Если принимаете решение взять бухгалтера в штат, эксперт советует взвесить, уверены ли в компетенции нового сотрудника, будет он загружен работой, сколько придется платить, кто ответит за возможные ошибки. Если в предприятии минимум работников, простой учет, лучше нанять специалиста на аутсорсинге. Такой вариант также подойдет новичкам в бизнесе или тем, кому не хватает времени на решение сложных задач. Компания-аутсорсер возьмет оплату только за выполненные услуги, возместит убытки в случае ошибок, решит задачи, независимо от ухода исполнителей в отпуск, на больничный, в декрет. Но такой вариант не подойдет, если предприятие занимается сетевыми продажами, имеет сложный документооборот или большой штат сотрудников.
Эксперт: Амелина Татьяна Владимировна. Генеральный директор аудиторско-консалтинговой компании «Невская Перспектива». Эксперт в области бухгалтерского учета с опытом более 20 лет.
Первый вопрос, который встает перед ИП и организациями сразу после регистрации предпринимательской деятельности, – как лучше вести бухгалтерский учет. Выбор будет зависеть от нескольких факторов, каждый способ имеет преимущества и недостатки – рассмотрим их подробнее.
Варианты ведения бухгалтерии
Малый бизнес не всегда требует найма бухгалтера в штат. Зачастую такие предприятия работают на упрощенной системе налогообложения или имеют относительно небольшую нагрузку по количеству хозяйственных операций за отчетный период. Например, если для крупной компании норма – 300 проводок за день, то у предприятия малого бизнеса такое число насчитывается за месяц. Поэтому, кроме традиционного найма штатного специалиста, можно использовать другие способы:
- Интернет-банкинг и самостоятельное составление отчетности. Подойдет только для ИП на «упрощенке» с очень маленьким оборотом без наемных сотрудников. В остальных случаях владелец бизнеса будет перегружен работой и может совершать ошибки в отчетах.
- Удаленный бухгалтер. Экономичный способ, но для успешного сотрудничества понадобится нанять действительно порядочного человека. Внештатного сотрудника тяжело контролировать, он часто занимается несколькими компаниями и может подвести в самый ответственный момент.
- Специалист на аутсорсинге. Подходит для предприятий, где нет возможности содержать собственного бухгалтера в офисе и не хочется связываться с фрилансерами. Ответственность сотрудника подкреплена договором на оказание услуг и репутацией компании-аутсорсера.
Источник: freepik.com/onyxprj
Рассмотрим два самых популярных и надежных способа для малого
бизнеса – штатный сотрудник в офисе и аутсорсинг бухгалтерских услуг.
Стоимость
Для многих компаний и индивидуальных предпринимателей этот фактор является определяющим, поэтому он занимает первое место в списке.
- В штате.
Зарплата бухгалтера на предприятии составляет в среднем от 45 000 руб. в месяц для Москвы и самых крупных городов. В регионах стоимость услуг ‒ минимум 30 000 руб. Кроме этого, специалисту нужно организовать рабочее место, закупить компьютерную технику, мебель для хранения документов и специальное программное обеспечение. Обязательно возникнут затраты на расходные материалы, оплату поездок сотрудника в банк и проверяющие органы.
Чаще всего бухгалтер не будет занят весь рабочий день, но это никак не сказывается на оплате труда. Зато всегда можно будет оперативно решить возникший вопрос или выставить счет по безналу.
«Вкладываешь в работников ресурсы, «выращиваешь» специалиста под себя, а он – набирается опыта и знаний и уходит искать место получше. Иногда даже увеличением зарплаты вопрос не решить, если амбиции главбуха требуют сменить место работы. Трудовое законодательство не позволяет удерживать сотрудника даже в период налоговой проверки или сдачи отчетности»
Элеонора Мазурова, адвокат
- Аутсорсинг.
Оплата взимается только за реальную работу и в соответствии с выбранными заказчиком услугами. Владелец компании или его доверенное лицо сами определяют объем задач, их регулярность и способ расчета. Стоимость бухгалтерского аутсорсинга зависит от:
- количества документов;
- системы налогообложения;
- размеров предприятия (оборота и числа сотрудников);
- сложности поставленной задачи.
В среднем пакетная оплата услуг для малого бизнеса стартует от 1 600 руб. в месяц.
При выборе тарифа на обслуживание необходимо внимательно изучить условия. Чтобы не возникало ситуаций, когда остановились на дешевом тарифе, а к началу отчетного периода изменился штат сотрудников или оборот компании. В этом случае нужно будет доплачивать за отдельные услуги. Также необходимо подбирать не одного аутсорсингового бухгалтера, а компанию с хорошей репутацией. Тогда клиент оперативно решит любой вопрос по учету хозяйственной деятельности и будет уверенным в правильности составленных документов.
В тему! Как заработать на оказании бухгалтерских услуг.
Ответственность за ошибки
Человеческий фактор присутствует в обоих способах ведения бухучета.
Фото: нужно понимать, что происходит в случае возникновения ошибки в составлении отчетности.
Источник: freepik.com/jemastock
- В штате.
Невнимательность, ошибки и небрежность бухгалтера, а также нарушение сроков подачи документов приводят к серьезным проблемам. Банк может заблокировать счета, налоговая – начислить штраф, например, за несвоевременно сданную отчетность, а контрагенты не получат вовремя нужные документы. В результате бизнес понесет убытки.
В этом случае бухгалтера можно лишить премиальных, сделать ему выговор и даже уволить и нанять другого, однако все эти действия не вернут хорошую репутацию компании. Штатный сотрудник несет материальную ответственность, но размер взыскания ограничен величиной зарплаты за месяц. Этого может не хватить на уплату штрафов за ошибки, поэтому руководству придется взять дополнительные расходы на себя.
В худшем случае бухгалтер перед увольнением может уничтожить все базы, и придется покрывать расходы на восстановление учета. Средняя стоимость ‒ от 5 000 руб. за каждый квартал, за отсутствие первичной документации налоговая выпишет штраф в размере 10 000 руб.
- Аутсорсинг.
Ошибки не исключены и в случае выполнения услуг на аутсорсе, но такие ситуации возникают достаточно редко. Компании-исполнители очень дорожат наработанной клиентской базой и своей репутацией. Поэтому каждый сформированный документ проходит проверку отделом контроля, подобно тому, как это проводят в штатной бухгалтерии крупного бизнеса. Аудитор увидит, если документ составлен некорректно или имеется неточность. Когда заказчик из-за допущенной аутсорсером ошибки получает штраф от контролирующих органов, компания возмещает эти убытки в соответствии с заключенным договором.
«Если компания заявляет о страховке, попросите предоставить вам копию полиса с указанным в ней страховым возмещением и застрахованными рисками. Недавно мы … обнаружили, что многие известнейшие страховые компании не страхуют самый главный риск — несдачу отчетности. Однако, следует понимать, что страхование бухгалтерского аутсорсинга не обязательно, а отсутствие такой страховки не означает, что компания плохая»
Татьяна Никанорова, руководитель Консалтингового центра Профдело
Компетенция
Пункт особенно важен для предприятий, ведущих параллельно несколько видов деятельности, а также работающих на импорт/экспорт товаров.
- В штате.
Проверить компетентность нанимаемого в штат бухгалтера очень сложно, тем более, если у руководства нет профессионального опыта в ведении учета. В этом случае лучше обратиться в HR-агентство или получить рекомендации от предыдущих работодателей кандидата на должность. После найма специалиста чаще всего требуется его периодическое обучение и оплата курсов повышения квалификации.
Фото: некомпетентность штатного сотрудника может проявиться не сразу.
Источник: Wavebreak Media / freepik.com/ - Аутсорсинг.
Обращаясь в стороннюю организацию, клиент снимает с себя бремя затрат на обучение персонала. Обычно за каждым предприятием закрепляется свой бухгалтер, который ведет дела бизнеса, а в случае недостатка опыта в какой-то сфере он передает задачу другому сотруднику.
Все кадровые вопросы – это ответственность аутсорсера. Заказанный объем работ будет выполнен в срок, независимо от больничных, отпусков или декретов сотрудников компании-исполнителя.
«Сотрудник в штате вызывает больше доверия, чем на аутсорсинге. Зачастую руководителя от передачи работы на аутсорсинг удерживает именно это обстоятельство. Получается, что сторонняя компания будет в курсе всех ваших секретов. Возникают опасения, что вероятность утечки коммерческой тайны в этом случае выше, чем со штатным бухгалтером, который находится «в одной упряжке» с руководителем»
Альберт Сафин, юрист
Кому подойдет аутсорсинг
Такой вид сопровождения бухучета можно выбирать, если:
- бизнес работает без наемных сотрудников или в штате числится 15–100 человек;
- предприятие имеет оборот до 6 млн руб. в месяц;
- необходимо делегировать какую-то часть ведения учета, чтобы разгрузить штатного бухгалтера.
Для малого бизнеса главный плюс работы с компанией-аутсорсером – юридическое и кадровое сопровождение в пакете услуг «под ключ». Предприятие получает нужный уровень поддержки профессионалами и снижает расходы на содержание кадровика и юриста.
Кому не подходит аутсорсинг
Не рекомендуют для:
- предприятий со сложным внутренним документооборотом;
- бизнеса в отрасли сетевых продаж;
- крупных производителей.
Для оперативной работы всех отделов компании и своевременного формирования первичной документации лучше нанять штатного бухгалтера.
«Бухгалтерский учет, который ведут специализированные компании, может иметь несколько стандартизированный и конвейерный характер. Если же у вас специфический бизнес со сложными хозяйственными операциями, то гораздо эффективнее «вырастить» своего бухгалтера, который будет специализироваться именно в вашей отрасли. Правда, в этом случае нужно будет очень хорошо мотивировать его, чтобы не уволился, набравшись опыта»
Элеонора Мазурова, адвокат
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Существуют разные способы сотрудничества:
- Процессинговый аутсорсинг – подходит для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей. Заказчик предоставляет первичные документы за определенный период, а исполнитель составляет отчеты и подает их в соответствующие инстанции. Клиент освобождает себя от рутинной работы, требующей тщательного анализа и знания последних изменений в законодательстве. Услуга популярна благодаря своей относительно невысокой стоимости.
- Консультации – часто используют руководство предприятия или бухгалтеры. Рекомендации первоклассных специалистов помогают избежать проблем с налоговой, найти выход из затруднительной ситуации в учете и разобраться с тонкостями составления специфической документации. Часто консультирование применяют для поиска законных вариантов уменьшения налоговой нагрузки.
- Комплексный – компания выбирает пакетное сопровождение всей хозяйственной деятельности, а аутсорсер выполняет функции отдела бухгалтерии на предприятии.
Фото: можно передать на аутсортс полное ведение бехучета.
Источник: Macrovector/freepik.com
Можно заказывать отдельные услуги, с которыми не справляются штатные специалисты:
- составление документов для работы с иностранными контрагентами;
- восстановление бухучета за определенный период;
- анализ рисков перед заключением важной сделки и т.д.
Выводы
Штатный бухгалтер подходит для компаний, где много работников и отделов, есть разветвленная система внутреннего документооборота. В этом случае сотрудник должен ежедневно находиться в офисе и быть погруженным в дела предприятия. Также свой специалист необходим для сферы торговли в розницу через кассовый аппарат.
Ведение бухгалтерии фрилансером будет стоить недорого, но здесь гораздо выше вероятность возникновения ошибок в учете и невозможно контролировать работу специалиста.
Аутсорсинг достаточно универсален. Он подойдет для бизнеса, который только начал свое становление, стабильно работающих компаний с разным типом налогообложения, тех, где есть штатный сотрудник, но не хватает времени на решение каких-то задач учета.
