В бухгалтерском учете компании топливные карты могут отображаться в составе МПЗ или на забалансовом счете в зависимости от их стоимости. Списание затраченного топлива по путевым листам ежемесячно сопоставляется с отчетом обслуживающей компании обособленно по каждой карточке.
Топливная карта – современный инструмент расчетов для юридических лиц, позволяющий избегать множества авансовых отчетов, выдачи денежных средств разным сотрудникам и т.д. Она не является платежным средством (карта не позволяет оплачивать товары или сервисы), но дает возможность оптимизировать расходы на ГСМ, получать скидки. Наиболее известные компании, их выпускающие: Лукойл, Роснефть, Газпромнефть, ЕКА, Shell, Татнефть. Но есть и другие.
Важно определить вид
Чтобы получить топливную карту, надо заключить договор с компанией, которая представляет определенную сеть АЗС. Заявку делают либо непосредственно на автозаправке, либо на сайте компании.
Ко всем карточкам открывается единый счет, расходы по которому можно проверить в режиме реального времени в личном кабинете пользователя.
В зависимости от порядка работы карты бывают:
- денежные – на баланс зачисляется определенная сумма средств, которая впоследствии списывается как оплата за бензин;
- литровая – зачисляются оплаченные литры, которые после заправки авто списываются.
В зависимости от стоимости:
- бесплатная выдача;
- оформление за денежное вознаграждение.
В зависимости от лимитов:
- лимитированные – списание средств ГСМ доступно только в рамках установленных пределов;
- нелимитированные – списание средств доступно без ограничения.
Чтобы списать топливную карту в учете, необходимо предварительно определить ее вид в зависимости от стоимости и закрепить правила списания в учетной политике.
Принятие к учету
Оприходование топливных карт, полученных при заключении договора с обслуживающей компанией, в бухгалтерском учете фирмы напрямую зависит от их стоимости.
Бесплатные карточки
Они не отображаются на балансе компании. Для статистики их отображают на обособленном забалансовом счете, не указанном в Плане счетов. Для аналитического учета карточки отображаются отдельно по каждому ответственному лицу.
Примечание от автора! Разработанный План счетов содержит до 011 забалансового счета, следовательно, для учета топливных карт можно использовать любой с 012. Также может использоваться 006 счет для отображения карточек как бланков строгой отчетности.
Забалансовый учет ведется без метода двойной записи:
- Дт 012 – оприходование полученных пластиковых носителей;
- Кт 012 – списание неиспользуемых карточек.
За вознаграждение
Если юридическое лицо оплачивает выпуск топливных карт, то они отображаются в бухучете фирмы в составе материально-производственных запасов (счет 10) на основании сопроводительной документации. При получении «входной» НДС принимается к вычету, а списать их стоимость можно сразу после получения на текущие расходы:
- Дт60 Кт51 – оплата выпуска.
- Дт10 Кт60 – принятие носителей к учету.
- Дт19 Кт60 – отображение НДС от поставщика на основании счет-фактуры.
- Дт68 Кт19 – налог принят к вычету.
- Дт 20, 25, 26, 44 Кт10 – расходы на приобретение карточек учтены в составе текущих затрат компании.
Следует иметь в виду! Выбранный способ отображения топливных карт в учете должен быть закреплен в учетной политике.
Бухгалтерский учет ГСМ
Топливные карты – часть соглашения между юридическим лицом и заправочными станциями о поставке топлива. Все расчеты с поставщиком ГСМ отображаются на счете 60 в стандартном порядке. По итогам месяца обслуживающая компания представляет закрывающие документы:
- ТОРГ-12 (акт приема-передачи);
- счет-фактуру;
- отчет об отпущенном компании топливе. Он предоставляется в разрезе каждой топливной карточки, что позволяет контролировать расходование ресурсов.
Отчет анализируется и сопоставляется с оформленными путевыми листами для списания топлива.
Практический пример
ООО «Магистраль» оформило договор с крупнейшей сетью заправок в городе на обслуживание по топливным картам. Был заключен договор на выпуск 1 топливной карты для водителя руководителя компании (стоимость оформления составила 300 рублей, в т.ч. НДС 20% ‒ 50 руб.). В начале месяца на счет было зачислено 20 тыс. рублей. По итогам отчетного месяца компания представила отчет, в котором было отображено списание 17 000 рублей на ГСМ (расходы были полностью подтверждены путевыми листами).
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:
Дт60 Кт51
300 рублей – оплачен выпуск пластикового носителя.
Дт10 Кт60
250 руб. – карточка принята к учету.
Дт44 Кт10
250 руб. – расходы на оформление отнесены на текущие затраты.
Дт19 Кт60
50 руб. – НДС от поставщика.
Дт68 Кт19
50 руб. – «входной» налог принят к вычету.
Дт60 Кт51
20 000 рублей – на счет зачислены денежные средства для расходов по ГСМ.
Дт10 Кт60
14 166,67 руб. – принят к учету бензин на основании отчета обслуживающей компании.
Дт19 Кт60
2 833,33 руб. – НДС от поставщика.
Дт68 Кт19
2 833,33 руб. – налог принят к вычету.
Дт44 Кт10
14 166,67 рублей – затраты на топливо включены в состав текущих расходов.
Документальное оформление передачи карточек сотрудникам
Чтобы избегать спорных вопросов о правомерности списания использованного топлива, в учете компании необходимо тщательно следить за тем, чтобы расход корпоративного топлива был направлен на выполнение сотрудниками служебных нужд. Для этого необходимо разработать положение о топливных картах.
Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает соответствующий приказ об учете топливных карт, в который включаются основные пункты:
- закрепление карты за определенным сотрудником;
- установленные лимиты по расходам;
- обязанность ответственного лица предоставлять ежемесячный отчет по израсходованному топливу.
Напротив каждого водителя оставляется графа для подписи после ознакомления с приказом.
Закрепление карточки за определенным сотрудником может быть отображено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к договору. При непосредственной передаче карточки ответственному лицу оформляется акт приема-передачи. Для систематизации учета на предприятии заводится журнал учета топливных карт. В нем содержится основная информация: номер носителя, марка автомобиля, дата выдачи карточки, данные водителя и ответственного за выдачу. Дополнительно регистрируется номер акта передачи карточки.
Образец журнала учета
Получение сотрудником топливной карточки не влечет за собой получение денежных средств, так как это не платежный инструмент, поэтому в бухучете компании выдачу носителя нельзя учесть на счете 71. Для аналитического учета по каждому сотруднику можно использовать забалансовые счета или не отображать передачу карточек вообще.
