Предприниматели часто считают, что деньги компании – их собственность. В итоге страдает бизнес, средств не хватает на обязательные платежи. Чтобы отделить личные доходы, не обязательно применять сложные системы учета. Эксперт советует научиться анализировать поступления и расходы, планировать бюджет. При этом деньги на собственные нужды относят к категории «Зарплата», которую нужно выплачивать, как и остальные постоянные расходы, только после погашения переменных, направленных на поддержание жизнедеятельности компании.

Рассказывает эксперт

Лариса Каменских, генеральный директор ООО «Центр инноваций и компетенций»

Если мы можем что-либо сосчитать и оценить – мы этим управляем. Один из моих клиентов – предприниматель, у него пекарня-кондитерская и розничный магазин, где он продает выпечку, кондитерские изделия, хлеб, напитки. Подключен банковский терминал. Всю наличную выручку бизнесмен забирает из кассы ежедневно. Через 3 месяца с момента начала работы ему стало не хватать финансов, хотя поступления растут ежемесячно, расходы вроде бы не увеличились.

Стандартная ситуация большинства предпринимателей. На мой вопрос, сколько денег он тратит на закуп материалов, товаров в месяц, а сколько – на свои личные нужды, человек не ответил. Даже порядок цифр не смог сказать.

Проанализировали поступления денег и выплаты за 3 месяца по банковским выпискам, записям продавцов в тетрадке, сохранившимся чекам из магазинов. Оказалось – львиная доля средств уходит на личные расходы – погашение кредитов, покупку продуктов домой, заправку автомобиля.

Фото: анализ иногда приводит к горьким выводам. Источник: freepik.com/8photo

Фото: анализ иногда приводит к горьким выводам.
Источник: freepik.com/8photo

Пекарня и розничная торговля – высоко рентабельный бизнес, только неконтролируемый. Мы не делаем порой слишком очевидно нужные вещи – не ведем учет своих доходов и расходов, поступлений денег, платежей. Владелец микробизнеса в данном случае не хочет внедрять у себя сложные учетные системы типа 1С Предприятие или другие. Дорого и времени отнимает много. Да еще учиться приходится, если бухгалтера или экономиста нет в штате.

«Если хочешь, чтобы сотрудники не смешивали личное с общественным, начать надо с себя. И быть предельным педантом в этих вопросах. Я скрупулезно записываю все траты, которые я делаю как глава компании, в том числе самые незначительные. Могу «защитить» каждую копейку, на что конкретно она потрачена»

Дмитрий Кибкало, основатель международной сети игр «Мосигра»

Как организовать учет своих финансов

Несколько советов

  1. Совет 1.

    Разделите доходы по источникам получения:

    - выручка в кассу;
    - приход на банковский счет через терминал;
    - заемные средства;
    - прочие поступления.

    Фото: анализируйте поступления. Источник: freepik.com/dooder

    Фото: анализируйте поступления.
    Источник: freepik.com/dooder

    Перечень открытый, у каждого предпринимателя – свой.

  2. Совет 2.

    Спрогнозируйте доходы по направлениям деятельности, срокам их получения, например:

    - в сезонном бизнесе – в зависимости от сезона;
    - в розничной торговле – с учетом дней недели, месяца;
    - в услугах – согласно плановой дате окончания договора с клиентом.

    В нашем примере с предпринимателем получилось следующее:
    Розничную выручку распределили по группам товаров – хлеб, кондитерские изделия, выпечка, напитки и торты. Торты выделили отдельно, так как изготавливают их не массово, а по заказам постоянных клиентов.
    По каждой группе провели анализ за последние 3 месяца, в какие дни недели сколько поступает денег. Составили прогноз поступлений по дням недели на месяц.
    Выручку от продажи оптовых партий хлеба выделили также в отдельную группу, эти деньги приходят на расчетный счет по заключенным договорам.

  3. Совет 3.

    Проанализируйте, какая доля средств поступает за месяц в кассу наличными, какая – через терминал на расчетный счет. У нас получилось 60/40, отклонения по месяцам – не более 1%.

    Используя эти данные, можно составить план поступления денег на месяц, в разрезе источников получения, по видам деятельности.

  4. Совет 4.

    Проведите аналогичную работу по анализу своих платежей.

    Фото: не менее важен анализ всех расходов. Источник: freepik.com/rastudio

    Фото: не менее важен анализ всех расходов.
    Источник: freepik.com/rastudio

    Разделите их по группам:

    - содержание оборудования;
    - материалы;
    - аренда, налоги;
    - заработная плата;
    - доставка;
    - ГСМ;
    - услуги связи и т.д.

    Выделите из этих расходов постоянные – то есть те, которые платите, например, ежемесячно. У вас будет понятная сумма регулярных платежей и сроки их перечисления. Остальные – отнесем к переменным.

  5. Совет 5 – самый важный.

    Посчитайте долю переменных платежей в общей сумме расходов. Это те деньги, которые должны быть у вас всегда для обеспечения своей основной деятельности, независимо от размера выручки.

    Например, эта часть составила 70%. На следующий месяц планируем 70% от дохода тратить на закуп материалов, товаров, прочие переменные расходы. Только из оставшейся суммы можно планировать постоянные платежи.

    Фото: выбирайте правильный подход. Источник: freepik.com/montrithipsorn

    Фото: выбирайте правильный подход.
    Источник: freepik.com/montrithipsorn

    «В компании обязательно должен быть бюджет минимум на три месяца. И все обязаны его придерживаться. И сам руководитель прежде всего. Я лично как наёмный сотрудник получаю зарплату так же, как другие сотрудники моих компаний, два раза в месяц, и никогда не могу попросить ничего лишнего. Я так же отчитываюсь за бензин для служебных поездок, за командировки, как и другие сотрудники, сдаю в бухгалтерию все чеки и билеты»

    Павел Спичаков, управляющий партнёр «КИТ», «Бергус»

  6. Совет 6. Про личные расходы предпринимателя.

    Включите сумму, которую хотите ежемесячно получать от своего бизнеса, в статью «Заработная плата».

    «Чтобы не было искушений, сделал отдельные счета для бизнеса и личных финансов. Оплату клиентов получаю на бизнес-карту, с нее же плачу налоги и зарплату сотрудникам, оплачивают другие расходы. И с нее же плачу себе «зарплату» на личную карту»

    Юрий Моша, основатель проекта «Русская Америка»

    Все, что планируете забрать себе свыше этой суммы, будет выплачиваться также из переменных расходов, и вы невольно задумаетесь, хватает ли вам денег на товары, материалы для производства? А если недостаточно средств на постоянные платежи, к которым относится и зарплата, то значит, вы ее не получите, т.к. работаете себе в убыток.