о приеме на работу. Запись делается в разделе «Сведения о работе». По правилам трудовая книжка заполняется, когда сотрудник отработает свыше пяти дней и если работа для него является основной. Поэтому не рекомендуем вносить запись пока сотрудник фактически не приступит к обязанностям и несколько дней не поработает. Возможно, в первые дни он поймет, что должность его не устраивает и тогда возникнут сложности. Ведь трудовой договор с ним не расторгается, а аннулируется и запись в трудовой должна быть отменена, но закон не прописывает порядка такой отмены.

      Личная карточка по форме № Т-2 содержит сведения о работнике. Она заполняется на основании тех документов, которые предоставляет сотрудник.

      Журнал ознакомления с локальными актами. До подписания трудового договора сотрудника нужно ознакомить с внутренними документами ООО, которые будут регулировать его деятельность. Перечень таких документов зависит от организации, обычно это правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о премировании, должностная инструкция,

    5. Должностные инструкции обязательны лишь для отдельных категорий работников (медицинские и педагогические работники, частные охранники и др.). Однако, документ поможет ООО в работе с сотрудниками, поэтому его желательно составить.

      Зачем нужна должностная инструкция:

      1) Регулирует деятельность сотрудника. В ней содержатся конкретные обязанности работника, также определяются квалификационные требования к сотруднику (кандидату на должность). Соответственно, при необходимости, с сотрудником будет проще расстаться, ссылаясь на должностную инструкцию.
      2) Расчёт налогов. Конечно, на сам расчёт этот кадровый документ не влияет, но он важен для учёта расходов, которые влияют на налог. Например, при компенсации сотрудникам ГСМ или расходов на мобильные телефоны. Такая компенсация считается обоснованной, если работа сотрудника связана с разъездами и, предусматривается использование телефона в служебных целях.

      Унифицированной формы должностной инструкции нет. Вы сами решаете как её оформить, что указать и в каком виде. Обычно в неё включаются такие разделы: основные положения, должностные обязанности, права, ответственность. Должностную инструкцию можно составить как приложение к трудовому договору, но лучше ее оформить как самостоятельный документ (проще вносить изменения). Как правило, инструкции составляются не на каждого отдельного работника, а на одинаковые должности. Не забудьте сотрудника ознакомить под роспись с его должностной инструкцией. Образцы должностных инструкций для самых разных профессий найдутся в базе интернет-бухгалтерии «Моё дело». В документах учтены важнейшие нюансы. Скачайте шаблон или заполните бланк непосредственно в сервисе и скачайте готовый документ.

      Скачать образец должностной инструкции и получить подсказки по оформлению
    6. С физлицом можно заключить не только трудовой договор, но и договор выполнения работ, оказания услуг (гражданско-правовой договор).

      Почему ГПД договор выгоден:

      1. Выплата по ГПД не облагается взносами в ФСС (только если уплата взносов предусмотрена договором);

      2. Аванс – не обязателен. Выплата может быть один раз и только после того как работы будут выполнены (услуги оказаны), то есть не обязательно раз в месяц (всё предусматривается в договоре);

      3. На подрядчиков (исполнителей по ГПД) не распространяются гарантии трудового законодательства (отпускные, пособия, доплаты за сверхурочную работу и др.).

      Когда заключать ГПД нельзя:

      1. Гражданин принят на работу по определенной должности или профессии (специальности), предусмотренной штатным расписанием (т.е. это фактически сотрудник, а с ним разрешается заключать только трудовой договор);

      2. Работник должен подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. Например, работник магазина, ресторана, который должен присутствовать на рабочем месте с 9.00 до 18.00;

      3. Сотрудник будет трудиться на рабочем месте, созданном вами, например, на оборудовании, расположенном в вашем офисе;

      4. Предполагается полная материальная ответственность работника (сотрудник магазина, склада и др.).

      Учтите, если обнаружится неправомерное заключение с работником договора ГПД, вместо трудового договора, тогда работодателю грозит доначисление взносов в ФСС, а также пени за их неуплату; и штрафы до 100 000 руб. А работник через суд может также взыскать компенсацию.

  2. Штатное расписание (форма № Т-3) – документ, который должен быть у каждого работодателя. Необходим для оформления структуры, штатного состава и штатной численности. В Штатном расписании не указываются конкретные сотрудники, а прописывается количество должностей и соответствующие им оклады. В законодательстве не содержится прямого требования об обязательности штатного расписания, однако, документ требуется и при проверках, и при расчете налогов.

    График отпусков (форма № Т-7) – обязательный документ, в котором содержатся сведения о распределении ежегодных отпусков всех работников на календарный год. График отпусков на очередной год утверждается не позднее 17 декабря. В течение года в него могут быть внесены изменения с согласия работника и руководителя.

    Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения работников внутри организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, и любые другие вопросы, касающиеся трудовых отношений у работодателя. При заключении трудового договора с сотрудником его обязательно нужно ознакомить с правилами под роспись, иначе грозит штраф до 50 000 руб. Документ помогает урегулировать взаимоотношения с сотрудниками. Работник обязан соблюдать внутренние правила, в противном случае возможно применение дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

    Положение о премировании – полезный документ для работодателей, которые развивают систему премирования, устанавливают премии за различные достижения и т.п.. Когда премии носят разовый характер достаточно для их выплаты составить приказ (форма № Т-11 или форма № Т-11а).

    Положение о коммерческой тайне – необходимо для недопущения разглашения внутренних сведений. В целом достаточно использовать шаблон документа, ознакомить с положением сотрудника под роспись и уже можно будет апеллировать к документу, и применять к работнику санкции за разглашение сведений.

    Положение о работе с персональными данными сотрудников необходимо для неразглашения персональных данных сотрудника, которые вы можете получить только от него самого. За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена ответственность для лиц, которые работают с персональными данными (ст. 90 ТК РФ). Кроме того санкции возможны и для самого работодателя (ООО/ИП) – до 10 000 руб.

    1. Не платить зарплату нельзя, так как для работодателя за невыплату предусмотрена ответственность. Во-первых, за нарушение сроков выплаты, сотруднику нужно выплатить компенсацию – 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Во-вторых, работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа до 50 000 руб. (за повторное нарушение – до 70 000 руб.). В-третьих, существует даже уголовная ответственность. За невыплату зарплаты свыше трех месяцев грозит штраф в размере до 120 000 руб. (ч. 1 ст. 145.1 УК РФ).

      Рассчитать корректно зарплату сотрудникам с помощью онлайн-калькулятора сервиса "Моё дело" бесплатно
    2. Зарплата работникам выплачивается не реже двух раз в месяц. Дни выплаты вы выбираете самостоятельно и фиксируете их в трудовом или коллективном договоре, либо в правилах внутреннего трудового распорядка. Не выплачивать аванс запрещено. Даже если от сотрудников попросить письменное согласие о выплате зарплаты один раз в месяц, такое согласие противоречит Трудовому кодексу и не будет принято во внимание. А за выплату зарплаты раз в месяц ООО (ИП) грозит штраф до 50 000 руб.

      Зарплата может выплачиваться наличными или переводом на банковские карты работников. Когда день выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то выплатить зарплату нужно в предшествующий рабочий день. За несвоевременную выплату зарплаты работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере 1/300 ставки рефинансирования (ст. 236 ТК РФ).

      При выплате зарплаты за вторую часть месяца работнику выдается расчётный листок в свободной форме. Там должны указываться все суммы начисленные работнику за месяц (оклад, премия, надбавки и т.д.), суммы удержаний (НДФЛ, алименты и др.), сумма к получению на руки.

      Рассчитайте аванс, зарплату и все зарплатные налоги с них с помощью онлайн-калькулятора сервиса "Моё дело" бесплатно
    3. Премии и различные вознаграждения работникам выплачиваются за добросовестное выполнение трудовых обязанностей или достижение определенных трудовых показателей (ст. ст. 129, 191 ТК РФ).

      Порядок выплаты предусматривается в положении о премировании или в положении об оплате труда, где оговариваются показатели, учитываемые при назначении премии, условия выплаты, суммы и т.п. Премии могут быть месячными, квартальными, годовыми. Помимо положения необходим документ, подтверждающий выполнение работником условий премирования. Это может быть служебная записка руководителя или расчет суммы премии. И последний документ – приказ о выплате премии (форма N Т-11 или N Т-11а). Премии, как и зарплата, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

      Образец положения о премировании работников (скачать) Приказ о премировании работников (скачать)
  3. НДФЛ. Со всей суммы начисленной работнику (оклад, надбавки, премии и др.) нужно удержать НДФЛ. Общая ставка – 13%. У налоговых нерезидентов ставка НДФЛ – 30%. Работник на руки получает сумму за вычетом удержанного НДФЛ. Формально при выплате аванса (зарплаты за первую половину месяца) НДФЛ можно не удерживать. Но может случиться так, что выплата за вторую часть месяца не будет начислена или будет меньше, так что удержать НДФЛ не удастся (например, сотрудник заболеет и зарплата за вторую половину месяца начислена ему не будет). Поэтому удобнее выдавать аванс за вычетом НДФЛ.

    Одновременно с выплатой зарплаты сотрудника нужно перечислить НДФЛ в бюджет. Так что выплата зарплаты оформляется как минимум двумя платежками (перевод сотруднику и перечисление НДФЛ в бюджет).

    Рассчитать НДФЛ с зарплаты сотрудников и перечислить налог в бюджет Вы можете в сервисе "Моё дело"

    Страховые взносы. Обязательные страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС начисляются на последнее число каждого месяца по каждому работнику в отдельности. Общие тарифы в 2015 году: в ФФОМС – 5,1%, в ФСС – 2,9% (при доходе до 670 000 руб.), в ПФР – 22% (при доходе до 711 000 руб.) и 10% (с выплат свыше 711 000 руб.). Отдельно устанавливается тариф взносов в ФСС на травматизм и зависит от  вида деятельности. Оплатить взносы нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем за который они начислены.

    Расчёт взносов – дело непростое. Ведь нужно вести учёт по каждому отдельному сотруднику, учитывать его доходы накопительно с начала года. Даже если сотрудников несколько, расчёты займут немалое времени. Когда штат превышает 5-10 человек проще автоматически вести расчёты. «Моё дело» поможет выбрать правильный тариф взносов, учтет выплаты сотрудника и будет наглядно вести учёт по каждому работнику в отдельности.

    Рассчитать взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС с зарплаты сотрудников с помощью онлайн-калькулятора сервиса "Моё дело" бесплатно

    Самое простое при выплате зарплаты за месяц сразу формировать платёжки на перечисление зарплаты, НДФЛ и всех страховых взносов. При перечислении НДФЛ, взносов важно правильно составить платёжные поручения, верно указать назначение платежей и коды КБК. Взносы в ПФР перечисляются по КБК - КБК 392 1 02 02010 06 1000 160, в ФФОМС - 392 1 02 02101 08 1011 160, в ФСС - 393 1 02 02090 07 1000 160, в ФСС по травме - 393 1 02 02050 07 1000 160. Ошибка может привести к тому, что платёж будет считаться неуплаченным, за что грозят штрафы и пени.

    Сформировать платёжки на выплату зарплаты и перечисление всех зарплатных налогов с помощью сервиса "Моё дело" бесплатно
    1. Детский вычет по НДФЛ предоставляется работнику (в том числе совместителю) на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, или до 24 лет, если ребенок учится очно. Размеры вычета: на первого и второго ребенка – 1400 руб. на третьего и последующих – 3000 руб. Единственному родителю (опекуну, попечителю) вычеты предоставляются в двойном размере: 2800 руб. и 6000 руб., соответственно.

      Работник должен предоставить заявление на вычет и свидетельство о рождении ребенка. Когда детей несколько, нужны копии свидетельств о рождении всех детей, даже если их возраст уже больше 24 лет. Дополнительно, если ребенок учится очень, нужна справка из образовательного учреждения. Свои правила, когда родитель является единственным и претендует на вычет в двойном размере.

      Получить консультацию о размерах и правилах получения детских вычетов от экспертов "Моё дело" бесплатно

      На сумму вычета уменьшается любой доход работника (кроме дивидендов), облагаемый по ставке 13% (зарплата, премии, отпускные, матпомощь, пособие по нетрудоспособности). Детский вычет предоставляется с месяца рождения ребенка и до конца года, в котором ребенку исполнилось 18. Если ребенок учится очно, тогда до конца месяца, в котором ребенок в возрасте от 18 до 24 лет перестал учиться очно. Вычет по НДФЛ на ребенка предоставляется за каждый месяц календарного года (с января по декабрь), в том числе за те месяцы, когда у работника не было доходов, облагаемых по ставке 13%. Если работник с опозданием представил документы на детский вычет, то НДФЛ ему нужно пересчитать

      Рассчитать зарплату сотрудника с учётом детских вычетов с помощью онлайн-калькулятора сервиса "Моё дело" бесплатно
  4. 2-НДФЛ. В течение года нужно вести учет доходов, выплачиваемых физлицам, а также сумму удержанного НДФЛ. Учёт ведётся в специальных регистрах. За отсутствие учёта возможен штраф на сумму 10 000 руб. (30 000 руб. – за нарушение в течение нескольких лет). По завершении года в налоговую нужно представить справку 2-НДФЛ. По физлицам с доходов которых не полностью удержан НДФЛ справка подаётся не позднее 31 января, по остальным работникам – не позднее 1 апреля. За просрочку штраф – 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

    6-НДФЛ – новая форма отчетности появится с 2016 года. В ней будут содержаться обобщенные данные по сотрудникам и сдавать отчёт нужно будет ежеквартально.

    РСВ-1 ПФР – ежеквартальный отчёт в ПФР по взносам, уплаченным в ПФР и ФФОМС. Срок сдачи - не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным кварталом (если отчет сдается на бумаге) и не позднее 20 числа (если отчет сдается в электронном виде). Кроме того, ежеквартально сдается персонифицированный учет за работников. Он представляется в составе РСВ-1 ПФР.

    4-ФСС – ежеквартальный отчёт в ФСС по уплаченным взносам в соцстрах. Срок сдачи – не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным (если отчетность сдается на бумаге) и не позднее 25 числа (если отчетность сдается в электронном виде).

    Сведения о среднесписочной численности работников подаются ежегодно не позднее 20 января в ИФНС. Эта справка обязательна для всех работодателей (ООО/ИП).

    Сформировать подробный налоговый календарь по всей «зарплатной» отчётностивы можете бесплатно в сервисе "Моё дело" бесплатно

    Бланки зарплатной отчётности достаточно объемны со специальной терминологией. При этом все таблицы бланков взаимосвязаны. Недочёт в одной таблице повлечёт ошибку в других формах, ведь отчётность составляется нарастающим итогом. Поэтому нужно быть крайне внимательным при самостоятельном заполнении бланков. Гораздо эффективнее воспользоваться интернет-бухгалтерией. «Моё дело» предлагает пошагово, на простом и понятном языке сформировать все отчёты. На выходе – готовый бланк, который можно распечатать, либо сразу сдать в ПФР и ФСС через интернет.

    Хочу составлять всю отчётность по сотрудникам без ошибок и сдавать её через интернет
    1. График отпусков (форма № Т-7) должен быть обязательно. Документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. График на предстоящий календарный год утверждается не позднее 17 декабря. Все работники должны быть под роспись ознакомлены с графиком.

      Не позже чем за две недели до начала отпуска сотруднику вручается под роспись уведомление о начале отпуска. При наличии графика и если никакие переносы времени начала и окончания отпуска не предполагаются от сотрудника не обязательно требовать заявление на отпуск. Далее оформляется приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6). В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни ежегодного отпуска обознаются кодом «ОТ» или «09». И последнее – делается отметка об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).

    2. Как рассчитать отпускные:

      1. Определить расчётный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск (для сотрудников, которые работают больше года). У тех, кто работает меньше года, расчетный период начинается с первого дня работы и заканчивается последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала отпуска. Учтите из расчётного периода исключаются дни больничного, иных случаев освобождения от работы с сохранением среднего заработка или без него.

      2. Посчитать выплаты за расчётный период (зарплата, премии, надбавки и т.д.). Не берутся в расчёт отпускные, оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом, командировок, периодов болезни и т.д. Премии и повышение зарплаты учитываются при расчете отпускных по специальным правилам.

      3. Рассчитывается средний дневной заработок: выплаты включаемые в расчёт делятся на 12 и делятся на 29,3. Если расчётный период отработан не полностью или в нем есть исключаемые периоды, то средний дневной заработок работника считается так: учитываемые выплаты / (29,3 х число полностью отработанных месяцев + число отработанных дней в не полностью отработанных месяцах).

      4. Сумма отпускных равна произведению среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.

      5. Выплачиваются отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если отпускные выплатить позже, работник вправе подать заявление о переносе отпуска на более поздний срок и работодатель обязан перенести отпуск. Когда отпуск предоставляется вне графика по заявлению работника, соблюсти трехдневный срок бывает сложно. В этом случае вас не оштрафуют, однако отпускные следует выплатить как можно раньше.

      6. Налоги. С отпускных удерживается НДФЛ, уплачиваются страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС.

      Это общий порядок. Свои правила расчета для ситуации, когда отпуск предоставляется в рабочих дня, когда у сотрудника нет выплат в течение расчётного периода, когда выплаты ниже МРОТ. Существуют внушительные инструкции и справочники по расчёту отпускных для изучения которых потребуется ни один день и всё равно останется риск ошибки. А кадровые нарушения чреваты серьезными санкциями. Интернет-бухгалтерия «Моё дело» поможет вам избежать изучения инструкций, сэкономить время и обойти штрафы. Более того автоматический расчёт отпускных завершается расчётом всех налогов и формированием платёжных поручений на их перечисление. Экономьте свое время и деньги!

      Рассчитать отпускные работникам бесплатно в сервисе "Моё дело" бесплатно
    3. Работник может попросить отпуск за свой счёт. Предоставление такого отпуска – на усмотрение работодателя. Но работодатель обязан предоставить такой отпуск (ст. 128 ТК РФ):

      - любому работнику в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до 5 календарных дней по каждому случаю;

      - работнику-инвалиду - до 60 календарных дней в году;

      - работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

      - родителям и супругам военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году.

      Как сотруднику предоставить отпуск за свой счёт:

      1. Сотрудник должен написать заявление об отпуске в свободной форме

      2. Составляется приказ по форме № Т-6, где в разделе «Б» указывается вид отпуска (отпуск без сохранения заработной платы), количество дней отпуска, даты его начала и окончания.

      3. В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) отпуск за свой счет обозначается кодом «ДО» или «16», либо «ОЗ» или «17».

      4. Делается отметка в личной карточке работника (форма № Т-2).

    1. Пособие по временной нетрудоспособности (болезни или травме) работника, либо по уходу за больным ребенком или другим членом семьи выплачивается когда работник предъявит листок нетрудоспособности. Сделать это он вправе в течение 6 месяцев со дня окончания болезни.

      Больничный следует проверить. Там не должно быть помарок и исправлений. Сведения должны указываться заглавными печатными русскими буквами, между словами – пустые ячейки. На листке должны стоять подпись врача и печать медорганизации, правильно указываться ФИО гражданина, дата рождения, пол, место работы (наименование вашего ООО). При наличии ошибок, неточностей работник должен получить дубликат больничного.

      Получить консультацию по предоставлению сотруднику больничного

      Как оплатить больничный.

      1. Рассчитать средний заработок, для этого нужно:

          а) определить расчетный период (два календарных года, предшествующих году болезни);

          б) определить сумму выплат за расчетный период (это будет база для расчета больничного). Учитывать нужно все выплаты работнику на которые начислялись взносы в ФСС. Если сотрудник только устроился к вам, то учитывается его заработок у предыдущего работодателя. Для этого сотрудник должен предоставить справку о зарплате;

          в) сумма выплат не должна превышать предельную базу: в 2015 г. – 670 000 руб., в 2014 г. – 624 000 руб. в 2013 г. – 568 000 руб.;

          г) сумма выплат не должна быть меньше 24-кратного МРОТ, установленного на дату начала нетрудоспособности: в 2015 г. - 143 160 руб. (5965 руб. x 24), в 2014 г. - 133 296 руб. (5554 руб. x 24);

          д) посчитать средний дневной заработок: учитываемые выплаты (с учетом минимума и максимума) разделить на 730.

      2. Определить стаж работника, так как пособие зависит от страхового стажа. При стаже работника 8 лет и более выплачивается 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет – 80%, и менее 5 лет – 60%.

      3. Посчитать число оплачиваемых дней. При болезни самого работника пособие выплачивается за все календарные дни болезни. При уходе за больным ребенком или членом семьи пособие выплачивается в ограниченных размерах в зависимости от возраста ребенка (ч. 5 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).

      4. Сумма пособия определяется умножением среднего дневного заработка, процента (исходя из стажа) и числа оплачиваемых дней. В ближайшую зарплату нужно выплатить и пособие.

      Кстати, проверить правильность своих расчётов вы можете на сайте ФСС. Но получить цифру – половина дела. Первые три дня больничного оплачиваются за счет работодателя. Оставшиеся дни – за счет ФСС. Помимо расчёта и выплаты больничных, нужно заполнить больничный лист, указав расчетные сведения и некоторые регистрационные данные.

      Далее – налоги. С больничных удерживается НДФЛ. Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС. Расходы на выплату пособий обязательно отражаются в форме 4-ФСС. На сумму начисленных пособий, финансируемых за счет ФСС, уменьшаются взносы. Если же сумма пособий превышает сумму взносов в ФСС, можно либо зачесть ее в другие месяцы, либо обратиться в фонд и вернуть сумму.

      Рассчитать больничные и учесть их в составлении отчётности Вы можете в сервисе "Моё дело" бесплатно
    2. Виды детских пособий:

      1) По беременности и родам (для получения сотрудница предоставляет заявление на отпуск по беременности и родам и больничный лист). Величина расчетная. Необходимо средний дневной заработок для расчета пособия умножить на количество календарных дней отпуска по беременности и родам. Средний дневной заработок должен быть в установленных пределах: в 2015 г. – не больше 1632,88 руб. и не менее 196,11 руб., в 2014 г. – не больше 1479,45 и не менее 182,60 руб. Рассчитать пособие можно на сайте ФСС.

      2) За постановку на учёт на ранних сроках беременности (для получения нужна справка из медицинской организации о постановке на учет в ранние сроки беременности). Размер пособия в 2015 г. - 543,67 руб., в 2014 г. - 515,33 руб.

      3) При рождении ребенка (для получения родитель предоставляет заявление, справку ЗАГСа о рождении ребенка и справку о том, что второму родителю (опекуну) такое пособие не выплачивается). Размер единовременного пособия при рождении ребенка в 2015 г. - 14 497,80 руб., в 2014 г. - 13 741,99 руб.

      4) По уходу за ребенком до 1,5 лет (от родителя нужно получить заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и назначении пособия, свидетельство о рождении ребенка, справку о том, что второй родитель не получает пособие). Определяется умножением среднего дневного заработка для расчёта пособий, показателя 30,4 и 0,4 (40%). При этом за полный месяц сумма пособия не должна превышать в 2015 г. – 2718,34 руб., в 2014 г. - 2576,63 руб.; при уходе за вторым ребенком в 2015 г. - 5436,67 руб., в 2014 г. - 5153,24 руб.

      Детские пособия выплачиваются за счет ФСС. С них не начисляется НДФЛ и страховые взносы. При этом нужно правильно отразить выплаты в расчёте по форме 4-ФСС. В таблице2 бланка указываются нарастающим итогом начисленные пособия. Можно обратиться к официальному сайту ФСС и получить расчёт пособия. Однако, суммы нужно правильно выплатить и учесть при формировании отчётности. Не допустите ошибок.

      5) Ежемесячная компенсация по уходу за ребенком до трех лет. Сумма компенсации - 50 руб., но если работник напишет заявление о предоставлении этой компенсации, с этой суммой придется повозиться. Она выплачивается за счет средств работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. При этом выплату можно учесть в составе расходов на оплату труда.

      Без ошибок рассчитать декретные пособия и учесть их при формировании отчётности Вы можете в сервисе "Моё дело" бесплатно
  5. Что нужно составить при командировке:

    1. Приказ о направлении в командировку (форма № Т-9)

    2. Внести запись в журнал учета работников, выбывающих в командировку.

    3. Оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10), если вы выдаете его работнику. С 2015 года оформление командировочного удостоверения не является обязательным.

    4. После возвращения из командировки работник представляет авансовый отчет (форма № АО-1) о суммах, потраченных в командировке. К нему прилагаются подтверждающие документы (проездные документы, квитанции, чеки, БСО).

    Что надо выплатить сотруднику:

    1. Средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки.

    2. Суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом. Суточные не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки - 2500 руб. Не начисляются и страховые взносы, но только в пределах размера, установленного внутренним положением.

    3. Возмещение расходов на проезд, проживание, другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах. Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются внутренним положением о служебных командировках. Стоимость проезда (в т.ч. на такси и аэроэкспрессе) и проживания в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами

    Рассчитать командировочные и правильно учесть их в расчёте налоговв в сервисе "Моё дело" вы можете бесплатно
  6. Сотрудники от лица организации могут совершать различные покупки, иные расходы. Для этого работникам выдаются деньги под отчёт.

    Для выдачи сотруднику наличных денег под отчёт нужно:

    1. Получить от сотрудника заявление на выдачу денег. Там пишется сумма; срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дата подписания заявления.

    2. Перед тем как выдавать деньги проверьте, нет ли у сотрудника долгов по предыдущим подотчетным суммам.

    3. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) на основании которого выдаются деньги работнику.

    Завершение расчётов с подотчётником осуществляется в следующем порядке:

    1. Работник представляет авансовый отчёт (форма № АО-1), к которому прилагает документы, подтверждающие расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов пишется на оборотной стороне авансового отчета.

    2. Если остались неистраченные деньги, работник возвращает их. Приём наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

    3. Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано (перерасход по авансовому отчёту), тогда после утверждения авансового отчета, проверки обоснованности перерасхода, сотруднику по РКО выдается соответствующая сумма.

    Все эти документы крайне важно оформить, поскольку они являются частью кассовой дисциплины, ведение которой контролируется. Кроме того, нужно следить за возвратом сумм, ведь если сотрудник не отчитается, у него образуется доход с которого следует уплатить налоги. И это обязанность работодателя за которую могут последовать санкции. Контролировать расчёты с работниками, выдачу им денег под отчёт и своевременный их возврат, а также правильно оформлять ПКО, РКО и вносить данные в кассовую книгу поможет интернет-бухгалтерия. Показатели взаимоувязываются, кадровый учёт ведётся неотрывно от бухгалтерского и налогового. Вам не приходится тратить время на эти учёты, все ведется в едином личном кабинете. Просто внесите данные один раз и они будут разнесены в нужные бланки, отчёты и учтены в расчете налогов.

  7. Работника можно уволить на основании заявления об увольнении (увольнение по собственному желанию), соглашения о расторжении трудового договора (увольнение по соглашению сторон), либо уведомления об истечении срока действия трудового договора (при заключении срочного трудового договора).

    Для увольнения нужно:

    1. Составить приказ об увольнении (форма № Т-8 или № Т-8а), где обязательно пишется основание увольнения и ссылка на норму Трудового кодекса. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

    2. Оформляется записка-расчет (форма № Т-61), где отражаются все причитающиеся работнику выплаты. Работнику нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, а также зарплату за отработанный период и другие компенсации, если они предусматриваются внутренним положением работодателя. Зарплата и все выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выходное пособие облагается НДФЛ и взносами только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника.

    3. Делается запись об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника (форма № Т-2).

    В день увольнения (последний день работы), сотруднику выдается его трудовая книжка, справка о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года, справка 2-НДФЛ за текущий год.

    Рассчитать без ошибок все выплаты сотруднику при его увольнении бепсплатно в "Моё дело"

    Составить кадровые документы на увольнение, внести в пустующие строки шаблонов необходимые данные – несложно. Но зачем тратить время и составлять документы вручную, если уволить сотрудника, получить заполненные документы, сделать все расчёты (конечно же с налогами и взносами) можно автоматически с помощью интернет-бухгалтерии. Составленные справки нужно только распечатать, подписать и выдать бывшему сотруднику, а платёжки на перечисление ему зарплаты и компенсаций сразу же отправить в банк.

    Уволить работника за пару минут, автоматически составив документы и сделав все расчеты
  8. Вести кадровый учёт можно следующим образом:

    Самостоятельно составлять все кадровые документы, положения, заявления, приказы. За основу можно брать образцы и готовые шаблоны. Будьте готовы к большому объему бумаг. Кроме того, расчёты с сотрудниками достаточно сложны. Можно обращаться к помощи он-лайн калькуляторов и расчётчиков. При этом нужно быть уверенным, что калькулятор верный. Ошибки чреваты серьезными штрафами (до 50 000 руб.) и пенями. «Зарплатная» отчётность достаточно сложна, при этом сдавать её лучше электронно, так как это позволяет быстро внести корректировки и избежать санкций.

    Помощь знакомых – у знакомого можно получить совет. Но специфика кадрового учёта такова, что малейший нюанс (о котором вы позабудете сообщить знакомому или не придадите значения) может существенно повлиять на расчёты и порядок действий. У вас нет гарантий, что завтра у знакомого бухгалтера найдётся время для того, чтобы составить вам отчётность. Проверить работу вы не сможете, а в нее вполне может закрасться ошибка.

    Наёмный бухгалтер - можно заключить договор с бухгалтером (специалистом), который будет вести ваш кадровый учёт. Но прежде подсчитайте какую сумму вы потратите в год на бухгалтера, который будет вести только кадровый учёт – свыше 100 000 руб.! А если ему в обязанности включить налоговый и бухгалтерский учёты, затраты увеличатся в разы. Таких расходов можно избежать, доверившись онлайн сервису, предоставляющему гарантию по всем совершаемым операциям.

    Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует контроль за ведением вашего кадрового учёта. Расчёт авансов, зарплаты, пособий, компенсаций осуществляется автоматически с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете инструкции и подсказки, созданные для неспециалистов.

    Аутсорсинг «Моё дело» - эксперт сервиса будет вести ваш учёт в интернет-бухгалтерии. При этом все финансовые риски компания берет на себя. В любой момент из любого города вы сможете контролировать ведение учёта в личном аккаунте. Если вы решили вести учет самостоятельно, вы в любой момент можете передать учёт в заботливые руки ведущих специалистов. При этом компания берет ответственность за все финансовые риски, которые могут возникнуть при работе в сервисе.

Внимание! Заплатить зарплатные налоги за ноябрь до 15.01.2016
Закажите звонок специалиста
и получите помощь в расчете и уплате взносов
Получить бесплатную консультацию
Налоговый календарь

Форма собственности

Режим налогообложения

Сформировать календарь
Аутсорсинг
Полное ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учёта. Включая финансовые риски. От 3 500 руб. в мес.

Наши тарифы

** Минимальный срок подписки - 1 год

Зарегистрируйтесь в сервисе интернет-бухгалтерии «Моё дело» и получите бесплатный доступ на 3 дня

Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой
Возможности сервиса:
  • Автоматическое формирование отчетов и расчет налогов, взносов
  • Отправка отчетности в ФСС, ФНС, ПФР онлайн в 1 клик
  • Полный кадровый учет
  • Бесплатные консультации опытных бухгалтеров
Не хотите заниматься сами?
Мы готовы взять полное ведение бухгалтерского,
налогового и кадрового учёта на себя от 3500 рублей в месяц.

Полезные сервисы для ведения бизнеса
  • Регистрация ИП
    Регистрация OOO
    Полный пакет документов для регистрации вашей компании бесплатно.
    Подробнее  ›
  • Интернет-бухгалтерия
    Интернет-бухгалтерия
    Не требует специальных навыков
    и знаний. Экономьте на бухгалтере
    до 200 000 руб. в месяц.
    Подробнее  ›
  • Аутсорсинг
    Аутсорсинг
    Для самых занятых предпринемателей мы готовы взять полное ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учёта на себя.
    Подробнее  ›
  • Мое Дело.Бюро
    Мое Дело.Бюро
    Проверка контрагентов.
    Бухгалтерские и налоговые
    консультации. ЭДО.
    Подробнее  ›
  • Открытие расчётного счёта онлайн
    Открытие расчётного
    счёта онлайн
    Выгодно экономьте время не только при совершении платежей, но даже на открытии расчётногоо счёта.
    Подробнее  ›
  • Регистрация, ликвидация, внесение изменений под ключ
    Регистрация, ликвидация,
    внесение изменений под ключ
    Не ломайте голову при регистрации, внесении изменений, ликвидации - доверьтесь специалистам.
    Подробнее  ›
Заявка на бесплатную консультацию
Форма собственности:
Система налогообложения:
Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой.
Персональный
налоговый календарь
Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой.
Спасибо за Вашу заявку,
наш специалист свяжется
с Вами в течение

24 часов.
Произошла ошибка!