Бухгалтерские проводки по выплате материальной помощи сотруднику

Бухгалтерское отражение выплаты материальной помощи в учете осуществляется на основании приказа:

• основанием для поддержки является заявление сотрудника;
• размер выплат зависит от внутреннего документа и законов;
• операции ведутся на счете 70;
• налогообложение зависит от вида и размера пособия.

Материальная помощь оказывается сотрудникам работодателем в случае нужды. Законодательно не существует обязанности бескорыстно помогать своим работникам, но если у предприятия есть возможность и желание сделать это, то нужно следовать утвержденному порядку.

Основания для поддержки

Прежде всего, необходимо понять, что выплата материальной помощи никак не может считаться вознаграждением за заслуги перед предприятием. Неважно, как работает сотрудник, сколько лет, ценен ли он для работодателя. Материальная помощь – это социальная поддержка.

Чтобы у работников возникало право просить компанию о помощи, необходимо разработать внутренний документ – положение о социальных гарантиях. В документе должны быть описаны ситуации, которые подлежат вспомоществованию, условия получения и размер выплат.

Существует стандартный набор ситуаций, в которых работникам может понадобиться материальная помощь:

1. Рождение (усыновление) ребенка.
2. Смерть близкого родственника.
3. Смерть самого сотрудника.
4. Стихийные бедствия и чрезвычайные ситуации.
5. Терроризм.
6. Вступление в брак.
7. Отпуск.
8. Высокие затраты на лечение.

Главными условиями оказания вспомоществования являются:

• наличие заявления от просителя;
• подтверждающие случившееся документы;
• единовременность (это условие не касается выплат в связи со стихийными бедствиями, ЧС и терроризмом).

От автора! Помощь могут оказать не только работодатели, но и государственные органы, например фонд социального страхования.

Откуда предприятию взять деньги?

Набор проводок по выплате материальной помощи сотруднику стандартный и не зависит от источника финансирования. Предприятие может выбрать, откуда ей взять средства для поддержки своих работников:

• из прибыли текущего года;
• из нераспределенной прибыли за прошлые годы.

Но для этого нужно понимать, что нераспределенной прибылью прошлых лет распоряжаются только владельцы предприятия:

• акционеры;
• единственный участник;
• совет директоров.

У директора компании нет полномочий распоряжаться нераспределенной прибылью, которая скапливается на счете 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». В случае если владельцы бизнеса все же решили распределить накопленную прибыль, они должны в письменном виде издать решение для руководства компании.

Для такого решения нет унифицированной формы, просто нужно указать:

• место и время проведения собрания;
• присутствие участников;
• размер распределяемых денег;
• направление для использования прибыли.

В случае если для оказания помощи применяется прибыль текущего года, то руководство компании самостоятельно принимает решение, не дожидаясь согласия учредителей.

Какие использовать операции?

Проводка, которую должен сделать бухгалтер при начислении помощи:

• Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – для своего сотрудника;
• Дт 91.2 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – для родственников сотрудника (в случае его смерти).

Примечание от автора! Материальную помощь на предприятии могут выплачивать не только действующим, но и бывшим сотрудникам, а также их родственникам.

Поэтому при выдаче денежных средств проводки будут зависеть от получателя поддержки и способа выплаты:

• Дт 73 Кт 50 «Касса» – при получении наличности сотрудником;
• Дт 73 Кт 51 «Расчетные счета» – при использовании безналичных расчетов;
• Дт 76 Кт 50 (51) – когда денежная помощь оказывается родственникам умершего работника.

За что надо заплатить налоги?

Работодатель волен установить любой размер вспомоществования, но бухгалтерии надо знать, с какой части уплатить налоги. Условия налогообложения видов материальной поддержки можно найти в статье 217 Налогового кодекса РФ.

Условия налогообложения

Не подлежат налогообложению выплаты по случаю:

• смерти сотрудника;
• смерти близкого родственника работника;
• рождению (усыновлению) ребенка до 50 000 рублей;
• стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций и терроризма.

Все прочие виды материальной помощи свыше 4 000 рублей облагаются налогом на доходы физических лиц 13% и страховыми взносами.

От автора! По своему желанию работодатель может выдавать матпомощь работнику по любому другому поводу, например при смерти дальнего родственника.

Также нужно учитывать, что материальная поддержка не оказывает влияния на среднедневной заработок при расчете больничного или отпускных.

Пример выделения вспомоществования сотрудникам

Например, юрист ООО «Рассвет» Иванов А.А. попросил материальную помощь к отпуску. В Положении о социальных гарантиях предприятия указано, что такой вид выплат составляет 50% от оклада работника. В данном случае заработная плата – 35 000 рублей в месяц. Бухгалтер получил приказ от руководителя выплатить помощь Иванову согласно Положению.

В то же время к руководству обратился токарь Петров В.В. с просьбой о материальной поддержке по случаю смерти своего дяди. В Положении о социальных гарантиях не предусмотрен такой случай, но директор пошел навстречу работнику и приказал выдать ему 10 000 рублей. Выполнен расчет:

Таблица 1. Расчет размера базы для налогообложения

ФИО получателя	Начисленная заработная плата	Размер материальной помощи в рублях	Налогооблагаемая часть матпомощи	НДФЛ 13%	Матпомощь к выдаче
Иванов А.А.	35 000,00	17 500,00	13 500,00	1 755,00	11 745,00
Петров В.В.		10 000,00	6 000,00	780,00	9220,00

После того как была выгружена начисленная заработная плата в программу, бухгалтерия сделала операции по каждому из сотрудников:

• Дт 91.2 Кт 73 субконто Иванов А.А. – начислена помощь к отпуску в размере 13 500 рублей;
• Дт 73 Иванов А.А. Кт 51 – выплачено 11 745 рублей на карточку сотрудника;
• Дт 91.2 Кт 73 субконто Петров В.В. – начислена матпомощь в размере 10 000 рублей;
• Дт 73 Петров В.В. Кт 51 – перечислено на банковскую карту работника 9 220 рублей;
• Дт 70 Кт 68.01 «Налог на доходы физических лиц» – удержан НДФЛ с облагаемой части 2535 рублей.

При налогообложении прибыли надо учитывать расходы по материальной поддержке свыше 4 000 рублей как внереализационные. Соответственно, расходы до 4 000 рублей будут неучитываемыми в целях обложения налогом на прибыль. Важным условием считается единовременность для такой поддержки, то есть не чаще одного раза в год.