Многие организации используют в своей деятельности автотранспорт. Траты на заправку топливом автомашин составляют существенную часть общих расходов компаний. Одним из способов оптимизировать эти расходы, а также упростить бухгалтерский учет, связанный с приобретением горючего, является применение специальных карточек, предназначенных для оплаты на АЗС.
Бензин или другое горючее для автотранспортных средств всегда будут востребованным товаром. Конкуренция в этой нише достаточно высокая, а потому продавцы нефтепродуктов используют всевозможные способы для привлечения клиентов. Топливные карты для юридических лиц – один из таких способов, позволяющих путем выгодных условий и предложений получить желаемую клиентуру.
Топливные карты: понятие
По сути, это следующая ступень применявшихся ранее талонов на бензин, которые встречаются и сегодня. Но в отличие от талонов карты для покупки горючего на АЗС более усовершенствованные.
Карты представляют собой пластиковые карточки с электронной микросхемой, с помощью которых водитель может рассчитываться на АЗС безналичным путем.
Интересно! Считается, что возникновение топливных карт произошло в Бостоне, США, еще в 30-х годах прошлого столетия. Тогда американская компания Farrington Manufacturing выпустила картонные карточки, которые можно было обменивать на бензин. В СССР впервые карты для оплаты горючего были использованы в Новосибирске в 1984 году.
Принцип действия
Карты для оплаты нефтепродуктов имеют тот же принцип работы, что и банковские. В отличие от последних на топливных вместо денежных средств находятся литры определенного вида горючего. Его объем определяется договором, заключенным между организацией и АЗС или сторонним оператором.
Карта выдается водителю, который при необходимости заправляет автомобиль, предъявляя ее. Руководство организации может установить определенный лимит для покупки топлива на любой срок (месяц, день, несколько дней).
В оговоренный срок (как правило, ежемесячно) поставщик посредством почты или иным способом передает в организацию необходимые для отчетности документы по совершенным за период операциям:
- счет-фактуру;
- акт сверки;
- товарную накладную по форме ТОРГ-12;
- иные, предусмотренные договором документы.
При этом все необходимые документы клиенту могут быть направлены в электронном виде незамедлительно после совершения каждой операции.
Преимущества и недостатки
Популярность топливных карточек среди субъектов предпринимательства вполне объяснима – они имеют весьма ощутимые плюсы. Среди них можно выделить следующие.
- Переход на безналичную систему позволяет отслеживать реальное потребление горючего, исключить нецелевое использование денег, контролировать расходы, а также впоследствии анализировать их.
- Применение этой системы существенно облегчает работу бухгалтеров, по той причине, что все операции проводятся через интернет, и отпадает необходимость в сборе бумажных платежных документов.
- Экономия от использования по скидкам, акциям, другим предложениям поставщиков.
- Возможность возмещения НДС.
- Некоторые АЗС предоставляют организациям-клиентам всевозможные интересные условия (например, отсрочка платежа, кредит и др.).
- Управление лимитами горючего возможно осуществлять через интернет в личном кабинете.
Среди недостатков топливных карт можно отметить, разве что, привязанность к определенным сетям поставщиков. Однако это компенсируется возможностью приобретения универсальных карточек, по которым предусмотрено обслуживание у разных компаний – продавцов нефтепродуктов.
С кем заключать договор на обслуживание
Приняв решение о применении в своей деятельности топливных карт, следует тщательно подобрать контрагента-поставщика. Использование этой системы расчетов для юридических лиц предлагает множество организаций. Их можно подразделить на две категории:
- Непосредственно сами поставщики горючего, реализующие его через собственную сеть АЗС. К крупнейшим таким компаниям относятся: Газпром нефть, Роснефть, ТНК, Shell и прочие.
- Посредники или так называемые процессинговые операторы, которые предлагают обслуживание сразу в нескольких сетях АЗС. Среди крупных компаний, предлагающих подобные услуги, можно назвать PetrolPlus, Кардекс, VIACard и другие.
Количество компаний, предлагающих услуги по безналичному приобретению нефтепродуктов, огромно. В каждом субъекте страны имеются собственные региональные компании. Поэтому, прежде чем заключить договор на обслуживание, нужно внимательно изучить условия, которые предлагают такие организации.
