Коротко: Выясняем, что такое кассовая дисциплина, кто может брать наличные из кассы, на что их можно тратить, какими документами нужно оформлять,пример расчета лимита.Рассмотрим отличия для ИП и ООО в 2015 году, порядок проверки ИФНС и штрафные санкции за нарушения.

Подробно

Немало вопросов возникает по поводу того, как должна быть организована кассовая дисциплина у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в 2015 году, ведь последние Указания Центробанка предусматривают разные требования к организациям и индивидуальным предпринимателям. Как таковой, этот термин в нормативных документах, отсутствует. Под ним понимается исполнение двух документов, которые регулируют порядок:

Они охватывают все, что касается оборота наличности, и обязательны для исполнения на территории РФ. Ограничения по расчетам одинаковы для всех, а порядок ведения кассовых операций имеет отличия, которые рассмотрим ниже.Большинство юристов оценили изменения как положительные.

Расчеты наличными

Оборот наличных денег контролируется с помощью ограничения:

  • направлений расходования;
  • суммы расчетов по сделкам.

Выручку, поступившую в кассу, без предварительной сдачи в банк, разрешается тратить на следующие нужды:

  1. выплату зарплаты и пособий;
  2. оплату услуг, работ, товаров (исключая ценные бумаги);
  3. выдачу подотчетным лицам;
  4. совершение операций платежного агента;
  5. возврат денег за не оказанные услуги, не поставленный товар (только оплаченных ранее наличными).

Индивидуальный предприниматель может оставить кассовую выручку себе – на потребительские, личные нужды,не связанные с предпринимательской деятельностью. При этом сумма ничем не ограничивается. В других случаях, предприниматель, не желающий выводить деньги из кассы, обязан положить их на счет, а затем снять на конкретные цели.

Рассчитаться за аренду недвижимости, по операциям, связанным с азартными играми, с ценными бумагами, займами, кредитами можно только деньгами, снятыми со счета. Это относится ко всем видам перечисленных сделок, независимо от того, кто является контрагентом: ООО, ИП, физические лица. Следовательно, открыть счет индивидуальному предпринимателю все равно придется. Ограничение на расчеты наличными установлено в размере 100 000 рублей по одному договору (сделке).Это не касается расчетов с физическими лицами.

Кассовые операции

"Касса"— это весь объем наличных денег, имеющихся на предприятии или в организации, в том числе полученных с применением контрольно-кассовой техники, включая операции по их приему, пересчету, выдаче. Соответственно, все они должны быть документально оформлены.

Правила проведения

  1. Приказом руководителя устанавливается ежедневный максимальный остаток наличных в кассе предприятия (лимит денежного остатка).
  2. Свободные денежные средства (сверх установленного лимита) должны быть переданы в банк, для помещения на открытый лицевой счет.
  3. Разрешается хранение суммы денег, превышающей размер лимита: в рабочие выходные, дни выплаты зарплаты (стипендии).
  4. Средства на выплату зарплаты составляют сумму в соответствии с расчетно-платежной (РПВ) или платежной (ПВ) ведомостью. Продолжительность их хранения — не свыше 5-ти дней.
  5. Выдача денег подотчетному лицу на производственные расходы производится по письменному заявлению, заверенному руководителем, и только при отсутствии задолженности по ранее полученным суммам.
  6. Проводить кассовые операции может только работник, на которого возложены эти функции должностной инструкцией (кассир или бухгалтер) и руководитель.Используемая контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в ИФНС.
  7. Все операции оформляются кассовыми документами: приходными (ПКО) и расходными (РКО) ордерами, фиксируются в кассовой книге (КК).
  8. Заполнять документы имеют право: главный бухгалтер, кассир или бухгалтер, в том числе работающий по договору подряда. Руководитель — при отсутствии перечисленных работников.
  9. Документы могут создаваться и храниться в электронном виде (подписываются ЭЦП) или бумажном носителе. Исправления после подписания допускаются только на бумажных документах, за исключением ПКО и РКО.

Для индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса – предусмотрены исключения, которые отражены в таблице 1.

Таблица 1. Различия в работе для ООО и ИП(Письмо ФНС № ЕД-4-2/13338, 09.07.2014).

Таблица 1. Различия в работе для ООО и ИП(Письмо ФНС № ЕД-4-2/13338, 09.07.2014).

На практике, это означает, что в кассе СМП или ИП может храниться какое угодно количество денег. Поскольку не нужно устанавливать лимит, то нет и необходимости сдавать их в банк.

Ответ: да. При условии, что предприятие относится к СМП, а ранее действующий лимит отменен приказом.

Кассовые документы

В действующем законе "О бухгалтерском учете" (№ 402-ФЗ) отсутствует требование использовать для первичного учета только унифицированные бланки. Означает ли это, что кассовая дисциплина в 2015 году допускает использование собственных форм? Нет, это грубое нарушение.

Таким образом, вся документация оформляется, как и раньше в соответствии с постановлением от 18 августа 1998 г. N 88.

Приказ и учетная политика

Из Указания следует, что организация (индивидуальный предприниматель) самостоятельно, своим распорядительным документом устанавливает:

  • место хранения наличных средств (касса);
  • ежедневный лимит остатка после передачи в банк;
  • лиц, ответственных за прием и выдачу денег;
  • лиц, отвечающих за оформление кассовых документов;
  • меры по сохранности средств во время приема, передачи, транспортировки.

Если организация ведет бухгалтерский учет, то можно отразить все это в учетной политике. В других случаях — это должностные инструкции и приказ по кассовой дисциплине,примерный образец можно скачать по ссылке.

Лимит может быть установлен на любой срок квартал, год - тогда документы придется периодически менять.Поэтому практичнее сделать по нему отдельный документ. Если срок не указан —распоряжение действительно до его замены (отмены). Если приказа — значит, остаток равен нулю. Ниже приведем формулы расчета и приказ об установлении лимита по кассе.

Примеры расчета

Расчет лимитного остатка сделать несложно, формулы простые, они приводятся в приложении к Указанию ЦБР. Предлагается два варианта:

  • из объема поступающей денежной выручки (рис.1);
  • из объема произведенной выдачи денег (рис.2).

Что в них важно?

  • Период для расчета берется реальный, по выбору (92 дня - это квартал) за прошлое время, за любой год. Количество рабочих дней должно соответствовать графику работы.
  • Сумма выручки берется чистая, выдачи на хозяйственные нужды – без учета зарплаты, пособий.
  • Количество дней между сдачей (получением) наличных не менее 7.
Рисунок 1.

Рисунок 1.

Пример.

ООО «Сантехник», занимающееся продажей мелких бытовых товаров, имеет 6-ти дневный график работы, воскресенье – выходной. Деньги сдаются еженедельно, в пятницу. Устанавливая лимит денежного остатка на 3 квартал 2015 года, за основу был принят аналогичный период 2013 года. Выручка составляла 360 000 рублей, количество рабочих дней в планируемом квартале – 72.

Лимит = (360 000 / 72) × 6 = 30 000 рублей.

При этом неважно, как часто сдавались деньги раньше. Это максимальная величина, которая может находиться в кассе при средней ежедневной выручке 5 000 рублей.

Вторая формула аналогична первой. Но если раньше она была предназначена только для организаций, не имеющих выручки, то сейчас ею могут пользоваться все.

Если по договору период сдачи денег в банк – 6 дней, это не значит, что вы не можете делать это чаще или реже. Главное, чтобы количество наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышало лимит. Если вы ошиблись с расчетом, или поменялась ситуация, нужно просто определить новую величину и закрепить ее приказом.

Проверки ИФНС

Что понимается под проверкой кассовой дисциплины?  Налоговые органы по закону обязаны контролировать правильность учета выручки и соблюдение требований при использовании ККТ. Поэтому они вправе проверять все документы, связанные с наличностью, кассовыми операциями и налагать штрафы за нарушение правил. Минфином были утверждены два специальных Регламента для проверки:

Они оформляются отдельными актами, даже если совпадают по времени.Что нужно знать о порядке их проведения?

  • Периодичность — не установлена законом. Могут проводиться в любое время, не ограничен и проверяемый период.
  • Основания — решение руководителя ИФНС. Проверка может быть проведена в отсутствие ИП, директора предприятия.
  • Порядок— документы (заверенные руководством копии) могут быть затребованы в инспекцию, так как они не относятся к выездным.
  • Срок проведения–для проверки ККТ установлен максимальный срок в 5, а полноты учета выручки – 20 дней.

Список проверяемых документов приведен в Регламентах.Подробнее этот вопрос рассматривался на вебинаре консалтинговой фирмы "Нормы права"в марте этого года.

Задумываясь о том, что лучше открыть ООО или ИП, стоит вспомнить, что у индивидуального предпринимателя, не ведущего бухгалтерский учет и не использующего ККМ — проверять практически нечего. Разве что, сумму и форму оплаты по отдельным видам сделок, чего не скажешь об организациях. По результатам проверки составляется акт, если выявлены нарушения кассовой дисциплины— составляется протокол о привлечении к административной ответственности, налагается штраф.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Прежде всего, нужно заметить, что все, что связано с КоАП – трудно, практически невозможно, оспорить. Даже, если не соблюдался Регламент, инспекторы вели себя некорректно, документы составлены с ошибками, но факт нарушения доказан и виновное лицо выявлено – суд признает наказание правомерным. Размеры штрафов по действующему законодательству сведены в таблицу 2.

Таблица 2. Размер установленных штрафов..

Таблица 2. Размер установленных штрафов.

Дополнение

Остались вопросы по особенностям заполнения кассовой книги для ИП или ООО, или вам требуется развернутая консультация эксперта? Рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом "Правовед" для получения развернутых ответов на ваши вопросов с учетом имеющихся нюансов.