Котировка 71 «Исчисления с подотчетными лицами» применяется для отражения данных по средствам, полученным работником предприятия, подотчет, на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы.


Данная котировка действует на основании Плана, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 года №94н, при необходимости выдать финансовые средства на выполнение поставленных руководителем задач, связанных с непосредственной деятельностью организации.

Такие средства не являются собственностью подотчетного лица и не могут быть потрачены им на иные нужды. Соответственно, в случае остатка, сумма будет возвращена в кассу. При этом, по выполнению задачи, в течение 3-х рабочих дней, должен быть сдан отчет относительно расхода этих денег.

При не предоставлении такого отчёта, налоговая расценит это, как доход физлица, при этом потребуется удержание НДФЛ с данной суммы. Законом не предусмотрены сроки выдачи данных средств, поэтому их устанавливает руководитель.

На какие цели выдаются финансы:

  1. Командировочные расходы.
  2. Мелкооптовые покупки товаров.
  3. Представительские расходы.
  4. Хозяйственно-операционные нужды.

Важно! Подотчётными лицами могут выступать исключительно сотрудники предприятия. Неопытные бухгалтера часто совершают ошибку, вписывая в счёт 71 денежные суммы, выданные представляющим поставщика или заказчика лицам.

Особенности проводки

Котировка является активно-пассивной, но в большинстве случаев устроена, как активная. В дебете отображается увеличение суммы выданных средств, а в кредите – уменьшение дебиторской задолженности.

Но бывают ситуации, когда счёт действует, как пассивный, поскольку на конец месяца образовывается сальдо, как в дебете, так и кредите. Во втором случае это означает долговое обязательство предприятия. Например, когда выданных подотчет денег оказалось не достаточно для осуществления хозяйственных расходов или в кассе организации не было нужной суммы, и сотрудник согласился использовать личные средства, при условии возврата ему потраченных денег.

В такой ситуации бухгалтер составляет проводку: д-т 20 – к-т 71. Если образуется дебетовый остаток, значит возникла задолженность перед организацией.

Как отражать оплату НДС

При оплате компанией НДС при покупке товаров или услуг из подотчётных денег по котировке 19, величина налога отражается в проводках:

Дебет

Кредит

Описание

1

19

71

Размер начисленного НДС

2

68

19

Сумма вычета НДС

Действия бухгалтера

Подотчетные денежные средства выдаются из кассы (К-т 50) или перечисляются на карту с расчетного счета предприятия (К-т 51), на основании приказа руководителя или письменного заявления получателя денег с резолюцией директора.

По выполнению поставленных задач, бухгалтер принимает авансовый отчет и проводит арифметическую сверку, а также проверяет наличие первичных учетных документов, подтверждающих назначение расходов, счёт 71 в бухгалтерском учете проводки, выписывает приходный или расходный кассовый ордер и закрывает авансовый отчет.

Проводки при выдаче денег:

Дебет

Кредит

Описание

1

71

50

Из кассы

2

71

51

Из расчётного счёта

Проводки при возврате сотрудником денег:

1

50

71

В кассу

2

51

71

На учетную запись денежных операций

Важно! При использовании корпоративной карты для перечисления средств сотруднику, осуществляются следующие проводки: д-т 55 – к-т 51 и д-т 71 – К-т 55.

Основные котировки второго порядка

Для систематизирования и объединения данных движения денежных средств аналитический учёт корреспондируется с котировками второго порядка:

В дебете

В кредите

1

50

07

2

51

08

3

52

10

4

55

11

5

76

15

6

79

20

7

91

23

8

 

25

9

 

26

10

 

28

11

 

29

12

 

41

13

 

44

14

 

45

15

 

50

16

 

51

17

 

52

18

 

55

19

 

70

20

 

73

21

 

76

22

 

79

23

 

91

24

 

94

25

 

97

26

 

99

Проводки для представительских расходов:

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

1

71

50

25 000

Деньги выданы из кассы

2

26

71

17 085

Отображены представительские расходы

3

19

71

3 075

НДС учтён

4

50

71

4 840

Деньги возвращены в кассу (если имеется остаток)

5

71

50

0

Возмещение перерасхода (если требуется)

6

84

71

461

Восстанавливается НДС на перерасход

Проводки на покупку материалов или товаров:

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

1

71

50

10 000

Выдача денег

2

10

71

8 765

Расходы на покупку

3

50

71

1 234

Возврат остатка

Проводки командировочных расходов:

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

1

71

50

30 000

Деньги выданы

2

20/23/29

71

24 800

Поездка по производственным нуждам

3

26

71

24 800

Административно-управленческая командировка

4

44

71

24 800

Поездка для продажи товаров

5

19

71

2 700

НДС учтён

6

68

19

2 700

Вычет НДС

7

91

19

0

Списание НДС на расходы

Проводки по удержанию подотчётной суммы

Используется, если не был возвращен остаток финансовых средств или не предоставлен отчёт по израсходованным деньгам.

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

1

94

71

1 280

Невозвращение средств

2

70

94

1 280

Удержание суммы из оплаты труда

3

73

94

1 280

Выставлена задолженность сотруднику по невозвращенным средствам