Механизм 1С ЗУП, редакция 3.1 позволяет создавать кадровые документы по увольнению, производить расчет компенсации при наличии неиспользованных выплат и выходного пособия. Средний дневной заработок рассчитывается в автоматическом режиме на основании регистров, что позволяет существенно сократить время. Также в программе доступно создание всех необходимых справок и отчетов.
Одним из наиболее распространенных кадровых мероприятий является увольнение сотрудников. Законодательно утвержден порядок расчетов с таким работником, список необходимых документов, сроки перечисления компенсаций и оплаты труда за неполный месяц.
Как правильно оформить
Программный продукт от 1С ЗУП, редакция 3.1, рассчитан на ведение кадрового учета компании. Все выплаты при увольнении доступны в едином расчете, на основании которого можно составить ведомость, а также распечатать кадровые документы (например, приказ на увольнение, справку-расчет и т.д.). Кроме того, информацию можно перевести в автоматическом режиме в другие программные продукты 1С для ведения начислений и выплат при формировании бухгалтерской отчетности.
| Наименование | Кто составляет | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Заявление от работника | Увольняющийся сотрудник | Сотрудник. Дополнительно может быть завизировано кадровиком или руководителем компании |
| Приказ об увольнении | Ответственное лицо (есть возможность сформировать в 1С) | Руководитель организации и работник, который увольняется |
Процедура начинается с написания заявления или составления приказа, форма которых зависит от варианта увольнения: по собственному желанию, инициативе работодателя, согласованию сторон, сокращению.
Скрин заявления на увольнение от работника по собственному желанию
Формирование приказа
Все документы по сотрудникам расположены в специальном разделе «Кадры». Чтобы уволить работника в 1с ЗУП 3.1, необходимо предварительно создать приказ.
Пошаговая инструкция:
- В общем меню выбрать раздел и перейти к формированию документов на увольнение.
- В открывшемся окне заполнить основные данные:
- месяц расчета;
- текущую дату;
- из раскрывающегося списка выбрать сотрудника компании, которого необходимо уволить;
- день, когда уходит работник;
- основание для увольнения (наиболее частое ‒ п. 1 ч. 1 ст. 77 «по соглашению сторон»).
- Записать и провести документ, после этого отправить его на печать (должен быть подписан руководителем и самим сотрудником).
Скриншот приказа о прекращении труд. отношений
Расчет компенсации
Если работник не полностью воспользовался своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск (от 28 календарных дней), то, согласно ст. 127 ТК РФ, ему положена денежная компенсация или отпуск с последующим увольнением (его датой в данном случае будет считаться крайний день отдыха).
Примечание от автора! Компенсация выплачивается независимо от причин увольнения сотрудника.
Для корректного заполнения расчета выплаты необходимо:
- установить продолжительность расчетного периода (все время работы в организации);
- определить зарплату сотрудника в данный промежуток (за вычетом отпусков, больничных, командировок, социальных перечислений и т.д.);
- рассчитать среднюю дневную оплату труда: заработок / 12 месяцев × 29,3;
- выяснить дни отпуска, которые не были использованы;
- вычислить итоговую сумму выплат: средний заработок за день × на дни неиспользованного отдыха.
В 1С ЗУП 3.1. разработана возможность автоматического расчета компенсации на основании карточки сотрудника:
Для уточнения информации получившийся документ следует отправить на печать.
Расчет выходного пособия
Согласно ст. 178 ТК РФ, в ряде случаев при увольнении дополнительно выплачивается выходное пособие:
- Средняя з/та за месяц при ликвидации компании или сокращении штата сотрудников (она сохраняется на период трудоустройства, не более 2 месяцев после увольнения).
- Двухнедельный средний заработок:
- отказ рабочего от перевода на другую должность в соответствии с медицинскими показаниями;
- призыв на военную службу;
- отказ перевода в другую местность;
- полная нетрудоспособность сотрудника на основании медицинских показаний;
- отказ от дальнейшей трудовой деятельности по причине смены условий договора.
При оформлении документов при увольнению предусмотрена и выплата выходного пособия.
От автора! Расчет среднего дневного заработка отличается, так как при этом используются рабочие дни, а не календарные.
Начисление заработной платы
Кроме компенсации, сотруднику нужно рассчитать и отдать з/ту за фактически отработанные дни в текущем месяце. Для этого изначально следует создать табель по данному сотруднику:
- На вкладке «Зарплата» перейти к заполнению табеля учета рабочего времени.
- При создании документа выбрать месяц, за который начисляется з/та, организацию, подразделение. В пункте «Дата» проставить текущее число (дату увольнения). Нажать «Подбор» для формирования табеля по конкретному рабочему. После проверки информации ‒ «Провести и закрыть».
Авторское дополнение! Дата увольнения – последний рабочий день сотрудника.
Дальнейшее начисление зарплаты возможно 2 путями:
- На вкладке формирования увольнения (поставить галочку рассчитать оплату труда).
- Через документ начисления з/ты:
- в пункте «Зарплата» перейти к начислению;
- создать новое начисление – указать в нем месяц, дату составления документа, компанию и подразделение. Нажать «Подбор» для выбора конкретного сотрудника. Расчет осуществляется на основе данных табеля учета времени, отработанного в текущем месяце;
- на отдельных вкладках можно дополнительно проанализировать начисляемые в компании пособия, рассчитанный к удержанию НДФЛ, страховые взносы с заработной платы. Если все данные верны, нажать кнопку «Провести и закрыть».
Выплата денег
Все расчеты с увольняющимся сотрудником осуществляются в его последний день работы на предприятии. Если он получает денежные средства через кассу, но в это время отсутствовал, то выплата должна быть произведена не позднее, чем на следующий рабочий день после изъявления желания сотрудника забрать деньги (необходимы документы, подтверждающие законность переноса выплаты, например, листок нетрудоспособности).
Ведомость для перечисления положенных сумм можно сделать напрямую из страницы формирования документов по увольнению.
Все они создаются в специальном разделе меню программы, где также можно получить ведомость на выплату рассчитанных сумм.
При ее создании необходимо уточнить месяц начисления, текущую дату, тип выплаты (увольнения) и подобрать сформированный документ. При наличии зарплатного проекта указать его в специальном окне. Нажать «Заполнить» для автоматического занесения информации в ведомость.
После проверки сведений нажать «Провести». На основании созданного документа сформировать подтверждение выплаты.
Дополнительно из ведомости на зарплату можно распечатать реестр перечисленного НДФЛ, чтобы проверить правильность заполнения регистров (необходимо для корректного составления деклараций 6-НДФЛ и 2-НДФЛ).
При выплате сотруднику денег обязательным является предоставление ему расчетного листка. Сформировать его можно в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Расчетный листок».
Скрин расчетного листка
Документы
При увольнении работник должен получить на руки:
- трудовую книжку;
- расчетный листок;
- справку о зарплате (за текущий год и предшествующие 2 для исчисления пособий);
- копии данных по форме СЗВ-М (за последний месяц): выписка предоставляется только с информацией о сотруднике;
- копии данных по форме СЗВ-СТАЖ (за текущий год): выписка предоставляется только с информацией о сотруднике;
- копию раздела 3 расчет по страховым взносам (за все периоды с января 2017 г.);
- сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- 2-НДФЛ за предыдущий и текущий годы.
Примечание! Начиная с января 2020 г., все кадровые изменения необходимо передавать параллельно в контролирующие органы ежемесячно (УПФР России по месту регистрации компании). Отчет составляется по форме СЗВ-ТД.
Скрин справки СТД-Р
Справка по форме СТД-Р дублирует данные отчетности СЗВ-ТД для конкретного сотрудника.
Бухгалтерский учет
Для информации о расчетах в части оплаты труда в бухучете используется сч. 70. Дебет счета – суммы, фактически выданные или перечисленные на банковские карточки работников в корреспонденции со счетом учета денежных средств: Дт70, Кт50,51. Кредит счета – начисление заработка и иных выплат, связанных с производственной деятельностью в корреспонденции с соответствующим счетом учета затрат: Дт20, 25, 26, 44 Кт70.
Каждая организация, не относящаяся к малым предприятиям, обязана формировать у себя резерв на оплату отпусков. Если он был создан, то компенсация за неиспользованный отдых осуществляется проводкой Дт96 Кт70.
Для отображения в учете начисления страховых взносов применяется 69 счет, к которому открываются дополнительные субсчета для аналитики. Начисление взносов отражается в кредите счета, фактическая уплата в бюджет РФ – дебет.
Практический пример
Сотрудник ООО «Кошкин» принял решение уволиться по собственному желанию и подал соответствующее заявление в бухгалтерию. Последний рабочий день – 07.02.2020.
Средняя оплата труда за день работника в период с февраля 2019 г. по январь 2020 г. составил 480 руб. 66 коп. Сумма компенсации за дни неиспользованного отпуска – 10 574 руб. 52 коп. ООО «Кошкин» относится к субъектам малого предпринимательства, и резервы не были сформированы.
Заработная плата сотрудника за неполный февраль составила 4 000 руб. Удержанный НДФЛ – 1 895 руб. Средства выплачены на банковскую карточку.
По итогам месяца были начислены страховые взносы в следующем размере: ФСС – 422,66 руб.; ФФОМС – 743,31 руб.; ОПС – 3 206,39 руб.; НС и ПЗ – 29,15 руб.
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:
- Дт44 Кт70:
10 574,52 руб. – начислена компенсация за неиспользованные дни отпуска;
- Дт44 Кт70:
4 000 руб. – начисление заработной платы;
- Дт70 Кт68:
1 895 руб. – удержан НДФЛ (налог удерживается с обоих выплат одновременно);
- Дт70 Кт51:
12 679,52 руб. – выплата сотруднику средств;
- Дт44 Кт69.01:
422,66 руб. – социальное страхование;
- Дт44 Кт69.02.7:
3 206,39 руб. – обязательное пенсионное страхование рабочих;
- Дт44 Кт69.03.1:
743,31 руб. – обязательное медицинское страхование;
- Дт44 Кт69.11:
29,15 руб. – страхование от несчастных случаев на производстве.
