Бухгалтерское отражение результатов инвентаризации в учете осуществляется в зависимости от найденных отклонений:

  • недостачи и порчи учитываются на 94 счете;
  • стоимость недостач взыскивается с виновных лиц либо за счет прибыли;
  • излишки учитываются как доход и отражаются на 91 счете;
  • найденные при инвентаризации ошибки исправляются без влияния на проводки.
 

Инвентаризация - это необходимый инструмент контроля, который организации применяют в отношении своего имущества. С помощью процедуры инвентаризаций руководство следит за состоянием и наличием своих активов.

Когда надо инвентаризировать активы

Любое имущество можно оценить в денежном выражении и описать с помощью бухгалтерских проводок согласно действующему законодательству. Как правило, в учетной политике компании прописывается очередность проведения инвентаризаций. В сущности, закон не ставит ограничений по срокам. Любая компания, у которой на балансе имеется имущество, может проверять его сколько угодно.

Зачастую компании предпочитают привязывать проведение процедуры к концу отчетного периода:

  • ежемесячно;
  • ежеквартально;
  • ежегодно;
  • раз в три года.

Это правило не касается обязательных инвентаризаций. Все фирмы осуществляют инвентаризацию из-за существенных поводов. Список можно увидеть в п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ:

  • меняется ответственное лицо;
  • активы продаются, покупаются или передаются в аренду;
  • обнаружен случай хищения;
  • перед годовой отчетностью;
  • предприятие подлежит реорганизации или ликвидации;
  • произошло стихийное бедствие.

Что и как нужно сделать

Последовательность следующего проведения утверждена при помощи Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Для инвентаризации утверждается рабочая комиссия из персонала, согласованного руководителем фирмы. Зачастую это неизменный состав. В некоторых ситуациях, помимо основной, утверждается дополнительная рабочая комиссия для ускорения действий. Так бывает, когда активы разбросаны по разным зданиям в приличном количестве.

Отдел бухгалтерии фирмы готовит инвентаризационные описи. В распечатках имущественные активы представлены так, как числятся в программе. Есть возможность скачать типовые формы в Приложениях 6-18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Задачи назначенных членов комиссии:

  • сличить то, что числится в описях с тем, что есть по факту;
  • выявлять непригодные или морально устаревшие объекты;
  • принять ряд решений о дальнейших действиях в отношении проблемного имущества.

После того как комиссия сдала материал и приняла решение, а руководство утвердило его специальным приказом по предприятию, результат показывается бухгалтерскими проводками по инвентаризации.

Примечание от автора! Если инвентаризационная комиссия не выявила отклонений, то никаких записей делать не нужно.

Отклонения, которые может выявить комиссия:

  1. Недостача.
  2. Излишек.
  3. Ошибки в регистрах бухгалтерского учета.
  4. Устаревшие или необратимо поврежденные объекты.

Действия по утратам

Каждое из отклонений предусматривает свой ряд операций. При недостаче очень важно правильно понять истоки проблемы. Недостачи и порчи нужно отражать на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», утверждаемым Планом счетов. Утраты, понесенные от разгула стихии, списываются без взыскания на 99 счет «Прибыли и убытки».

94 счет корреспондирует со счетами, на которых отображается имущество фирмы. В разрезе ситуации, приведшей к пропаже запасов, с 94 счета убираются недостачи:

  • в пределах норм естественной убыли;
  • сверх величин нормы убыли по вине материально ответственного лица;
  • сверх величины естественной убыли без обнаружения виноватых.

Если решено вину за утрату возложить на определенного человека, то в дело идет 73 счет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Надо сделать движения:

  • Дт 73 Кт 94 - сумма урона от хищения или ухудшения предъявлена найденному виноватому лицу (ФИО прописывается в субконто);
  • Кт 73 Дт 98 «Доходы будущих периодов» - учитывается расхождение между взысканной и балансовой стоимостью пропавших активов;
  • Дт 50 «Касса» Кт 73 – виновный человек уплатил наличные деньги в кассу компании;
  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 – утрата вычитается из заработка виновного лица.

Например, ООО «Мотылек» решило 31 января инвентаризировать кассовые операции. По итогам выявили недостачу из-за непродуманных действий материально ответственного лица Николаева В.А. размером 250 рублей. Руководство решило обязать сотрудника выплатить недостачу. Поскольку денежная наличность в рублях не оценивается по рыночной стоимости, то недостачу надо погасить согласно данным акта по форме ИНВ-15.

Табл. № 1. Проводки по недостаче

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма операции

Субконто 1

Отражение найденной в кассе недостачи

94

50.01

250,00

 

Недостача определена на кассира

73.02

94

250,00

Николаев В.А.

Виновное лицо выплатило ущерб в кассу наличкой

50.01

73.02

250,00

Николаев В.А.

В ситуации, когда конкретные виновные лица не найдены, все убытки по недостачам списываются на счет 91.02 «Прочие расходы»:

  • Дт 91.02 Кт 94 - вся недостача гасится без разделения по счетам.

Прочие отклонения данных

Помимо недостач, комиссия во время проверки может обнаружить излишки. Они должны быть оприходованы в учете исходя из рыночной стоимости. Для этого приглашается независимый оценщик, либо проводится экспертный анализ путем сравнения цен аналогичных товаров на рынке.

Примечание от автора! Если компания решила оценить излишки с помощью своих экспертов, то необходимо приводить конкретные примеры (прайсы, ссылки на электронные ресурсы), чтобы у налоговиков не появилось подозрений в уходе от налога на прибыль.

Стоимость излишков увеличивает финансовый результат предприятия:

  • Дт 08 Кт 91.01 «Прочие доходы» - поступил объект основных средств;
  • Дт 10 Кт 91.01 - на учет поставлены материальные запасы.

Ошибки, которые обнаруживает комиссия в процессе контрольной проверки, традиционно касаются зданий и сооружений. Для всех объектов существуют технические паспорта и свидетельства собственности. Если в бухгалтерской программе неверные сведения по метражу или адресу, то рабочей комиссии необходимо указать на это ответственным сотрудникам.

В свою очередь, сотрудники вносят коррективы в карточки объектов. В такой ситуации финансовый результат не меняется, нет виновных лиц. Безнадежно испорченные или морально устаревшие активы, которые удалось выявить по результатам проверки, надо списать на счет 91.02 «Прочие расходы»

Инвентаризация - это действенный инструмент контроля состояния имущества. Это особенно актуально перед годовым отчетом. Поэтому необходимо ответственно подходить к оформлению документов. Все члены комиссии должны осознанно ставить подписи под инвентаризационными описями.