Бухгалтерский учет: 71 счет «Исчисления с подотчетными лицами»

Котировка 71 «Исчисления с подотчетными лицами» применяется для отражения данных по средствам, полученным работником предприятия, подотчет, на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы.

Данная котировка действует на основании Плана, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 года №94н, при необходимости выдать финансовые средства на выполнение поставленных руководителем задач, связанных с непосредственной деятельностью организации.

Такие средства не являются собственностью подотчетного лица и не могут быть потрачены им на иные нужды. Соответственно, в случае остатка, сумма будет возвращена в кассу. При этом, по выполнению задачи, в течение 3-х рабочих дней, должен быть сдан отчет относительно расхода этих денег.

При не предоставлении такого отчёта, налоговая расценит это, как доход физлица, при этом потребуется удержание НДФЛ с данной суммы. Законом не предусмотрены сроки выдачи данных средств, поэтому их устанавливает руководитель.

На какие цели выдаются финансы:

1. Командировочные расходы.
2. Мелкооптовые покупки товаров.
3. Представительские расходы.
4. Хозяйственно-операционные нужды.

Важно! Подотчётными лицами могут выступать исключительно сотрудники предприятия. Неопытные бухгалтера часто совершают ошибку, вписывая в счёт 71 денежные суммы, выданные представляющим поставщика или заказчика лицам.

Особенности проводки

Котировка является активно-пассивной, но в большинстве случаев устроена, как активная. В дебете отображается увеличение суммы выданных средств, а в кредите – уменьшение дебиторской задолженности.

Но бывают ситуации, когда счёт действует, как пассивный, поскольку на конец месяца образовывается сальдо, как в дебете, так и кредите. Во втором случае это означает долговое обязательство предприятия. Например, когда выданных подотчет денег оказалось не достаточно для осуществления хозяйственных расходов или в кассе организации не было нужной суммы, и сотрудник согласился использовать личные средства, при условии возврата ему потраченных денег.

В такой ситуации бухгалтер составляет проводку: д-т 20 – к-т 71. Если образуется дебетовый остаток, значит возникла задолженность перед организацией.

Как отражать оплату НДС

При оплате компанией НДС при покупке товаров или услуг из подотчётных денег по котировке 19, величина налога отражается в проводках:

Действия бухгалтера

Подотчетные денежные средства выдаются из кассы (К-т 50) или перечисляются на карту с расчетного счета предприятия (К-т 51), на основании приказа руководителя или письменного заявления получателя денег с резолюцией директора.

По выполнению поставленных задач, бухгалтер принимает авансовый отчет и проводит арифметическую сверку, а также проверяет наличие первичных учетных документов, подтверждающих назначение расходов, счёт 71 в бухгалтерском учете проводки, выписывает приходный или расходный кассовый ордер и закрывает авансовый отчет.

Проводки при выдаче денег:

Проводки при возврате сотрудником денег:

Важно! При использовании корпоративной карты для перечисления средств сотруднику, осуществляются следующие проводки: д-т 55 – к-т 51 и д-т 71 – К-т 55.

Основные котировки второго порядка

Для систематизирования и объединения данных движения денежных средств аналитический учёт корреспондируется с котировками второго порядка:

Проводки для представительских расходов:

Проводки на покупку материалов или товаров:

Проводки командировочных расходов:

Проводки по удержанию подотчётной суммы

Используется, если не был возвращен остаток финансовых средств или не предоставлен отчёт по израсходованным деньгам.