При приеме на работу ИП должен быть зарегистрирован в ФСС. Ведение кадрового учета, своевременная выплата зарплаты и социальное обеспечение сотрудника – приоритетные задачи работодателя. Какие документы принимать и оформлять, как правильно сдавать отчетность в какие сроки, можно узнать самостоятельно. Кадровый учет несложно организовать при соблюдении всех требований Кодекса.


При принятии на работу сотрудника ИП должен соблюдать все требования, установленные трудовым законодательством. Независимо от формы налогообложения, нужно будет сдавать дополнительную отчетность, вести кадровый учет и соблюдать положения Трудового кодекса.

Документы для оформления

Кандидат после успешного прохождения собеседования для оформления трудового договора должен предоставить:

  1. Заявление о приеме на работу.
  2. Паспорт.
  3. Трудовую книжку и все вкладыши к ней (при их наличии).
  4. ИНН.
  5. СНИЛС.
  6. Документы об образовании – аттестат о среднем образовании, диплом о высшем или профессиональном образовании. При желании или просьбе работодателя представляются сертификаты, удостоверения и свидетельства об окончании профессиональных курсов повышения квалификации или переподготовке.
  7. Дополнительные документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. Например, санитарная книжка, удостоверение о допуске к работе со специальной техникой, справка об отсутствии судимости и др.

Молодые люди допризывного возраста предъявляют приписное свидетельство, не проходившие службу – справку из военкомата, военнообязанные – военный билет.

Сотрудник до издания приказа о приеме на работу знакомиться с действующими:

  • должностной инструкцией;
  • трудовым распорядком;
  • внутренними регламентами и порядками;
  • инструкцией по технике безопасности.

Важно! Обязательно, во избежание недоразумений при выполнении условий договора, должен быть лист с подписью работника об ознакомлении с каждым документом.

ИП или бухгалтер готовят и оформляют:

  1. Трудовой договор составляется в 2 экземплярах, для каждой стороны. При составлении соблюдаются требования статьи 57 ТК РФ, которая содержит обязательные для включения условия.
  2. Приказ о приеме оформляется по форме Т-1, согласно ст. 68 ТК.
  3. Должностная инструкция содержит список обязанностей и прав сотрудника, которому выдается 1 экземпляр на руки.

    При необходимости можно заключить договор о полной или частичной материальной ответственности, соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

  4. На каждого человека оформляется личная карточка по форме № Т-2, в которой содержатся сведения о его личности и профессиональной деятельности. Форма имеет 4 страницы и поделена на тематические блоки. Личные данные заполняются не позднее 3 дней с даты приема, остальная информация – в процессе трудовых отношений.
  5. Запись в трудовую книжку вносят каждому, кто проработал более 5 дней (п. 3 ст. 66 ТК). При меньшем сроке сведения можно не заполнять.

Все трудовые книжки регистрируют в книге учета.

Важно! При заключении договора ГПХ приказ о работе, карточка учета и запись в трудовой книжке не оформляются.

Выплаты сотруднику

Согласно статье 136 ТК, работодатель обязан каждые полмесяца платить заработную плату персоналу, объем которой устанавливается в трудовом договоре. Порядок расчета требует вести табельный учет рабочего времени.

Размер выплачиваемой заработной платы не может быть ниже установленного в регионе размера МРОТ. Заметим, что в 2019 году произойдут изменения для ИП, в частности, размер МРОТ увеличится до 11 280 р.

Каждый месяц с сотрудника удерживается 13% для перечисления бюджет не позднее 2 дней с даты выплаты зарплаты.

Важно! С аванса НДФЛ не выплачивается!

Дополнительно за каждого сотрудника производится отчисление во внебюджетные фонды. До 15 числа каждого месяца работодатель перечисляет страховые взносы 30% от оклада, из которых ПФР – 22, ФОМС – 5,1, ФСС – 2,9.

При заключении договора гражданско-правового характера взносы перечислять необязательно.

Обратите внимание, что по трудовому договору специалисту положены социальные гарантии:

  • своевременная и регулярная выплата зарплаты (за ее задержку предусмотрена ответственность вплоть до уголовной);
  • предоставление оплачиваемого отпуска;
  • оплата больничного листа;
  • выплата выходного пособия.

Принятие в 2018 году поправок в налоговое законодательство увеличит расходы на содержание персонала, поэтому многие заключают ГПХ, который предусматривает только вознаграждение, о котором договорились в дату подписания. Однако при всей очевидности экономии на длительный срок такой договор заключать нельзя, так как при проверке трудовой инспекции он будет признан недействительным, заставят произвести перерасчет всех налогов и сборов, а также выпишут штраф.

Регистрация в ФСС

Индивидуальный предприниматель должен стать на учет в ФСС в качестве работодателя при оформлении первого сотрудника. Срок для подачи заявления – 30 дней с даты заключения договора, что регламентируется Федеральным законом № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Для постановки на учет нужно подготовить:

  1. Заявление о регистрации ИП в качестве страхователя (образец можно взять на официальном сайте фонда).
  2. Паспорт гражданина РФ.
  3. Копию свидетельства о государственной регистрации в ФНС.
  4. Копию трудовых договоров или трудовых книжек.

Возможна отправка документов дистанционно через систему «Контур-Фокус» или «Госуслуги» при наличии цифровой подписи.

Важно! С 01.01.2017 не надо обращаться в ПФР для постановки или снятия с учета!

Отчетность ИП за наемных работников

Независимо от системы налогообложения, работодатель обязан сдавать отчетность при наличии у него наемных работников.

Таблица 1. Виды отчетности

Вид отчетности

Место предоставления

Периодичность

Крайний срок сдачи, число месяца

Сведения о среднесписочной численности

ИФНС

1 раз в год

20

Единый расчет по страховым взносам

Ежеквартально

30

Форма 6-НДФЛ

Ежеквартально

30 число, годовой – 30 апреля

Справка 2-НДФЛ

1 раз в год

31 марта

4-ФСС

ФСС

Ежеквартально

В печатном виде до 20 числа, в электронном - 25

Заявление и справка-подтверждение по основному виду деятельности

1 раз в год

15 апреля

СЗВ-М

ПФР

Ежемесячно

15

СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1

1 раз в год

1 марта

Все отчеты сдаются в указанные числа месяцев, следующих за отчетным периодом. Например, при ежеквартальном предоставлении сведений по страховым взносам ИП сдаст форму 30 марта, 30 июля, 30 октября. Нарушение сроков влечет за собой начисление штрафных санкций.

Штрафные санкции

За нарушение сроков регистрации в ФСС – 20 000 рублей.

При несоблюдении правил оформления трудовых отношений к ИП могут применить штрафные санкции до 300 000 рублей или лишение свободы до 2 лет. Административная ответственность предполагает возможную приостановку деятельности на срок до 90 дней.

Видео: