Представление отчетности в электронной форме в ряде случаев является обязанностью предпринимателя, нарушение которой грозит привлечением к ответственности и доначислением штрафных санкций. Электронная отчетность подается по телекоммуникационным каналам связи через специальных операторов связи.


Электронная сдача отчетности является одним из наиболее удобных и распространённых способов взаимодействия налогоплательщиков и государственных органов. Передача и получение документации в бесконтактной и безбумажной форме осуществляется по специальным каналам связи – телекоммуникационным (далее ТКС) через операторов электронного документооборота (далее ЭДО).

Плюсы сдачи отчетности «по электронке»

  • Дистанционная сдача документов без необходимости личного посещения госорганов;
  • Экономия времени;
  • Возможность направления документации в любое время суток и любой день недели;
  • Проверка направляемой отчетности на соответствие контрольным соотношениям и актуальности формы представляемого расчета (декларации);
  • Возможность получения сообщений, актов налоговых проверок и иных документов, направляемых в адрес налогоплательщика;
  • Конфиденциальность направляемых сведений.

Электронная сдача отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в ряде случаев является обязанностью организации или ИП. При ее несоблюдении предприниматель может быть привлечен к ответственности и оштрафован.

Таблица № 1. Обязательная сдача отчетности «по электронке»

Год регистрации

ИФНС

ПФР

ФСС

2016

Декларации и расчеты (кроме декларации по НДС)

Численность сотрудников больше 100

Количество человек, на которых предоставляются сведения, превышает 25

Численность работников, получивших денежные выплаты – более 25

До 2016

Среднесписочная численность работников – более 100

Среднесписочная численность сотрудников, получивших выплаты – более 25

Не важен

Декларации по НДС

 

Отчетность по НДФЛ

(2-НДФЛ, 6-НДФЛ)

Количество сотрудников, получивших доходы в проверяемом периоде превысило 25 человек

Электронная сдача отчетности в ПФР

На настоящий момент в Пенсионный фонд плательщик должен отчитываться по 2 формам:

Способы сдачи

  • На бумаге – если среднесписочная численность сотрудников, получивших выплаты, не превысила 25 человек;

    Если организация зарегистрирована в 2016 году, расчеты на бумаге она может сдавать, если количество работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам, не превысило 25 человек.

  • «По электронке» – если число сотрудников не превышает 25 человек.

    В случае нарушения порядка подачи сведений в ПФР по ф. РСВ- 1 с работодателя могут взыскать штраф в размере 200 руб. В отношении расчета СЗВ-М ответственность за подобное нарушение не установлена.

Сроки направления сведений в ПФР

РСВ-1

  • в электронном виде до 20 числа второго месяца, следующего за прошедшим кварталом;
  • на бумаге – до 15 числа второго месяца, следующего за прошедшим кварталом.

СЗВ-М

Вне зависимости от способа сдачи расчет необходимо представить в ПФР до 10 числа каждого месяца.

Электронная отчетность в ФСС

Все работодатели обязаны ежеквартально отчитываться в фонд соцстрахования по форме 4-ФСС.

Способы сдачи

  • На бумаге – если среднесписочная численность сотрудников, получивших выплаты не превысила 25 человек;

    Если организация зарегистрирована в 2016 году, расчет на бумаге она может сдавать, если количество работников, получивших выплаты в отчетном периоде не превысило 25 человек.

  • «По электронке» – если число сотрудников не превышает 25 человек.

    В случае нарушения порядка подачи сведений в ФСС с работодателя могут взыскать штраф в размере 200 руб.

Срок направления сведений в ФСС

  • в электронном виде до 25 числа месяца, следующего за прошедшим кварталом;
  • на бумаге – до 20 числа второго месяца, следующего за отчетным кварталом

Порядок подключения ЭДО

  1. Выбор оператора ЭДО;
  2. Заключение договора на предоставление услуг ЭДО;
  3. Получение усиленной ЭЦП;
  4. Установка ПО (программного обеспечения);
  5. Уведомление ИФНС по месту учета и ПФР о переходе на электронный документооборот.

Выбор оператора ЭДО

Оператором ЭДО (электронного документооборота) является организация, предоставляющая услуги по передаче документации от абонента до государственного органа (и обратно) в электронной форме по ТКС. К указанным организациям предъявляются особые требования, включающие, в том числе, заключение договора с УФНС России по тому региону, в котором осуществляется деятельность оператора ЭДО. Перечень компаний, предоставляющих услуги ЭДО, действующих по месту регистрации юридического лица или ИП, можно найти на сайте ФНС РФ.

Заключение договора на предоставление услуг ЭДО

После того как оператор связи выбран, необходимо обратиться к нему с заявлением на подключение к ТКС.

После получения оператором ЭДО заявления, в течение 3-х дней Вам будет предоставлен пакет документов на подпись, для подключения и обслуживания в системе ЭДО.

Когда документы будут заполнены, необходимо оплатить выставленный оператором счет и приложить оплаченную платежку к основному пакету документов.

Получение ЭЦП

Для того чтобы получить усиленную ЭЦП необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Перечень данных центров приведен на сайте Минкомсвязи.

Для получения сертификата ЭЦП в центр необходимо представить следующие документы:

Физические лица (ИП)

  • Паспорт;
  • СНИЛС;

Юридические лица

  • Устав;
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • Выписка из ЕГРЮЛ

В случае если желания самостоятельно заниматься получением ЭЦП нет, можно оформить заявление и доверенность на изготовление и получение сертификата ЭЦП представителем оператора ЭДО.

Установка программного обеспечения

После того, как оператором связи будет предоставлено программное обеспечение, его необходимо будет установить на компьютер, имеющий выход в Интернет.

Уведомление государственных органов о переходе на электронную отчетность

Когда все действия по подключению к системе ТКС будут выполнены, абоненту необходимо будет направить заявление в ИФНС и ПФР по месту учета о переходе на электронную форму сдачи отчетности. В ПФР также необходимо будет заключить специальное соглашение с Управлением Пенсионного Фонда того региона, в котором поставлен на учет абонент.

Разобрав вкратце, как происходит подключение к ТКС, когда предприниматель обязан сдавать электронную отчетность и как это происходит, подведем итоги вышесказанному.

  • Отчитываться «по электронке» обязаны юридические лица и ИП, численность сотрудников которых превышает законодательно установленный лимит;
  • Плательщики общей системы налогообложения в обязательном порядке должны подавать декларацию по НДС в электронной форме, независимо от количества работников;
  • Для того чтобы перейти на ЭДО организация или ИП должны проинформировать об этом ИФНС и ПФР по месту учета, а в Пенсионном фонде должны еще заключить соглашение о переходе на ЭДО;
  • В настоящее время способ сдачи документов в безбумажной форме набирает все большую популярность из-за экономии большого количества времени на отправку, отсутствие необходимости посещения госорганов и возможности направления отчетности в любое время суток и день недели, будь-то выходной или праздник.

Полезный сервис: Онлайн-сервис «Мое дело» - формирование онлайн отчетности в налоговую.